Аудит кассовых операций ООО «НордВуд»

ООО «НордВуд» автоматизированный учет ведения кассовой книги, ошибок при проверке не обнаружено.

III. Инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств.

Одним из источников получения аудиторских доказательств  являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна осуществляться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября.

При проверке аудитором  инвентаризации может выявляться хищение денежных средств. Он может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее осуществляют в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или неописанных в расход денег.

При выявлении  фактов хищения имущества организация обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств, оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств который составляется по унифицированной форме (форма № ИНВ-15).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана  счетов  бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций (далее —  Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, выявленная недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленная при  инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены). В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Инвентаризация  кассы в Обществе не проводились.

IV. Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе.

В кассе организаций  могут хранится наличные деньги в  пределах лимитов, устанавливаемых распорядительным документом руководителя организации. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется согласно Приложению к Положению (п. 1.3 Положения № 373-П)

К началу аудиторской  проверки должен быть представлен документ об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера – пять дней).

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств  в кассе организации, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявит отклонения от лимита и оформить выводы.

У Общества превышения лимита и случаев незаконного регулирования лимита остатка не обнаружно.

V.Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств.

Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от контрагентов организации  в качестве кредитов и займов и др.

Аудитор проверяет  полноту и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичности сумм. Записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки и корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможной их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Направления использования  денежных средств и их целевое  назначение организация определяет по своему усмотрению.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами является неоприходование или неполное оприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для определения случаев присвоения денежных средств производится сплошная проверка операций по кассе и банку, а также встречные проверки контрагентов. Однако аудиторы не в состоянии проверить и получить доказательства от всех сторон, он может косвенно проанализировать расчеты, исходя из сопутствуюших документов. Документами подтверждающими движение денежных средств являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно  просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).

Проверка правильности и своевременности оприходования  денег, получаемых по денежным чекам  из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку__», сверяются суммы, указанные в кассовой книге, на корешке чековой книжки и в выписке банка. Кроме того, сличаются номера чеков, проставленные в приходном ордере и на корешке чека.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Если по выписанному  приходному ордеру деньги в кассу  не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

VI. Проверка расходования наличных денег из кассы.

Расход средств  из кассы производится:

— на выдачу средств  в подотчет;

— выплату заработной платы;

— выплату депонированной заработной платы;

— оплату контрагентам по договорам.

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и др.). В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со  служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных  для этих целей. Получение денег  подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п.6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения, предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций).

Документами для  проведения проверки служат приходные  кассовые ордера и журнал регистрации  приходных кассовых ордеров журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет  значиться «Остаток подотчетных  сумм», в соответствии с которым  производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные  к авансовому отчету документы и  командировочные удостоверения или  авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки) рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится таток неизрасходованных сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также остаток журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение  между суммами фактически произведенных  оплат в погашение дебиторской  задолженности и суммами зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные нужды.

Если задолженность  сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в  кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимся сотрудником, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы  выяснить, своевременно ли в организации  закрываются подотчетные суммы. Если во время проверки будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке сверяют  табели учета рабочего времени, приказы  о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), а также на период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной  ведомости будет завышена сумма  начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счетов 70 и 50), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.

Сознательные  арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к  образованию искусственного излишка  денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций по истечении трех рабочих дней (в районах приравненных к районам крайнего Севера – по истечении пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и социально-трудовые льготы кассир должен:

• в платежной  или расчетно-платежной ведомости  против фамилий лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать надпись от руки «Депонировано»;

• составить  реестр депонированных сумм;

• в конце  платежной или расчетно-платежной  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надписью.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана  счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по  депонентам». Кредитовый оборот по указанному субсчету за период - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот — погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет таких сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.