Информационные системы в экономике

2.1.2 Описание  документов носителей этих показателей

     Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

     Первичным документом, оформляющим операцию приходования материалов на складе, является приходный ордер (ф. №М-4). Приходный ордер выписывается материально-ответственным лицом на фактически принятое количество ценностей в день поступления ценностей на склад на основании документов, подтверждающих приемку ценностей от поставщика. Приходный ордер подписывается материально-ответственным лицом, передавшим ценности на склад, и материально-ответственным лицом, принявшим ценности на складе (с указанием его должности).

     Приходный ордер (ф. №М-4) используется при поступлении материалов на склад от поставщиков, от подотчетных лиц, из переработки. Если по поступившим от поставщиков ценностям данные накладной соответствуют фактическому количеству и качеству ценностей, то приходный ордер по данной форме может не выписываться. В целях сокращения количества документов на накладной ставится штамп, на котором указываются реквизиты приходного ордера, после чего накладная является эквивалентом приходного ордера.

В случае провозки материалов автотранспортом применяются товарно-транспортные накладные (Ф. №М-5 и №М-6).

     Если при приемке ценностей выявлены расхождения между данными накладной и фактическим количеством, качеством, ассортиментом поступивших ценностей, то созданная для приемки ценностей комиссия оформляет Акт о приемке материалов (ф. №М-7) в двух экземплярах. Акт о приемке материалов составляется только на те ценности, по которым установлены расхождения. Акт о приемке материалов составляется также в случае неотфактурованных поставок.

     В акте о приемке материалов указывается: наличие ценностей согласно сопроводительным транспортным документам, дата и время прибытия на станцию (пристань, порт) назначения, дата и время выдачи груза органом транспорта либо доставки на склад получателя, условия хранения продукции на складе получателя, состояние тары и упаковки в момент осмотра ценностей, фактическое наличие ценностей, брак и бой, недостачи, излишки и другие данные.

     Акт о приемке материалов подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации-получателя. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает его с данной оговоркой и излагает свое мнение. После приемки ценностей один экземпляр акта с приложением товарно-транспортных документов поставщика передается в бухгалтерию как основание для приходования материальных ценностей.

     Второй экземпляр акта передается в подразделение логистики (снабжения) и вместе с претензионным письмом направляется поставщику (отправителю). Акт является документом, на основании которого предъявляется претензия.

2.1.3 Контроль и достоверность

     Контроль за достоверностью показателей по учету материалов производится с помощью сличительной ведомости.

     Ведомость сличительная - представляет собой документ, в котором данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют ("сличают") с соответствующими данными бухгалтерского учета. В этой ведомости выводятся результаты инвентаризации - излишки или недостатки.

2.2 Выходные показатели

2.2.1 Описание показателей       

2.2.2 Описание  документов носителей этих показателей

     Отпуск материалов в производство осуществляется в строгом соответствии с нормами (лимитами) расхода ресурсов. Материалы отпускаются по весу, объему, площади или счету с указанием кодов заказов, объектов, видов работ, для производства которых они отпущены. Операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей со склада в структурные подразделения организации, оформляются лимитно-заборными картами (ф. №М-8), требованиями-накладными (ф. №М-11) и другими документами.

     Для сокращения количества первичных документов рекомендуется там где это целесообразно, оформлять отпуск систематически потребляемых материалов непосредственно в карточках учета материмое (ф. №М-17) В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска указывается в самой карточке.

     Лимитно-заборные карты (ф №М-8) предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборные карты являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

     Лимитно-заборные карты выписываются подразделением логистики на одно или несколько наименований взаимозаменяемых материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается потребителю материалов – цеху (участку), второй экземпляр – складу или кладовой цеха (участка).

Движение материалов внутри организации оформляется требованием-накладной (ф №М-11), если соответствующие операции не носят регулярного характера. Требованием-накладной могут быть оформлены следующие операции:

        получение материальных ценностей со склада или из кладовой;

        сдача из производства на склад или в кладовую остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию;

        сдача на склад отходов и брака;

        перемещение ценностей со склада на склад или из цеха в цех;

        передача материальных ценностей одним материально-ответственным лицом другом) внутри одного структурного подразделения.

     Требование-накладная составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом подразделения, сдающего ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для списания ценностей, второй экземпляр предназначен для принимающего подразделения (материально-ответственного лица) и является основанием для оприходования ценностей. Требование-накладная по выполнении соответствующих операций подписывается материально-ответственными лицами сдатчика и получателя. Требования-накладные сдаются в бухгалтерскую службу вместе с отчетом о движении материалов, как правило, в конце каждого месяца.

     Отпуск материалов сторонним организациям или обособленным хозяйствам оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (ф. №М-15). Данный документ выписывается в двух экземплярах на основании нарядов, договоров (контрактов), приказов (распоряжений) руководителя и других документов. В накладной на отпуск материалов на сторону:

        содержится перечень разрешенных к отпуску ценностей с указанием их количества, цены и общей суммы;

        указывается структурное подразделение (склад), которое должно произвести отпуск;

        указывается организация-получатель ценностей;

        содержится разрешительная подпись уполномоченных лиц.

В зависимости от принятого графика документооборота, накладная на отпуск материалов на сторону может выписываться следующим образом-

        подразделение логистики (снабжения) на основании представленных документов выписывает накладную на отпуск материалов на сторону на данном документе проставляется разрешительная надпись уполномоченного на то лица, после чего накладная передается на склад;

        подразделение логистики оформляет приказ (распоряжение, наряд) на отпуск материальных ценностей и передает его на склад (в кладовую), где на основании приказа выписывается и подписывается уполномоченным лицом накладная на отпуск.

     Отпуск ценностей уполномоченному представителю получателя, указанного в накладной, производится при предъявлении представителем доверенности на получение ценностей (ф. №М-2). Фактический отпуск материалов по накладной подтверждается подписью работника склада и подписью представителя получателя, после чего накладная считается погашенной. Первый экземпляр погашенной накладной остается на складе и является основанием для списания материалов с учета. Второй экземпляр передается представителю организации-получателя. Одна накладная может быть оформлена сразу на несколько наименований материальных ценностей. Подразделение логистики (снабжения) также выдает получателю материальных ценностей пропуск на их вывоз или вынос с территории организаци. При фактическом вывозе (выносе) данный пропуск забирается работником службы охраны.

Глава 3. Описание алгоритмов расчёта и схем документооборота

3.1 Алгоритм расчёта  выходной информации

Выходная информация в учёте материалов рассчитывается разными способами, в зависимости от выбранного данным предприятием:

 а) по себестоимости каждой единицы;

 б) по средней себестоимости;

 в) по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов);

     Применение какого-либо из перечисленных способов по группе (виду) материалов должно производиться в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации, исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

     При списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

 включая все расходы, связанные с приобретением запаса;

 включая только стоимость запаса по договорной цене (упрощенный вариант).

     Применение упрощенного варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость (например, при централизованной поставке материалов).

     В этом случае величина отклонения (разница между фактическими расходами по приобретению материала и его договорной ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов, исчисленной в договорных ценах.

     Оценка отпущенных материалов по себестоимости каждой единицы запаса должна применяться организацией в случае, если используемые запасы не смогут обычным образом заменять друг друга или подлежат особому учету (драгоценные металлы, драгоценные камни, радиоактивные вещества и тому подобное).

     При списании (отпуске) материалов, оцениваемых организацией по средней себестоимости, последняя определяется по каждой группе (виду) запасов как частное от деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

     Списание (отпуск) материалов по способу ФИФО производится в оценке, рассчитанной исходя из допущения, что запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретения материалов, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретения.

     Применение способов средних оценок фактической себестоимости материалов, отпущенных в производство или списанных на иные цели может осуществляться следующими вариантами: