Аудита расчетов с подотчетными лицами

– запрещается  выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– запрещается  выдавать подотчетные суммы при  наличии непогашенной задолженности  по ранее выданным подотчетным суммам;

1.3 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ СПИСАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

    Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться  организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

   В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

    Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).

ГЛАВА  2. ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.³

    В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой  порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

   Контроль  расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

    В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства, источником информации, используемой при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами, являются учетные регистры, приведенные в табл.10

    Таблица 1

    Регистры  единой журнально-ордерной формы

    В организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета, источником информации являются учетные регистры, приведены в табл. 2

    Таблица 2

    Регистры  упрощенной журнально-ордерной формы 

    При проведении аудита необходимо сопоставить  сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной  книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

   После указанных процедур проверяется  соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.⁴

    Проведение  всех перечисленных действий поможет  аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

    Одним из направлений получения аудиторских  доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций.⁵ При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими  дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

    Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается.

2.2  ПРОВЕРКА РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКИ

    При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных  актов о порядке расчетов с командированными лицами. При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.⁶

    В соответствии со ст. 166 ТК РФ⁷ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

    Особенности направления работников в служебные  командировки устанавливаются в  порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время некоторые особенности оплаты и документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время для целей налогообложения установлены определенные ограничения (в частности, по размеру суточных, принимаемых к налоговому учету по налогу на прибыль, по размеру суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц).⁸

Согласно  ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы  по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места Достоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

    В соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490, гостиницы оказывают как основные, так и дополнительные услуги. Сумма НДС, предъявленная гостиницей за дополнительно оказанные услуги, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 71.

    В соответствии с п. 7 ст. 171 НК вычетам  подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду  к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), которые принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

    Причем  в п. 44.3 Методических рекомендаций по применению гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 № БГ-3-03/447 (далее - Приказ МНС № БГ-3-03/447), разъяснено, что при определении перечня услуг, которые могут быть включены в состав расходов на командировки при исчислении НДС, подлежащего вычету, организациям следует руководствоваться п. 7 ст. 171 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК⁹. При этом необходимо учитывать, что в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК перечисляются расходы, относящиеся к расходам на командировки в целях исчисления налога на прибыль организаций.

    В целях бухгалтерского учета расходы  организации по выплате суточных работнику являются расходами по обычным видам деятельности и  включаются в состав коммерческих расходов (п. 5,7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн).¹⁰ На основании п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности), при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99. Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете после утверждения авансового отчета работника.

    В целях исчисления налога на прибыль  расходы на командировки, в частности  суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК), и являются косвенными расходами, формирующими налоговую базу по налогу на прибыль текущего месяца (ст. 318 НК).