Документирование в бухгалтерском учете

    Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.

    Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить документооборот  между подразделениями, занимающимися  продажами страховых полисов  и бухгалтерией. Отделам продаж как  структурным подразделениям страховой  организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

    - наименование обособленного подразделения;

    - период, за который передаются  документы;

    - перечень передаваемых первичных  учетных документов с указанием  их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их  лиц;

    - расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.

    В графике документооборота по каждому  обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов  по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.

    Контроль  за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.

    Организации при систематизации и хранении бухгалтерских  документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете и правила организации архивного дела.

    Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами  архивов организации, одобренными  Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать  общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

    Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.

    Номенклатура  дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого  дела; количество дел (папок); сроки хранения для каждого дела; примечание.

    Например, в качестве формы одного из дел  бухгалтерской службы может быть применена следующая.    

 Наименование  организации:                                Бухгалтерия    Структурное подразделение:                             Номенклатура дел (выписка)     "__" ___________ 200_ г. N __    ___________________    (место составления)    На 200_ г. 

     Главный бухгалтер                   _____________    "__" ________ г.                        (ФИО)     Согласовано (при наличии экспертной комиссии бухгалтерии)    Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от "__" _____ г. N __     Руководитель архивной службы        _____________                                            (ФИО)     "__" ____________ г.    

    Индекс  дела состоит из установленного в  организации цифрового обозначения  бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел  в пределах бухгалтерии. Порядок  расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета. При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Решением Росархива от 6 октября 2000 г.)

    По  окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (папок), в которых систематизированы определенные учетные документы. Срок хранения дела устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.

    В разделе "Примечание" проставляются  отметки о заведении дел, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для  продолжения и др.

    Каждый  бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

    Бухгалтерские документы текущего года должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете).

    Сохранность учетных документов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).

    Организации создают архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях  хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми в архив, рекомендуется оформлять и хранить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации.

    Хранению  подлежат подлинники документов. В  случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности составляется акт, который подписывается главным бухгалтером.

    Организации применяют указанные в Перечне  сроки хранения документов по-разному: временные сроки хранения применяются  всеми организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры. Если документы не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять постоянный срок хранения.

    Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается  экспертная комиссия, в компетенцию  которой входит определение сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.

    Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное хранение, описываются, а документы, срок хранения которых  истек, следует уничтожать. Порядок  уничтожения документов организации  предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций. 
 
 
 

              Глава 2: Основные этапы документооборота.

                2.1. Составление и оформление документов.

Чтобы документы  могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использованиебланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм). Размер полей бланка не менее мм: 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 10 – нижнее. Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на 
пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. 
Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, 
т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись. Отсюда вытекает общее правило составления документов. Для правильного составления документа необходимо: