Бюджет денежных средств на предприятии

fy">     Ключевым  моментом в обеспечении точности бюджета движения денежных средств  является прогноз продаж, который  может осуществляться на основе либо внутреннего анализа, либо внешнего или обоих одновременно. Внутренний подход предусматривает прогнозирование будущего объема продаж торговым агентам. Менеджеры по продажам отдельных видов продукции составляют прогноз по различным линиям продукции, который затем сводится в общую оценку будущего объема продаж. Основной проблемой внутренней оценки является то, что при ней часто упускаются из виду существенные тенденции в экономике и отрасли.

     По  этой причине компании также используют анализ внешних факторов бизнес –  среды. С помощью такого подхода  экономисты делают прогнозы для отрасли  и экономики в целом на несколько лет. Они могут использовать регрессионный анализ для выяснения взаимосвязи между состоянием экономики и уровнем продаж в отрасли. Следующий шаг – оценка доли рынка для отдельных видов продукции, ожидаемой цены, появления новых товаров.

     В общем, внешний прогноз объемов денежных средств должен служить основой для окончательного прогноза, иногда модифицированного с учетом внутреннего прогноза.

     Окончательный прогноз, основанный на сочетании внешнего и внутреннего, как правило, более  точен, чем просто внутренний ли просто внешний прогноз.

     Денежные  поступления от реализации товаров.

     Оплата  за реализованную продукцию, может  быть, получена одновременно с продажей или позднее, если товар был отпущен  в кредит. Отсрочка платежа зависит  от условий поставки, индивидуальных особенностей работы с клиентом и сбытовой политики компании.

     После прогноза объема продаж можно рассчитать прогнозные денежные поступления от реализации, базируясь на допущениях, сделанных ранее. Фирма должна быть готова изменить методику расчета при существенном изменении платежной дисциплины клиентов. Для большинства фирм существует взаимосвязь между объемами реализации и опытом сбора оплаты. Во время экономического спада и уменьшения продаж удлиняется срок оплаты с одновременным ростом безнадежной дебиторской задолженности. Продолжение при этом использования старой методики сбора оплаты может усилить падение объема продаж, одновременно еще более уменьшая денежные поступления.

     Использование денежных средств.

     Производственные  издержки.

     На  основе составления производственного плана можно оценить потребность в материалах, рабочей силе и дополнительном основном капитале. При закупке материалов, как и в случае с дебиторской задолженностью, существует временная разница между непосредственно приобретением и оплатой.

     Зарплата  персонала компании зависит от объемов  производства, но не полностью. Как  правило, выплаты по зарплате более  стабильны, чем закупки. Когда производство падет незначительно, сотрудников  не увольняют. При росте производства увеличение объема выплачиваемой зарплаты относительно невелико и труд становится более продуктивным. Только после определенного промежутка времени может понадобиться сверхурочная работа или наем на работу дополнительного персонала.

     Другие  затраты включают общехозяйственные, административные и сбытовые затраты, а также косвенные трудовые и материальные. Все они достаточно прогнозируемы в краткосрочной перспективе.

     Другие  платежи.

     Кроме операционных денежных затрат, следует  также принимать во внимание капитальные  затраты, дивиденды, федеральные налоги на прибыль и прочие расходы, не рассмотренные ранее. Капитальные затраты легко предсказать при краткосрочном планировании, поскольку они планируются заранее. Однако чем более отдаленным является планируемый период, тем сложнее точно предсказать подобные затраты. Дивидендные выплаты для большинства компаний стабильны и осуществляются в определенный срок. Оценка налога на прибыль базируется на прогнозе объемов прибыли в рассматриваемом периоде. Все эти затраты объединяются вместе с расходами на закупки и другими операционными затратами для получения общего графика платежей.

     Чистый  денежный поток и  денежный баланс.

     После рассмотрения всех возможных исходящих  и входящих денежных потоков мы сравниваем поступления и расходы денежных средств, чтобы рассчитать чистый денежный поток отдельно от каждого месяца. Чистый денежный поток прибавляется к начальному остатку денежных средств в январе. Для каждого последующего месяца остаток на конец месяца равен сумме чистого текущего потока за месяц и остатка денежных средств на начало месяца.

1.3. Заявочно-договорная методика формирования БДС

            Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДС могут практически совпадать с бюджетом доходов и расходов (БДР). Чем больше период планирования, тем ближе БДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.

     Традиционная  методика формирования расходной части  Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща или В. Хруцкого позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного планирования сроком до 1 месяца. 
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.

     Ключевая  особенность предлагаемого алгоритма  формирования БДС на краткосрочный  период заключается в том, что, в  первую очередь, проводятся анализ текущей  потребности подразделений и  сложившейся к концу периода  структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета. 
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. "Текущее состояние" объекта в нашем случае - сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах. 
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена в приложении 1.

     При планировании поступлений денежных средств (блок 1 в прил.1) проводится расчет предполагаемых поступлений  денежных средств на основании имеющихся  плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями.

     Расчет  поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений  с покупателями. Для этого с  помощью, например, статистических методов  проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

• сроки погашения дебиторской задолженности;
• процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);
• сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;
• процент "безнадежных" долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.

     Расчет  этих показателей производится по каждому  виду деятельности в разрезе групп  контрагентов. Для этого можно  использовать бухгалтерскую базу предприятия.

     После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:

     Выплаты = Сальдо нач + Поступления - Сальдо кон - Резерв , где

• Сальдо нач - фактический (при отсутствии таких данных - плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;
• Сальдо кон - планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;
• Резерв - резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.

     Планирование  выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 прил.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 1.3.1). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки - наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).

     Таблица 1.3.1 - Формат заявки

 

     Периодичность составления заявок соответствует  периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных  по интервалу планов составление  заявок производится по каждому периоду.

     При получении заявок по всем структурным подразделениям Предприятия проводится анализ поступивших данных. Составление графика выплат денежных средств проводится в два этапа:

• определение назначения выплат;
• определение дат выплат.

     На  первом этапе после определения  максимальной суммы выплат (Выплаты) производится выбор наиболее приоритетных статей оплат. Если максимальной суммы выплат недостаточно, чтобы покрыть свои наиболее приоритетные (обязательные к уплате) статьи, то делается вывод о необходимости получения кредита, займа в размере, необходимом для оплаты этих расходов. Кредиты и займы увеличивают поступления Предприятия за планируемый период, но увеличивают выплаты следующих периодов.

     На  втором этапе проводится определение  дат выплат. Для этого составляется график поступлений денежных средств, на основе которого определяется остаток денежных средств на каждый шаг планирования (минимальный, неделимый период планирования - например, день, неделя и т.д.).

     Таблица. 1.3.2 - Форма плана-календаря движения денежных средств

 

     Изначально  определяются сроки наиболее приоритетных статей выплат исходя из требуемых  сроков оплаты и возможностей Предприятия  по выполнению этих обязательств. Далее  сроки оплаты определяются по остальным статьям, начиная с наиболее приоритетных статей, и заканчивая менее приоритетными. При этом проводится контроль кассовых разрывов, т.е. отсутствие периодов с отрицательными остатками на начало, конец периода.

     Кроме того, сумма выплат по статьям формируется с учетом лимитов по расходам для каждого подразделения, устанавливаемых на основе планового БДР и инвестиционного бюджета (блок 3 в прил.1). В случае, если выплаты являются целесообразными и необходимыми, принимается решение о внесение корректировок в БДР и инвестиционный бюджет.

     После выбора статей и определения сроков оплат, заполняются графы заявок подразделений, подтверждающие оплату выбранных статей в определенные сроки в планируемой сумме  и количестве. В табл. 1.3.3 приведены графы табличной части заявки, заполняемой лицом, ответственным за определение сроков и статей выплат.