Продажа товаров в современных супермаркетах  происходит с применением сканера  для считывания штрих-кода на упаковке. После обработки данных о розничных  продажах, для некоторых номенклатурных позиций выясняется, что продан товар, которого по данным учета не было в торговом зале. В базе данных появляются позиции с отрицательными остатками. Таким образом, в момент продажи выявляются ошибки, которые были допущены на предыдущих этапах движения товара: в момент приемки, маркировки, перемещения товара между подразделениями и предпродажной подготовки.

     Причины появления отрицательных остатков можно разделить на следующие  группы: ошибочная идентификация  товара, технические ошибки учета, ошибки, возникающие из-за нарушения технологии обработки информации, ошибки программного обеспечения.

     Например, к ошибкам идентификации относятся:

     - пересортица поставщика. Если приемка  товара ведется упаковками, без  их вскрытия и пересчета каждой  единицы товара, то расхождение фактически поставленного товара с документами поставщика не будет выявлено при приемке;

     - ошибки при регистрации накладной  поставщика. В момент регистрации  накладной поставщика оператор  выбирает из справочника не  ту карточку товара;

     - пересортица при перемещении товара. Перемещается не тот товар, который указан в накладной на внутреннее перемещение;

     - пересортица при продаже товара  покупателю. При продаже часто  возникает пересортица товара  с одинаковым наименованием. Например, колбаса докторская разных производителей. Другой причиной продажи одного товара вместо другого является ошибочная маркировка товара или совпадение штрих-кода у двух разных товарных позиций. При продаже упаковками без их вскрытия также могут возникнуть ошибки, так как внутри упаковки может оказаться другой товар;

     - ошибки подсчета при инвентаризации. Часто при наличии большого  количества отрицательных позиций  руководители надеются, что инвентаризация  исправит ситуацию. Однако небрежно  проведенная инвентаризация может,  напротив, ухудшить положение.

     К техническим ошибкам учета относятся  случаи неправильного отражения  движения товара в базе данных. Например, накладную поставщика могут просто забыть ввести в базу данных, или  внести ее дважды.¹⁵

     Подобные  ошибки быстро обнаруживаются в случае правильно организованного товарного учета и наличии контроля со стороны бухгалтерии. К искажению данных приводит нарушение хронологической последовательности регистрации первичных документов, удаление или исправление документов, ранее принятых к учету.

     Ошибки  программного обеспечения, связанные  с неверным подсчетом количества товара возникают, если программное  обеспечение недостаточно отлажено, например, разрабатывается самой  организацией.

     Ошибки, связанные с идентификацией товара, составляют около 70% в общей массе. Однако, оправдывая свое недобросовестное отношение к работе, сотрудники магазина часто ссылаются на сбои или неправильную работу автоматизированной системы. Руководитель, который не пытается разобраться в ситуации, может принять необоснованное решение о замене программного обеспечения.

     При этом организация неизбежно несет  значительные затраты, связанные с  приобретением и внедрением новой  информационной системы, обучением  персонала, заменой оборудования. Тратится немало времени и сил на технологические работы при запуске программы, и вот наконец она заработала, но через некоторое время ситуация повторяется: отрицательные остатки, крупные недостачи, недовольство оштрафованных работников.

     Искажение товарных остатков, в том числе  появление отрицательных значений, может быть следствием грубых нарушений технологий, поддерживаемых программой, незнания программного обеспечения сотрудниками, неправильного его применения. ¹⁶

     В настоящее время существует ряд  широко применяемых приемов, которые  используют разработчики ПО для устранения отрицательных остатков на карточках.

     Один  из них - запрет расхода с карточки, на которой отсутствует достаточное  количество товара. В случае запрета  «отрицательных остатков» данные о  продажах не будут зарегистрированы в системе до тех пор, пока оператор не исправит все ошибки.

     Такой прием удобен для небольших розничных  магазинов, но не всегда применим для  сетей и гипермаркетов. При большом  количестве ошибок оператор бывает не в состоянии устранить их в  течение дня, и прием информации задерживается. В результате, она теряет актуальность, и перестает быть оперативной. При большом отставании возможны нарушения в работе всего магазина.

     Например, в одной из региональный розничных  сетей, где IT-система работала в режиме запрета отрицательных остатков, товарные отчеты магазинов поступали в центральный офис с большим опозданием. Причина крылась в большом количестве отрицательных позиций в базах данных этих магазинов и низкой квалификации сотрудников.

     Операторы не успевали за день разобраться с ситуацией, отставание от установленных сроков нарастало с каждым днем, ошибки множились. Бухгалтерия не получала данные и не могла подключиться к работе над ошибками. Менеджерам приходилось выезжать в магазины, чтобы получить оперативную информацию. Было увеличено количество операторов, прошедших специальное обучение и работавших в две смены, и постепенно ситуация стала улучшаться.

     Есть  еще один способ «борьбы» с отрицательными остатками в IT-системах.

     Отрицательные остатки считаются излишками, выявленными при продаже, и автоматически учитываются в базе данных, как поступление товара. Считается, что в момент инвентаризации будет обнаружена недостача, которую покроют выявленные при продаже излишки.¹⁷

     В такой ситуации инвентаризацию нужно проводить достаточно часто, иначе дополнительный приход товара будет искажать значения остатков товара, завышая их, и информация потеряет достоверность.

     Здесь необходимо подчеркнуть, что борьба с отрицательными остатками исключительно  программными методами приводит к искажению информации, и скорее маскирует ошибки, чем устраняет их. Следует работать и в направлении совершенствования учета и технологий, задача IT-системы в этом случае - обеспечить программную поддержку новых идей.

     Таким образом, можно утверждать, что отрицательные товарные остатки - это признак ошибок в учете товаров, который явно указывает на недостатки в организации товарного учета, отсутствие должного контроля со стороны руководства, несовершенство технологий, применяемых предприятием, низкую квалификацию сотрудников. Если уровень ошибок на предприятии превышает допустимый, то внимание руководителей должно быть направлено на решение указанных проблем  
 

Заключение

     На  основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

     Становление и развитие в нашей стране системы  рыночных отношений ведет к значительному  повышению роли бухгалтерского учета  и отчетности в информационном обеспечении.

     Общепризнанно, что бухгалтерский учет на предприятии  должен осуществляться по определенным правилам. Бухгалтерский учет регулируется законодательством, является объектом интересов внешних пользователей. В соответствии с требованиями налогового законодательства (Налоговый Кодекс РФ) бухгалтерский и налоговый учет являются основой для налогообложения. Учетная политика предприятия должна обеспечивать максимальный эффект от ведения учета, т.е. формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность, доступность и полезность.

     Недостаточно  хорошо подготовленное и организованное внедрение системы учета товаров может не только не решить имеющиеся проблемы, но и обострить их, а также создать ряд новых. Причина тому – недостаточно эффективные работы по внедрению, так и ошибки в выборе самой системы автоматизации. Системы управления (учета, планирования и анализа) вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета с необходимой для анализа детализацией, быть надежными и удобными в эксплуатации.

     В функциональном аспекте такие системы должны не только безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и произведение расчетов произвольной степени сложности; давать возможность обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив) – т.е. обеспечивать достоверный учет и отчетность. Эти системы должны вести учет в таких разрезах и представлениях, чтобы полученные данные можно было анализировать, получая из базы данных необходимую информацию в требуемом виде. 

Список  используемой литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (с  изменениями и дополнениями). – СПС Консультант Плюс, 2011
2. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) . – СПС Консультант Плюс, 2011
3. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 2009.
4. Брызгалин А.В. Практическая налоговая энциклопедия. Том 20. Упрощённая система налогообложения. Исчисление и уплата налога. М. − 2003-2011.
5. Васина Е.Н., Партыка Т.Л., Попов И.И. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета. Учебное пособие: Профессиональное образование Издательство: Форум, Инфра-М, 2009
6. Вещунова Н.Л., Фомина А.Ф. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности. − СПБ: Герда, 2006. − 436с.
7. Гагарина Л. Г. Автоматизированные информационные системы: учеб. Пособие. М.: МИЭТ, 2008.
8. Галкина Г. Е. Бухгалтерские информационные системы (БУИС)/ Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. М.: Альфа, 2009.
9. Данилевский Ю.А. Особенности проведения аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями // Главбух. − 2006. − № 1. − с. 16-23.
10. Денисова М.О. Принятие к учету ОС и уплата налога на имущество. Новое прочтение известных правил // Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение. − 2011. − № 2.
11. Здоровенко А.О. Практика применения ПБУ во взаимосвязи с налоговым учетом // Налоговый вестник. − 2010.
12. Информационные технологии бухгалтерского учета / Под ред. О.П. Ильина. – СПб.: Питер, 2008.
13. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2007.
14. Кислов Д.М. Бухгалтерский баланс: техника составления. − ГроссМедиа, РОСБУХ. − 2011.
15. Комментарий к новому Плану счетов бухгалтерского учета / Под ред. А.С. Бакаева. − М.: ИПБ-БИНФА, 2006. − 426 с.
16. Компьютерные технологии обработки информации / Под. ред. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 2011.
17. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 20011.
18. Красноперова О.А. Учетная политика организаций на 2011 год // ГроссМедиа, РОСБУХ. − 2011. № 5.
19. Крутякова Т.Л., Карсетская Е.В. Годовой отчет 2010. − "АйСи Групп", 2011.
20. Крутякова Т.Л., Мошкович М.Г. Упрощенка: переход, применение, возврат. − М.: АйСи Групп. − 2011.
21. Логинов А., Макаренко О. Управленческий учет для директора. Автоматизация управленческого учета в программе 1С: Управляющий. - Санкт-Петербург, 1С-Паблишинг, ИД Питер, 2008. - 254 с.
22. Рассказова-Николаева С.А., Калинина Е.М., Михина С.В. Основные средства и материально-производственные запасы: учет по правилам ПБУ // "Экономико-правовой бюллетень". − 2008. − № 5.
23. Румянцева Е. Л., Слюсарь В. В. Информационные технологии: учеб. Пособие / Под ред. Проф. Л. Г. Гагариной. – М. : ИД “ФОРУМ”: ИНФРА –М, 2010.
24. Скорохватова Р.И. Учетная политика на 2011 год // В курсе правового дела. − 2011. − № 1.
25. Типичные ошибки при ведении бухгалтерского учета на многопрофильных предприятиях // Бухгалтерский учет в торговле. − 2008. − № 3 С. 88-105.
26. Шнайдерман Т.А. Состав и учет затрат, включаемых в себестоимость: отраслевые особенности. Налогообложение. − М: Альфа, 2009. − 507 с.
27. Якубайтис Э.А. Информационные сети и системы. – М.: Финансы и статистика, 2009.