Документирование в бухгалтерском учете

  2.3. Контроль за исполнением документов.

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль 
исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов: 
контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения; 
контроль за соответствием документов формам составления и требованиям 
ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная 
контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого 
контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия 
определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных 
сопутствующих материалов, контроль исполнения документов в указанные сроки.

Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами. Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как: предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней; заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления; 
запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней; Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3- дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок; письма предприятий и учреждений - 30 дней; приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней. Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. 
Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового 
срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней. Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению. Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов: распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации; распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области); 
распорядительные документы органа государственного управления 
(постановления губернатора области). Кроме этих документов, на контроль также ставятся: протоколы совещаний при руководителе органа управления; 
поручения руководителя; входящая корреспонденция; 
письменные и устные обращения граждан. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль;

проверку своевременности  доведения документов до конкретных исполнителей; 
предварительную проверку и регулирование хода исполнения; 
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; 
регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов; снятие исполненных документов с контроля.

 Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести: контрольные журналы; регистрационно-контрольные карточки (картотека); 
письменные отчеты; проверки; Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4.Передача документов в архив.

Исполненные учетные  документы хранятся в архиве. Хранение документов 
играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и 
сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и 
возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок. Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в 
удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами. Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков: . По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы); . По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы); . По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням); . По номерам документов. Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии 
работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по 
номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и 
перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива. Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий). В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов 
(прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям 
текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования  документами из архива:

1. Для получения  документов для дальнейшей работы  из архива, 
обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически  запрещается делать на документах  пометки, загибать 
листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам,  работающим в данной организации,  документы выдаются 
под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы  по письменным запросам выдаются  доверительным лицам по 
доверенности.

5. При снятии  копии с документа, который находится в архиве, на 
подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие  с документами архива, несут полную  ответственность 
за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к 
ответственности в установленном законом порядке. 

  Глава 3: Первичные учетные документы .

    Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции или  после ее окончания и принимается  к учету, если он составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России (см. Приложение 3). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в форме первичных документов в зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации могут быть включены дополнительные реквизиты.

    Организация может использовать не только унифицированные  формы документов. В случае оформления хозяйственных операций документами, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает. При этом документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: 
а) наименование документа; 
б) дата составления документа; 
в) наименование организации; 
г) содержание хозяйственной операции; 
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 
ж) личные подписи указанных лиц и их расшифровка. 
 

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Целесообразно перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, представить в учетной политике организации в качестве приложения.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения 
операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после 
ее окончания.

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не 
допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут 
вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления  контроля и упорядочения обработки, данных 
хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и  сводные учетные документы могут  составляться на бумажных 
и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на 
бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, существующих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

 Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами 
дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми 
инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в 
соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 
 

              3.1.Классификация первичных документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам. 
♦ По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер). 
♦ По объему отраженных хозяйственных операций — первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни). 
♦ По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость). 
♦ По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции 
(распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа (амортизации) основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда). 
♦ По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).  
♦ По способу заполнения — документы могут быть заполненными вручную или с помощью электронных средств вычислительной техники. Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации. 
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу — это является одним из этапов бухгалтерской обработки.

При формальной проверке выявляют, был ли использован  бланк соответствующей формы, все  ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу — выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом4 деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Бланки  форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и правильное составление  документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Правила документооборота и технология обработки  учетной информации утверждаются в  составе принятой предприятием учетной  политики. Для рациональной организации  документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. 

 3.2Порядок хранения первичных документов и учетных регистров .

1. Первичные  документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и 
балансы подлежат обязательной передаче в архив.

2. Первичные  документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и 
балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под 
ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

3. Порядок хранения  первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).