Штриховое кодирование базируется на следующих  элементах:

     - штриховом коде;

     - аппаратных средствах его нанесения и считывания;

     - автоматизированной системе распознавания товара по коду;

     - компьютерной системе бухучета, которая способна работать с кодированной информацией.

     Наиболее  распространенной международной системой кодирования товаров является ЕАN, европейская товарная нумерация.

     Первые  три цифры штрих кода указывают  на страну, где был зарегистрирован  данный код.

     Пять  следующих указывают на код товара и присваиваются самим предприятием.

     Последняя тринадцатая цифра кода выполняет  роль контрольной. И используется для определения правильности считывания кода специальным устройством.

     При использовании компьютеров особенно радикальное перестроение происходит в системе счетов. Нет необходимости в ограничении количества показателей, которые получаются в системе бухучета. Существует возможность одновременного ведения бухучета в нескольких планах счетов.⁷ Значительно расширены возможности аналитического учета.

     Двойная запись при компьютерном учете сохраняется. Она реализуется путем кодирования  всех учетных операций и разработке соответственных алгоритмов  для получения учетных показателей. Записанная один раз информация в зависимости от программы может быть использована много- разово.

     При введении информации в компьютер  пользователь составляет учетные записи. Учетные записи состоят из следующих частей:

     Дата  хозяйственной операции;

     Шифры счетов, которые дебетуются и кредитуются  (включая характеристику в аналитическом разрезе);

     Количество;

     Сумма;

     Сумма хозяйственных операций;

     Название  и номер первичного документа;

     Короткое  содержание хозяйственной операции.

     Например, в программе "1С:Бухгалтерия 8" можно реализовать 4 способа учета  товаров, каждый из которых имеет  свои преимущества. Схематично способы  учета представлены на рисунке 1.2. Их также можно разделить на методы учета по продажным и покупным ценам.

     Рис.1.2. Способы  учета товаров⁸ 

     При применении каждого из этих способов необходимо избежать первой ошибки и  разделить обязанности между  материально-ответственными лицами и  лицами ответственными за предоставление отчетов.

     Это делается достаточно просто: материально ответственные лица заполняют первичные документы, а их отражением в учете занимается бухгалтер или руководитель лично.

     Создание  компьютерных систем бухгалтерского учета  товаров должно базироваться на таких принципах:

     Экономическая целесообразность. Преимущества, которые ожидаются от использования системы, должны превышать затраты на проектирование, внедрение, изучение, сопровождение;

     Гибкость. Система, которая создается, должна иметь достаточный запас гибкости, чтобы обеспечить возможность реагирования на изменения внешних факторов.⁹ Основными требованиями к гибкости бухгалтерских систем являются такие возможности:

     1. Смена (настройка) плана счетов;

     2. Ввод аналитического учета по соответствующим счетам и признакам;

     3. Смена (настройка) шаблонов типовых бухгалтерских операций;

     4. Смена (настройка) форм типовых отчетов и пополнение новыми отчетами.

     5. Контроль. Создание параллельных информационных течений, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность данных.

     6. Защита и безопасность данных. Качественная компьютерная система бухгалтерского учёта должна выполнять следующие функции безопасности данных:

     - разделение доступа к функциям и данным системы путем авторизации пользователей по паролю;

     - шифрование данных;

     - наличие контроля за входом в систему и ведение журнала рабочего времени;

     - контроль за периодичностью создания резервных копий информации.

     7. Совместимость. Система должна проектироваться с учетом человеческого фактора и организационных особенностей предприятия, уже имеющихся компьютеров и программ.

     8. Универсальность. Программная система должна решать не отдельную задачу, а выполнять стандартные процедуры и обрабатывать  конкретную задачу как отдельный случай более общей. Поэтому при составлении алгоритма следует обратить внимание на массовые операции. Разработчик должен собрать данные о типах хозяйственных операций и их частоту на конкретном предприятии. После этого следует разделить информационный массив на стандартные и нестандартные операции. Алгоритм должен быть ориентирован на массовые операции, но предусматривать обработку и не массовых.

     Непрерывность развития предусматривает постоянное усовершенствование всех видов его  обеспечения.

 

Глава 2. Исследование автоматизированных систем учета товаров

2.1. Классификация автоматизированных систем учета

 

     Российский  рынок бухгалтерского программного обеспечения непрерывно развивается, а количество фирм, занимающихся его разработкой в настоящие время, постоянно растет.

     Широким спросом пользуются программные продукты для автоматизации учета товаров.

     Однако  проблема автоматизации бухгалтерского учетатоваров на предприятии остается одной из актуальных и сложных в современных условиях в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.¹⁰

     Развитие  рынка автоматизированных систем в России прошло ряд этапов. Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин (ЕС ЭВМ) и представляли бухгалтерские комплексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной информации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, т.к. были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета.

     Автоматизировались  наиболее трудоемкие участки, такие  как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ – децентрализовано.

     Дальнейшее  развитие автоматизированных систем было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ.

     Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации – бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распределение баз данных между пользователями.¹¹

     Среди БУИС данного класса в настоящее  время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета.

     Они могут использоваться на крупных  и средних предприятиях с большим  оборотом хозяйственных средств  и значительной численностью персонала.

     Из  известных на российском рынке программ данного класса можно выделить «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Парус – Реализация и Склад» (корпорация «Парус») и другие.

     В силу своей специфики такие БУИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета.

     Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета товаров на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу, должна быть сопоставимой.

     В начале 90-х годов появление в  России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой  бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации.

     В этой связи появились такие системы  как: «1С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Cоло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ – мини бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и другие.¹²

     Дальнейшее  развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало  от БУИС расширенных возможностей и  перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС – квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

     В этой связи появились комплексные  бухгалтерские системы такие  как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50 – 60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» – для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус – предприятие» – вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и другие.

     Данный  класс бухгалтерских систем, относится  к универсальным системам, которые  легко настраиваются на специфику  ведения бухгалтерского учета товаров на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

     Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом.

     Наиболее  широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса («Scala», «Sun System», «Platinum», «SAP», «Avalon», «Triton»).¹³

     Например, программный комплекс «Scala» используется для автоматизации учета товаров в транснациональных корпорациях; «Sun System» – для ведения консолидированного учета товаров зарубежных филиалов, «Platinum» позволяет выполнить разноску нескольких тысяч операций в минуту и может одновременно поддерживать работу до 200 пользователей.

     Западные  программные продукты относятся  к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени.

     Они построены по модульному принципу. Основными модулями такой системы являются – Главная книга и Расширенный генератор отчетов (Premier Leoger and Frx); Банковская книга (Bank Book); Заказчики (Customers); Поставщики (Suppliers); Оформление заказов (Order Entry); Расчеты с заказчиками (Accounts Receivable); Склад (Inventory); Расчеты с Поставщиками (Purchase Order).

     Настройка системы осуществляется путем задания  связи каждого модуля с другими, начиная с «Главной книги». Такой  принцип построения делает систему  гибкой, позволяет расширять ее возможности  без существенной переработки путем добавления других модулей, например, по учету основных средств, по учету расчетов по заработной плате, по учету затрат на производство и других.

2.2. Проблемы автоматизированного  учета товаров

 

     Достоверность информации зависит от того, как организован учет товара на предприятии, какие применяются методы контроля, какие технологии учета, насколько добросовестно работает персонал.

     Проблема  «отрицательных остатков» знакома  всем розничным предприятиям с большим  количеством номенклатурных позиций, и напрямую связана с технологией работы современного магазина.¹⁴