Документация и инвентаризация

     Рассмотрим  штатное расписание МУП ОБЩЕПИТ

     В штатное расписание МУП ОБЩЕПИТ входят следующие структурные подразделения: администрация (директор, главный бухгалтер, экономист, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер), школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (заведующий производством, повар, кассир, контролер, оператор моечной машины, кухонный рабочий, буфетчик, уборщица), мучной цех (начальник цеха, контролер, уборщица), прочая группа (старший кладовщик, грузчик, приемщик товаров, экспедитор по перевозке грузов, машинист по стирке столовых скатертей, инкассатор).

     Структура бухгалтерии: директору комбината  питания подчиняются: экономист, главный  бухгалтер, старший кладовщик; главному бухгалтеру– заместитель главного бухгалтера, старший кладовщик, инкассатор-кассир, бухгалтер склада, школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17, мучной цех; старшему кладовщику подчиняется грузчик. 

2.2 Организация контрольной  службы по проведении инвентаризации товаров и тары 

     Главной особенностью торговых организаций  и предприятий общественного  питания является то обстоятельство, что целый ряд сотрудников являются материально-ответственными лицами, которые осуществляют приемку, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, в связи с чем несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных договоров о полной материальной ответственности.

     К работникам МУП ОБЩЕПИТ, с которыми заключены индивидуальные договора о полной материальной ответственности, относятся:

1. Ст. кладовщик
2. Зав. Производством
3. Буфетчица
4. Кассир
5. Инкассатор

     В МУП ОБЩЕПИТ существует система полной индивидуальной материальной ответственности: старший кладовщик отвечает за склад и все материальные ценности, находящиеся на складе; заведующий производством за весь товар, поступивший на предприятие; буфетчик– за всю принятую продукцию, поступившую в буфет; кассир– за средства в кассе; инкассатор– за перевозимую выручку, сдаваемую в банк.

     Выявленные  недостачи компенсируются из заработной платы соответствующего материально ответственного лица, нанесшего материальный ущерб предприятию.

     Материальная  ответственность наступает с  момента оприходования поступившего товара, на основании товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам, т.е. для кладовщика– от момента принятия товаров на склад до их отпуска на кухню и в буфет; для буфетчика– от момента принятия товаров в буфет до их отпуска школьникам, студентам и учителям и получения за них денег; для инкассатора– от момента получения денег до их сдачи в банк.

     С материально ответственными лицами заключается договор о полной материальной ответственности.

     По  этому договору работник, занимающий определенную должность, принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей и обязуется:

     - бережно относиться к переданным ему на хранение материальным ценностям;

     - своевременно сообщать администрации предприятия о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранностей вверенных ему материальных ценностей;

     - вести учет и составлять товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках товарно-материальных ценностей;

     - участвовать в инвентаризации вверенных ему ценностей.

     Администрация предприятия, в свою очередь, обязуется:

     - создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

     - знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию;

     - проводить инвентаризацию материальных ценностей в установленном порядке.

     Согласно  договора, в случае необеспечения  сохранности материальных ценностей, вверенных работнику, по его вине, ущерб определяется в соответствии с действующим законодательством.

     Действие  договора распространяется на все время  работы сотрудника предприятия с  доверенными ему материальными  ценностями.

     Основным  средством контроля за организацией материальной ответственности, позволяющим обеспечивать достоверность данных бухгалтерского учета на предприятии, является инвентаризация.

     Порядок проведения инвентаризаций на предприятии  МУП ОБЩЕПИТ следующий:

     - инвентаризация основных средств проводится один раз в квартал;

     - инвентаризация остатков по счетам баланса проводится до окончания финансового года;

     - инвентаризация в складе, буфете, торговом зале и денежных средств проводится один раз в квартал;

     Проведение  инвентаризации обязательно в следующих случаях:

     - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

     - при смене материально-ответственных лиц;

     - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

     - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванными экстремальными условиями;

     - при реорганизации и ликвидации предприятия;

     - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

     Для проведения инвентаризаций на предприятии  имеется постоянно действующая  инвентаризационная комиссия состоящая  из руководителя предприятия и главного бухгалтера. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Инвентаризация проводится на основании распоряжения о проведении инвентаризации (Приложение). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     На  предприятии МУП ОБЩЕПИТ проводятся плановые, сплошные, полные инвентаризации. Выборочные, внезапные и контрольные инвентаризации на предприятии не проводятся. 

2.3 Инвентаризация товаров  и тары на МУП  ОБЩЕПИТ. Отражение в учете результатов инвентаризации 

     Инвентаризация  имущества предприятия проводится по его местонахождению (склад, буфет) и материально ответственным лицам (заведующий производством, старший кладовщик, буфетчик) с периодичностью раз в квартал.

     Инвентаризации  проводится во время, когда поток  покупателей является наименьшим. На время инвентаризации предприятие закрывается. Средняя время продолжительности инвентаризации на предприятии– 5-6 часов, согласно структурным подразделениям: школы №№ 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (заведующий производством, повар, кассир, контролер, оператор моечной машины, кухонный рабочий, буфетчик, уборщица), мучной цех (начальник цеха, контролер, уборщица), прочая группа (старший кладовщик, грузчик, приемщик товаров, экспедитор по перевозке грузов, машинист по стирке столовых скатертей, инкассатор).

     Этапами проводимых инвентаризаций следующие:

     - Проверка фактического наличия товаров на складе, в буфете.

     - Проверка денежных средств в кассе.

     - Документальное оформление результатов инвентаризации.

     - Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.

     По  результатам инвентаризации в кассе кассир составляет кассовый отчет и передает его руководителю предприятия, как главе инвентаризационной комиссии. По итогам инвентаризации оформляется специальные акты.

     Результаты  проверки инвентаризационная комиссия оформляет инвентаризационной описью, актом результатов проверки ценностей. На выявленный бой и лом товаров составляется акт на списание.

     При наличии больших расхождений  инвентаризационная комиссия берет  письменное объяснение с материально-ответственного лица, опломбирует помещение (кладовую, склад и т.п.) и сообщает об этом руководителю организации.

     Окончательные результаты инвентаризации отображаются в бухгалтерии МУП ОБЩЕПИТ. Эта процедура проводится в 10-дневный срок, с момента проведения инвентаризации. На товарно-материальные ценности, по которым выявлены недостача или излишек, заводится сличительная ведомость. В этой ведомости существуют следующие графы: наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость товаров по учетным ценам, недостача или излишек. Результаты инвентаризации тары оформляются составлением сличительной ведомости по каждому виду тары отдельно. Бухгалтерия МУП ОБЩЕПИТ рассчитывает естественную убыль и потери. Выплата ущерба осуществляется, как правило, путем удержаний из заработной платы материально-ответственного лица в размере 20% от нее.

     Отражение в учете результатов  инвентаризации

     Результаты  инвентаризаций, проводящихся в МУП  ОБЩЕПИТ, отображаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

     недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

     Д сч 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

     К сч 10 "Материалы";

     К сч. 41 "Товары"

     К сч. 50 "Касса".

     В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:

     Д сч 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

     К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»;

     при отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются –

     Д сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

     К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат–

     Д сч. 44 «Расходы на продажу»,

     К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

Заключение 

     Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления  данных фактического наличия ценностей  с данными бухгалтерского учета. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств ( дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы ). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам.

     Инвентаризация  преследует ряд задач и целей. Существуют случаи когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.  

     Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию. В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения. Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года.