Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций

 

Далее следует проверить законность совершения кассовых операций и их соответствие требованиям нормативных  документов. Для этого аудитор  выясняет, какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка, кому он подотчетен и кто его проверяет. Особое внимание уделяется при этом наличию на предприятии Положения об инвентаризациях, графика проведения плановых ревизий кассы, приказов о назначении инвентаризационных комиссий, приказов о проведении внезапных ревизий кассы, договоров о полной материальной ответственности кассиров и т.п.

 

Затем аудиторы анализируют полноту, своевременность и правильность оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов). Поступление денежных средств из банка в кассу предприятия проверяется путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Контроль поступления и оприходования выручки производится путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов проверяется по приходным кассовым ордерам. При проверке отражения в учете операционных и внереализационных доходов, аудиторам следует учитывать, что они должны подтверждаться соответствующими договорами, актами, справками.

 

Проверяя расходование наличных денег  из кассы, аудиторы обращают внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних предприятий и организаций, исполнительных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на зарплату, на выдачу различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы и др.), и соблюдение лимита кассы.

 

При проверке обоснованности выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах следует также установить выделение сумм НДС в расчетных документах и правильность его отражения в учете.

 

Контролируя соблюдение порядка осуществления  кассовых операций и их отражение в учете целесообразно применить метод взаимного контроля, при котором сравнивают отражение одной кассовой операции в различных учетных регистрах (по корреспондирующим счетам). Например, поступление денежных средств, отраженное в ведомости № 1 по дебету счета 50, сопоставляют с данными журналов-ордеров № 2, 7, учетными регистрами по счетам 62, 76, 90, 91 и др. Эти суммы должны совпадать.

 

В ходе проверки выясняется также  соблюдение установленного лимита расчета  наличными деньгами между юридическими лицами, а также соблюдение лимита остатка кассы, установленного банком. Следует установить причины наличия превышения остатков над лимитом, так как оно допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия. В остальных случаях несоблюдение лимита остатка кассовой наличности расценивается как нарушение порядка ведения кассовых операций.

 

При проверке обязательно контролируют правильность указанной в учетных  регистрах по счету 50 "Касса" корреспонденции  счетов, подсчета оборотов и остатков по данному счету. Для этого сверяют данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.

 

По желанию аудитора или директора  предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по оснащенности техническими средствами пожарно-охранной сигнализации, имеется ли для хранения денежных средств и других ценностей сейф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа и порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, имеются ли акты периодических внезапных проверок кассы, созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк.

 

В ходе инвентаризации аудитор устанавливает  правильность оформления приходных  и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; наличие  подписей в получении денег (для чего выборочно проверяют подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие); соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах; наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено); правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней; правильность выдачи денег по доверенностям; соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе.

 

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей  в кассе аудитор оформляет актом типовой формы № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный бухгалтер проверяемого предприятия. Этот акт является письменным аудиторским доказательством.

 

В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги аудитором должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием автоматизированных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование его базы данных.

 

В стандарте "Аудит в условиях компьютерной обработки данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в своих рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных; форма бухгалтерского учета; участки учета, функционирующие в системе КОД; как передаются данные; как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей); как обеспечивается хранение данных и их архивирование. Как свидетельствует опыт аудиторских проверок, наиболее распространенными ошибками, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются следующие:

 

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

 

- неоприходование и присвоение  поступивших денежных средств;

 

- излишнее списание денег по  кассе с повторным использованием  одних и тех же документов  или подложных документов.

 

Ответы на необходимые вопросы  аудитор может получить не только путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д., но и путем устного  или письменного тестирования. Наиболее эффективной формой является письменное тестирование, когда в заранее  подготовленном аудитором вопроснике кассир и бухгалтерская служба отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Этот документ (см. Таблица 5) является бесспорным аудиторским доказательством.

 

Таблица 5 Вопросник для проведения контроля кассовых операцийНаправления и вопросы тестирования Ответы Примечание

Нет ответа Да Нет

Условия       

Передоверяет ли кассир самостоятельно кому-либо выполнение порученной ему  работы?     X 

Имеются ли случаи доступа посторонних лиц в кассу? X     

Оборудовано ли помещение кассы  охранной сигнализацией?   X   

Работает ли кассир только на данной должности?   X   

Хранятся ли деньги в несгораемом  шкафу?   X   

Подтверждение       

Снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально?     X 

Проводятся ли внезапные проверки в кассе?     X 

Проверяет ли отчеты кассира главный  бухгалтер? X     Выборочно

Реальность       

Нумеруются ли приходные и расходные  документы?   X   

Регистрируются ли кассовые ордера в журнале регистрации?   Х 

Составляет ли кассир самостоятельно приходные и расходные документы?  Х  

Производит ли кассир записи и остаток  денежных средств в кассовой книге  в конце каждого рабочего дня? Х   

Представляет ли кассир отчет в  бухгалтерию ежедневно?   Х 

Полнота    

Заполняются ли в кассовых документах все обязательные реквизиты?   Х 

Все ли поступившие денежные средства приходуются полностью? Х   

Точность    

Проверяют ли внутренние аудиторы арифметическую точность кассовых операций?   Х 

Разрешение    

Подписывают ли расходные кассовые документы руководитель кассовых операций?  Х  

Классификация    

Имеется ли проект отражения кассовых операций на счетах?   Х 

Учет, периодизация    

Сверяются ли данные кассовой книги  с данными регистров бухгалтерского учета?  Х  В конце года

Датируются ли кассовые ордера в  журнале регистрации?  Х  

 

 

Большого внимания требует последовательная проверка банковских операций, так  как самостоятельное их регулирование  не допускается. Аудиторская программа  проверки банковских операций должна включать:

 

- установление наличие расчетных,  текущих, валютных и прочих  счетов организации в банках (в  каких учреждениях банка открыты  эти счета);

 

- проверку законности совершаемых  по банковским счетам хозяйственных  операций, правильности их документального оформления;

 

- проверку полноты и своевременности  оприходования поступивших на  счета денежных средств;

 

- проверку полноты и соответствия  оплаченных средств предъявленным  счетам;

 

- проверку своевременности перечисления  налогов в бюджет и обязательных платежей во внебюджетные фонды;

 

- проверку полученных в банке  средств и оприходованных в  кассу, а также целевого использования  этих средств;

 

- определение платежеспособности  организации и причин просрочек  расчетов с разными кредиторами, в том числе с банками по ссудам и бюджетом по налогам;

 

- проверку по каждому безналичному  расчету с организациями соответствия  их договорным взаимоотношениям;

 

- контроль достоверности и экономической  целесообразности проведения отдельных  банковских операций;

 

- проверку соответствия данных  о наличии и движении денежных  средств, отраженных в документах  и записях;

 

- проверку правильности корреспонденции  счетов по банковским операциям;

 

- документирование результатов  проверки банковских операций.

 

Источниками информации для аудирования данных вопросов являются:

 

- договоры с юридическими и  физическими лицами;

 

- исполнительные листы и претензионные  иски;

 

- выписки банка с приложенными  к ним денежно-расчетными документами;

 

- Главная книга;

 

- машинограммы оборотов по соответствующим счетам – 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", и 55 "Специальные счета в банках" и др.

 

Наиболее полно выявляется соблюдение действующего законодательства при  совершении банковских операций в ходе документальной проверки. Однако до начала документальной проверки целесообразно еще раз оценить состояние внутреннего контроля и системы учета банковских операций с помощью тестирования (см. Таблица 6), а уже потом решить, каким способом их проверить – сплошным или выборочным.

 

Таблица 6 Вопросник для проведения контроля банковских операцийНаправления  и вопросы тестирования Ответы Примечание

Нет ответа Да Нет

Условия       

Открыты ли в других банках незарегистрированные счета? X     

Заключен ли с банком договор  о банковском счете?   X   

Лишены ли доступа к бланкам  чеков, платежных поручений не отвечающие за них лица?   X   

Запрещено ли подписывать чистые чеки?   X   

Подтверждение    

Проверяет ли главный бухгалтер  выписки банка, счета-фактуры, накладные?   X   

Проверяют ли внутренние аудиторы соответствие проведенных операций договорным взаимоотношениям?   Х 

Осуществляется ли ежемесячно сверка с банком и подтверждение сальдо средств на счетах?   Х 

Полнота    

Нумеруются ли платежные документы  в специальном журнале?  Х  

Регистрируются ли платежные документы  в специальном журнале?   Х 

Отражается ли поступление выручки  от реализации продукции на расчетном  счете согласно учетной политике? Х   

Обрабатываются ли и отражаются ли ежедневно выписки банка в  учете?  Х  

Реальность    

Осуществляет ли банк контроль за соблюдением платежно-расчетной  дисциплине?   Х 

Проверяют ли внутренние аудиторы подлинность  банковских документов?   Х 

Разрешение    

Подписывают ли банковские документы  руководителем и главным бухгалтером?  Х  

Точность    

Проверяют ли внутренние аудиторы точность отражения операций по оприходованию  и списанию денег на банковских счетах?   Х 

Проверяют ли главный бухгалтер  соответствие данных о наличии и  движении денежных средств, отраженных в документах и записях?  Х  

Классификация    

Разработан ли примерный проект отражения банковских операций на счетах бухгалтерского учета?   Х 

Учет    

Проверяет ли главный бухгалтер  своевременность и правильность отражения данных выписок на счетах бухгалтерского учета Х   

Верно ли отражаются в учете аккредитивы  и расчеты по чекам из лимитированных (нелимитированных) чековых книжек?  Х  

Периодизация    

Датируются ли платежные документы  в журнале регистрации по дате, указанной в документе?   Х 

 

 

После окончания тестирования вопросник должен быть заверен подписями главного бухгалтера и внутреннего аудитора. Сомнительные ответы должностных лиц должны быть перепроверены.