Контроль и ревизия операций с подотчетными лицами

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

-выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее поденным авансам;

-выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

-несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

Еще одним видом расходов связанных с подотчетными лицами являются представительские расходы. К ним относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Руководитель организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок [13].

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как расходы, непосредственно связанные с производством (если переговоры и мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы. Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который рассчитывается в процентах от суммы расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Так как представительские расходы относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете является дата утверждения авансового отчета. Если организация применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые приведены ранее. При их ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

 

 

 

 

 

 

 

 

3 АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

3.1 Организация подготовки аудита расчётов с подотчетными лицами

 

Под аудитом бухгалтерской отчетности понимается независимая проверка, осуществляемая аудиторской организацией и имеющая своим результатом выражение мнения аудиторской организации о степени достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

Основными этапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицами являются:

1) определение цели и основных  задач аудита, подборка нормативных  актов;

2) составление аудиторской программы  проверки расчетов с подотчетными лицами;

3) тестирование системы внутреннего  контроля и учета;

4) установление соответствия данных  бухгалтерской отчетности данным  счетов бухгалтерского учета  денежных средств и расчетов  с подотчетными лицами;

5) проверка организации материальной ответственности;

6) документальное оформление расчётов  с подотчётными лицами;

8) выражение мнения о достоверности  отчетности в части учета расчётов  с подотчётными лицами

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка документального подтверждения расчетных операций;

- контроль документов с использованием  методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

- проверка организации аналитического  учета по каждой сумме, выданной  подотчет;

- проверка синтетического учета  в соответствии с рабочим планом  счетов;

- сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

Информационная база, используемая аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами включает:

1) Внешнюю информационную базу (основные нормативные документы, регулирующие организацию бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами):

Гражданский кодекс РФ, ч. 2, гл. 42, п.2;

Налоговый кодекс РФ (ч.1.), утвержденный Федеральным законом № 146-ФЗ от 31 июля 1998 г. (в ред. Федерального закона № 154-ФЗ от 9 июля 1999 г.);

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ ;

Федеральный закон от 30.12.2008г. №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;

Порядок ведения кассовых операций в РФ (письмо Центрального банка России № 40 от 22 сентября 1993 г.);

ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утв. Приказом МФ РФ №43н от 6 июля 1999 г.);

Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации», утвержденное ЦБ РФ 3 октября 2002 г. № 2-П;

2) Внутреннюю информационную базу:

Приказ об учетной политике организации (по которому аудитор знакомится с рабочим планом счетов, применяемой формой бухгалтерского учета и перечнем регистров по учету денежных средств; документооборотом первичных документов, связанных с учетом денежных средств и расчетов с подотчетными лицами; перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов);

Бухгалтерскую отчетность - Бухгалтерский баланс (ф. № 1) и Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

Регистры синтетического учета денежных операций: журналы-ордера, ведомости, машинограммы по счету 50 и 71;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений; кассовую книгу; Главную книгу;

Первичные документы, оформляющие операции с денежными средствами (отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и кассовые и товарные чеки и др.).

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

1. Общего плана аудита с указанием  ожидаемого объема, графиков и  сроков проведения аудита.

2. Аудиторской программы, которая  определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения[11].

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана[14].

В процессе планирования аудитор должен также:

1. Оценить эффективность системы  внутреннего контроля и учета  клиента.

2. Установить приемлемый аудиторский  риск и рассчитать уровень  существенности, которые позволили  бы считать бухгалтерскую отчетность  достоверной.

3. Выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.

Аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно начать с тестирования системы внутреннего контроля данного раздела учета с целью выявления ее слабых и сильных сторон, чтобы иметь возможность использовать полученные данные для детальной проверки.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

- отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

- несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

- отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

- несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;

- задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

- списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

- отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

- отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

- выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера [15].

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).

 

Таблица 1 - Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
		Нет			1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Да	Журнал-ордер №7	«Подотчет 1.1.2»
		Нет			2
Продолжение таблицы 1
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»
		Нет			3
4	Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»
		Нет			4
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да		«Подотчет 2.1.5»
		Нет			5
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Да		“Подотчет 4.1.1.”
		Нет			6
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да	Письменные распоряжения руководителя и сметы	«Подотчет 4.1.2»
		Нет			7
Продолжение таблицы 1
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Да
		Нет			8