Автоматизация бухгалтерского учета

     Информационная  система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия. Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределительных баз данных, обмена информации между различными пользователями. Автоматического формирования первичных документов компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета.

     Организация межфункционального комплекса может  быть рассмотрена на примере программы «Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела маркетинга. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста отдела маркетинга. Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию. Прихода-расхода материальных ценностей, бухгалтера – заполнение документов по достижению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист отдела маркетинга ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей.

     Информационные  связи комплекса учетных задач  позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляются расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в осуществлении свободного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга - Баланс».

    Существует  информационный обмен между предприятием и внешней средой, который заключается  в получении нормативных и  методических материалов, а также  передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Для связи с банками широко используется межмашинный обмен информацией по системе «Клиент - Банк». Банк, который обслуживает расчетный счет предприятия, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.

 

     3. Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета 

    Информационное  обеспечение компьютерной обработки  данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

    Внутримашинное  информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.

    Пофайловая  организация информационного обеспечения  состоит в формировании различных  массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом: постоянные массивы; текущие (переменные) массивы; промежуточные массивы; выходные массивы; хранимые массивы; поисковые (информационные) массивы и служебные массивы. Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о диске.

    База  данных – это специальным образом  организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

    Главными  показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т.д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

    Преимущества  работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

    - повышается производительность  работы пользователей, достигается  эффективное удовлетворение их  информационных потребностей;

    - централизованное управление данными  освобождает прикладных программистов  от организации данных, обеспечивает  независимость прикладных программ  от данных;

    - развитая организация базы данных  позволяет выполнять разнообразные  нерегламентированные запросы, новые предложения;

    - снижаются затраты не только  на создание и хранение данных, но и на их поддержание в  актуальном и динамичном состоянии,  уменьшаются потоки данных, циркулирующих  в системе, сокращается их избыточность  и дублирование.

    Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и т.д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

    К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых  отечественных информационно-справочных систем (ИСС) «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

    В настоящее время на рынке информационно-справочных систем работает довольно много компаний-создателей ИСС и очень большое число  сервисных форм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

    - «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»);

    - «КонсультантПлюс» (компания «КонсультантПлюс»);

    - «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

    В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения  потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует  отметить:

    - «Система» (НТЦ «Система» при  ФАПСИ).

    Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

    - «Эталон» (НЦПИ «при Министерстве  юстиции РФ);

    - «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);

    - «Юридический Мир» (издательство  «Дело и право»);

    - «Референт» (фирма «Референт-Сервис»);

    - «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы  и технологии»);

    - системы «1С:Кодекс», «1С:Гарант», «1С:Эталон» (фирма «1С»).

    Степень распространенности продуктов той  или иной компании на российском рынке  весьма различна, и в настоящее  время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые  самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить несколько наиболее популярных компаний: «КонсультантПлюс» и «Гарант».

 

     4. Характеристика бухгалтерского программного обеспечения 

     Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное  обеспечение. Российский рынок бухгалтерского программного обеспечения стремительно развивается. Достаточно большое количество фирм, занимается созданием бухгалтерских программ и техническим сопровождением своих продуктов.

     Можно выделить три этапа в развитие отечественного рынка бухгалтерских  программ.

     Первый  этап относится к первой половине 80-х гг., когда поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших ЭВМ и созданием «программ-самоделок».

     Второй  этап связан с рождением в начале 90-х большого числа коммерческих структур, что привело к необходимости  создания программного обеспечения  для ведения простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на его потребности. Наибольшее признание получили бухгалтерские программы фирм «1С» («1С:Бухгалтерия»),, «Хакерс-Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо Бухгалтер»). Многие группы программистов разрабатывают в это время различные программы «под заказ». В дальнейшем наиболее успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе программные продукты фирм «Инфософт», «Паритет Софт», «Инфин», «Атлант Информ» и др.

     Третий  этап программного обеспечения относится  к кону 90-х гг. и связан с переходом  от упрощенного учета к профессиональному, в том числе управленческому  учету. В современных разработках  серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансово-хозяйственной деятельности. В настоящее время рынок программных средств автоматизации бухгалтерского учета продолжает интенсивно развиваться.

     Наиболее распространенные в России следующие программные продукты автоматизации бухгалтерского учета:

     Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

     - операции по банку и кассе;

     - основные средства и нематериальные активы;

     - материалы;

     - товары и услуги, выполнение работ;

     - учет производства продукции;

     - учет валютных операций;

     - взаиморасчеты с организациями;

     - расчеты с подотчетными лицами;

     - расчеты по зарплате;

     - расчеты с бюджетом;