Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций

 

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время  совершения операции – заперты с  внутренней стороны. Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

 

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и  ее оборудованию охранной и охранно–пожарной сигнализацией составляется техническо–сметная документация. При этом в смете  расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

 

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

 

Ключи от металлических шкафов и  печати хранятся у кассиров, которым  запрещается оставлять их в условленных  местах, передавать посторонним лицам  либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

 

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

 

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается.

 

Ведение кассовых операций возложено  на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его  замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

 

В организациях, имеющих большое  количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

 

В малых организациях, не имеющих  в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

 

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 3). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

 

Ответственность за соблюдение Порядка  ведения кассовых операций возлагается  на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с Законодательством РФ. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года). Банк направляет запрос о проведении проверки работы организации с денежной наличностью (Приложение 4), затем организация предоставляет банку необходимую документацию, согласно списка (Приложение 5). По окончанию проверки банк возвращает затребованные документы и составляет справку о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (Приложение 6).

 

При несоблюдении условий работы с  денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности (но не распространяется на юридические лица, получающие платеж):

 

·  за осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими  предприятиями, учреждениями и организациями  сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере  суммы произведенного платежа;

 

·  за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

 

·  за несоблюдение действующего порядка  хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

 

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших  указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном  законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

 

1.2 Открытие и ведение расчетного, валютного и прочих счетов

 

Большая часть расчетов между предприятиями  осуществляется безналичным путем - перечислением денежных средств  со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

 

В банке предприятию для хранения денежных средств и операций по расчетам открывают расчетный счет. Расчетные  счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами.

 

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы (Приложение 8):

 

- заявление на открытие счета  установленного образца;

 

- нотариально заверенные копии  устава организации, учредительного  договора и регистрационного свидетельства;

 

- справку налогового органа  о регистрации организации в  качестве налогоплательщика;

 

- копии документов о регистрации  в качестве плательщиков в  Пенсионный фонд Российской Федерации  и Фонд обязательного медицинского  страхования;

 

- карточку с образцами подписей  руководителя, заместителя руководителя  и главного бухгалтера с оттиском  печати организации по установленной  форме, заверенную нотариально.

 

В случае отсутствия в организации  должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации.

 

В государственных организациях подписи  руководителя и главного бухгалтера могут заверять вместо нотариусов вышестоящие  организации.

 

При временном отсутствии печати у  созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы без оттиска печати.

 

В пятидневный срок банк обязан сообщить об открытии счета в налоговые  органы по месту учета налогоплательщика. После открытия расчетного счета и заключения договора о расчетно-кассовом обслуживании клиента (Приложение 7), последний оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, находящимися на счете. Размер стоимости услуг определяется в договоре (Приложение 9), где должны быть предусмотрены сроки их оплаты, но в любом случае не позднее истечения каждого квартала.

 

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения  организации, проводимые в порядке  безналичных расчетов, а также  выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

 

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным или приравненным к ним документам.

 

Первичными документами, на основании  которых осуществляются операции на расчетном счёте, являются:

 

·  при наличных расчётах – это  денежные чеки и объявление на взнос  наличными;

 

·  в случае безналичных перечислений – платёжные поручения (Приложение 10.3), платёжные требования (Приложение 10.2), расчётные чеки, аккредитивы, векселя;

 

При внесении денег на счет банку  представляется объявление на взнос  наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая  вместе с ОВН, отмеченная банком (Приложения 10.6, 10.7).

 

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные нужды. Оправдательным документом при этом является корешок, который остаётся в чековой книжке предприятия.

 

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др.

 

Платёжное требование-поручение заполняется поставщиком и передаётся покупателю вместе с отгруженной продукцией, а также может пересылаться в банк покупателя для акцепта и взыскания платежа. Оплачивается только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и его письменного согласия на полную или частичную оплату.

 

Платёжные документы выписываются в количестве экземпляров, необходимых  банку и всем сторонам, которые  принимают участие в расчётах.

 

Ежедневно или в другие сроки, установленные  по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных организацией за отчетный период операций (Приложение 10.1). К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием (Приложения 10.2 – 10.9).

 

В выписке указывают начальный  и конечный остатки на расчетном  счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия  проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

 

Наряду с использованием российской валюты организация по роду своей  деятельности может совершать отдельные операции в иностранной валюте в расчетах между юридическими лицами – резидентами на основании заключенных между ними договоров (контрактов). Однако перечень таких операций строго ограничен и применяется в следующих случаях:

 

- проведение расчетов, связанных с получением коммерческого или банковского кредита и его погашением;

 

- проведение операций по покупке  и продаже иностранной валюты  на внутреннем валютном рынке;

 

- осуществление расчетов за  транзитные перевозки грузов  через территорию России, и пр.

 

Расчеты с использованием наличной иностранной валюты в стране запрещены  и осуществляются только в безналичном  порядке, через валютный счет. Для  его открытия организация должна обратиться с заявлением в банк, имеющим лицензию ЦБ РФ на совершение операций с иностранной валютой. Такие банки называются уполномоченными.

 

Операции по наличию и движению валюты отражаются в учете, как по транзитному, так и по текущему валютному  счету одновременно в рублях и  иностранной валюте.

 

Движение по валютным счетам резидентов (текущему, транзитному, специальному транзитному) может осуществляться в любой иностранной валюте вне зависимости от того, в какой валюте открыт счет. Иностранная валюта конвертируется уполномоченным банком в валюту, в которой будет осуществлен перевод, по курсу, согласованному с владельцем валютного счета.

 

По валютному счету отражаются текущие валютные операции и операции, связанные с движением капитала. Операции валютного характера, связанные  с движением капитала, могут совершаться  только при наличии лицензии или разрешения, выданных ЦБ РФ.

 

Валютные операции осуществляются в реальной валюте расчетов и платежей и обязательно с пересчетом в  российскую валюту – рубль.

 

Любая операция в иностранной валюте принимается к учету по дате, согласно которой в соответствии с действующим законодательством или заключенным договором у организации возникает право на имущество и обязательства, явившиеся результатом конкретной хозяйственной операции.

 

Начисление уполномоченными банками  процентов по остаткам средств на открытых у них счетах (вкладах) резидентов и нерезидентов осуществляется только в той иностранной валюте, в которой открыт счет (вклад), с зачислением сумм по этим процентам на этот же валютный счет (вклад).

 

Разница между отечественной и  иностранной валютой в оценке наиболее ликвидной части активов, а также обязательств, называется курсовой разницей. Основанием для пересчета в рубли денежных средств, выраженных в иностранной валюте, может быть изменение курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Результатом пересчета является положительная или отрицательная курсовая разница.

 

Курсовые разницы принимаются  к учету как внереализационные  доходы или внереализационные расходы.