Контроль и ревизия

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Право подписания договора имеют: - лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации, - лица, получившие доверенность.

Если договор  подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости  от содержания полномочий, указанных  в документе, различают так называемые:

- генеральные  доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого);

- специальные  доверенности (выдаются для заключения  однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи);

- разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Следует учитывать  также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается  по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в  течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Все договоры, подписанные  первым лицом организации или  уполномоченным им лицом на основании  доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при  наличии подписи;  наличии виз  необходимых лиц;  при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Все подписанные  руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для  регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона  договора должна после подписания присвоить  ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому  номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров  контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным .

Регистрация договоров  осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в  электронном виде. Рекомендуем следующий  состав граф Журнала регистрации  договоров: регистрационный номер;  дополнительный номер (номер контрагента);  дата договора;  наименование контрагента;  предмет договора; срок действия; ответственное подразделение (ответственный исполнитель); цена договора; наличие приложений; кто подписал договор.

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:  договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;  лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте; сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.⁸

 

 

8. Юсипова Е.Г. статья «Документооборот договоров: мастер-класс» // «Объединённая редакция деловых журналов» №16, 2008г.
4. Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Исполнение договоров.

 

Данный вид  проверки предусматривает, прежде всего, изучение договоров поставки продукции и других хозяйственных договоров на оказанные предприятию услуги, выполненные работы. Эти договоры должны отвечать требованиям норм Гражданского кодекса РФ.

К числу важнейших требований при осуществлении сделок на поставку товаров (работ, услуг) помимо соблюдения формы договора относятся также полнота и своевременность исполнения сторонами обязательств. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, считаются ничтожными (недействительными).

Таким образом, ревизор должен установить наличие договоров поставки по проведенным сделкам, правильность их оформления, дату возникновения и причину образования задолженности, а также срок погашения задолженности или причину его пропуска.

Далее аудитор  проверяет непосредственно расчетные  операции с каждым поставщиком (или  выборочно) по данным учетных регистров (журналов-ордеров, ведомостей) по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и расчетно-платежных документов. Выясняется дата проведения и характер операций, правильность применения цен, наценок по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснованность выделения «входного» НДС.

Устанавливается также, проводилась ли инвентаризация и сверка расчетов, предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств, обоснованны ли начисленные или полученные суммы штрафных санкций, правильно ли списание сомнительных долгов. При необходимости может быть проведена контрольная инвентаризация ценностей и расчетов, а также направлен запрос контрагенту для подтверждения суммы задолженности.

Следует проконтролировать  правильность корреспонденции счетов, указанной в учетных регистрах. Кредитовые записи по счету 60 сверяют с дебетовыми записями по счетам 08, 10, 15, 16, 19, 20, 41 и др. Дебетовые записи по счету 60 сверяют с кредитовыми записями по счетам 50, 51, 52, 55 (или 62, 76 при бартерных сделках). Данные синтетического учета подтверждаются аналитическими данными. Итоговые записи по оборотам и остаток по счету 60 сверяются с данными Главной книги и балансом.

Обоснованность  расчетов с подрядчиками на выполняемые  работы должна подтверждаться кроме  заключенных договоров наличием проектно-сметной документации, актов сдачи-приемки выполненных работ, счетов-фактур. Реальность числящейся кредиторской или дебиторской задолженности по счету 60, точность произведенных расчетов, качество проектов и смет, отсутствие приписок могут быть проверены, в том числе и путем контрольного обмера выполненных работ (по заключению эксперта).

По задолженности  с каждым поставщиком и подрядчиком  необходимо выявить соблюдение срока  исковой давности (общий срок исковой  давности по хозяйственным договорам составляет три года). В случае его пропуска задолженность подлежит зачислению на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Должны быть проверены случаи списания с кредита счета 60 на себестоимость сумм, не относящихся к производственной деятельности предприятия.

Следует проанализировать также правильность оформления и отражения в учете выданных и полученных авансов. Для этих расчетов используются счета 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» и 62 субсчет «Расчеты по авансам полученным». Аудитор путем изучения первичных документов и учетных регистров выясняет обоснованность выдачи и получения авансов (в том числе в валюте), правильность ведения аналитического учета по счетам 60 и 62, соответствие данных аналитического и синтетического учета; своевременность и точность выделения НДС с сумм полученных авансов.⁹

У предприятия  могут возникать претензии к  поставщикам и подрядчикам в  связи со следующими обстоятельствами:

• несоблюдением  цен и тарифов, предусмотренных  договорами;

• обнаружением арифметических ошибок в расчетных  документах;

• несоответствием  качества поставленных ценностей стандартам или техническим условиям и др.

Претензии могут  предъявляться к транспортным организациям за недостачу груза в пути, к банку – по суммам, ошибочно зачисленным или списанным со счетов предприятия, и т.д. Претензии нередко предъявляют также и к самому предприятию по различным основаниям.

Учет таких  расчетов ведется на счете 76 субсчета «Расчеты по претензиям». При их анализе аудитору необходимо обратить внимание на своевременность и правильность оформления претензионных документов, обоснованность претензий к проверяемому предприятию, правильность корреспонденции счетов, правильность ведения аналитического учета в разрезе каждой предъявленной и полученной претензии.

Аудитор должен знать, что претензии предъявляются  в письменной форме с указанием требования заявителя; суммы претензии и ее расчета; фактов, на которых основаны требования; доказательств, подтверждающих требования со ссылкой на соответствующие нормативные акты; приводится перечень прилагаемых документов, иные сведения. Претензия отправляется заказным или ценным письмом по факсу или вручается под расписку и рассматривается в течение 30 дней, если иной срок не установлен договором. ________________________________________________________________

9. Аудит: учебно-методическое пособие / Коваль И.Г. – М: МФЮА, 2007г.

Ответ на претензию дается в письменном виде. При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на нее заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Путем изучения первичных документов и учетных регистров по счету 76 аудитору предстоит выяснить, не скрываются ли под видом расчетов по претензиям суммы недостач и потерь товарно-материальных ценностей, не возмещенных предприятию в установленном порядке и по которым отсутствуют документы, дающие право на списание, а также факты хищений ценностей должностными лицами. Следует, кроме того, установить, не проводились ли внутренние расследования с целью выявления лиц, виновных в возникновении претензии к предприятию, и взыскивался ли с них причиненный ущерб (табл. 1).

Таблица 1

Программа проверки расчетов с поставщиками

  Проверка расчетов с покупателями и заказчиками проводится аналогично проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Прежде всего, выясняется наличие и правильность оформления договоров на поставку продукции, гарантийных писем от покупателей. Далее по данным первичных расчетно-платежных документов, актов инвентаризации расчетов и учетных регистров по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» устанавливаются достоверность, законность и реальность задолженности за реализованную (отгруженную) продукцию (работы, услуги).

При проверке расчетов с использованием различных форм безналичных расчетов определяется наличие всех оправдательных документов, а при необходимости проводятся встречные сверки в банке или у покупателя. Особое внимание обращается на правильность отражения в учете и налогообложении операций с использованием векселей. Аудитору следует учитывать, что сумма вексельного процента по полученным векселям относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы», обязательство по уплате в бюджет НДС возникает при поступлении денежных средств (товаров или при зачете встречного требования) по векселю.

Путем прослеживания  и арифметического контроля устанавливается  правильность ценообразования при реализации продукции (работ, услуг), использования наценок; фиксируется отсутствие случаев расчетов с покупателями по ценам ниже себестоимости при бартерных сделках, взаимозачетах, использовании векселей. Проверяется также правильность

ведения аналитического учета по счету 62, который должен обеспечивать возможность получения  информации о реальной задолженности  покупателей, в том числе обеспеченной векселями, срок оплаты по которым не наступил. Изучаются также имеющиеся факты просроченной дебиторской задолженности, причины неплатежей.¹⁰

 

 

^{_____________________________________________________________________________________________________}

10.Аудит. Учебник- 5-е издание, перераб. и дополн.// Шеремет А.Д., Суйц В.П. – М: ИНФРА-М, 2007г.

 

Заключение.

В настоящее  время реализация любого коммерческого  мероприятия невозможна без заключения договора. Именно с помощью договора воплощаются замыслы и расчеты  его участников, их стремление получить прибыль. Все деловые отношения  между субъектами рынка регламентируются законодательством и теми условиями, которые они предусмотрели при заключении договора. И успех всего коммерческого предприятия зачастую зависит от того как грамотно составлен и оформлен договор, потому что именно в договоре определяются права и обязанности сторон, их ответственность, цена, сроки, порядок расчетов и т.д. Существует множество различных видов договоров, немало различных по значимости и объёму условий, имеющих свои особенности для различных видов договоров, которые требуют однозначной и юридически грамотной трактовки.

Правильно составленный договор - это надежная гарантия от правовых конфликтов и материальных убытков. Вместе с тем при определенных условиях - это фактор, способный  принести предприятию определенный доход, обеспечить четкость и слаженность взаимодействия сторон.

Из всего  вышесказанного можно сделать заключение о том, что применение договоров  на протяжении уже нескольких тысяч  лет объясняется помимо прочего  тем, что речь идет о гибкой правовой форме, в которую могут облекаться различные по характеру общественные отношения. Основное назначение договора сводится к регулированию в рамках закона поведения людей путем указания на пределы их взаимного и должного поведения, а равно последствия нарушения соответствующих требований.