Аудит кассовых и банковских операций

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью вопросника оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассет предприятия являются:

отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных инвентаризаций кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей в кассе;

отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

наличие признаков формального проведения инвентаризаций (участие в комиссии одних и тех же лиц, отсутствие актов по итогам проверки, проведение ревизий на отчетные даты, когда кассир готовиться заранее);

кассовые ордера подписываются другими лицами, на то не уполномоченными;

отсутствие договоров материальной ответственности;

формальная инвентаризация кассы при смене кассира.

Ответственность за ведение кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут быть разными.

Кассир не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.

Основные нарушения в области кассовых операций:

Прямое хищение денежных средств:

А) ничем незамаскированное;

Б) Замаскированное, неоформленными документами и расписками.

Неоприходование и присвоение денежных сумм:

а) из банка;

б) от физических и юридических лиц по приходным ордерам.

Излишнее списание денег в кассе:

а) повторное использование одних и тех же документов;

б) неправильный подсчет итогов.

Списание сумм без оснований по подложным документам.

Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

Присвоение сумм, законно начисленных другим лицам и предприятиям.

Присвоение депонированной заработной платы.

Присвоение сумм, начисленных другим организациям или физическим лицам.

Расчеты суммами денежных средств, превышающих предельную величину.

Расчеты с населением без применения кассовых аппаратов.

Без регистрации кассовых аппаратов в налоговых органах.

Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

На основании составленного плана аудиторской проверки аудитор разрабатывает методы обработки данных.

Для ведения цивилизованного аудита необходима законодательная и нормативная база, регулирующая его деятельность. Во-первых, это Федеральный закон "Об аудиторской деятельности", во-вторых, это аудиторские стандарты и другие основополагающие принципы и приемы сбора информации, её обработки и составлении аудиторского заключения.

Аудиторская Палата Р.Ф. утвердила в 1996 году 31 стандарт аудиторской деятельности. Они объеденены в группы. В первую группу входят общие стандарты, во вторую операционные стандарты, в третью стандарты аудиторского заключения.

Аудиторы и аудиторские фирмы в своей деятельности опираются на нормативную и законодательную базы. Законодательные акты регулируют взаимоотношения аудитора с предприятием в порядке заключенного Договора, определения круга вопросов по проверке, отражению результатов проверки в аудиторском заключении.

Аудитор и аудиторские фирмы обязаны:

Неукоснительно соблюдать при осуществлении аудиторской деятельности требований законодательства Р.Ф.

Немедленно сообщать заказчику: а) о невозможности своего участия в аудиторской проверке; б) о необходимости привлечения к участию в проверке дополнительных аудиторов в связи с большим объемом работ;

Квалифицированно проводить аудиторскую проверку, оказывать иные аудиторские услуги;

Обеспечить сохранность документов, привлекаемых для участия в проверке, не разглашать тайну их содержания без согласия заказчика.

Руководители или иные должностные лица обязаны создавать все условия аудитору для организации и проведении на должном уровне проверки, предоставлять все необходимые документы, давать устные и письменные объяснения, замечания по результатам проверки.

Данные проверок аудитор отражает в рабочих документах. Рабочий документ имеет произвольную форму, в которой отражаются отчеты, выводы, предложения. Подробности в рабочих документах не должны расходиться с подтвержденными отчетными финансовыми данными. Кроме того, выводы в рабочих документах должны иметь четкий обоснованный не двусмысленный характер. Рабочий документ является основанием для аудиторского заключения. Они охраняются как коммерческая тайна и доступ к ним возможен только по разрешению руководителя.

Аудиторские процедуры выявления отдельных видов нарушений очень разнообразны.

Одним из таких метод является инвентаризация кассы. Инвентаризацию кассы проводить необходимо в момент выхода на предприятие аудитора или в сроки, утвержденные проверяющим лицом.

При этом, желательно сделать внезапную ревизию кассы. Инвентаризация проводится согласно Порядку ведения кассовых операций и Методическим указаниям по проведению инвентаризаций. Подлежат обязательному пересчету не только наличные денежные средства, но и почтовые марки, марки госпошлин, путевки, бланки строгой отчетности, проездные билеты и т.д. Фактическое наличие бланков строгой отчетности ведется по видам бланков, видам акций, по местам их хранения.

Для проведения инвентаризации назначается приказом руководителя комиссия, в состав которой входит председатель, главный бухгалтер и кассир, но в нее могут войти и сам аудитор или его ассистенты.

Порядок проведения инвентаризации.

При наличии на предприятии нескольких касс председатель опечатывает их.

Кассир на дату проведения инвентаризации в присутствии членов комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день с указанием всех приходных, расходных ордеров. Эта расписка включается в заглавную часть Акта инвентаризации.

Отчет подписывается главным бухгалтером.

Проводится пересчет ценностей дважды - сначала кассиром, а затем главным бухгалтером или членом комиссии.

По окончанию пересчета ценностей, суммы сопоставляются с данными их остатка на счетах синтетического учета.

Комиссия оформляет результаты проверки Актом, который подписывается членами. Акт составляется в трех экземплярах. Один передается в бухгалтерию, другой храниться у аудитора, третий передается кассиру.

В случае обнаружения недостачи аудитор требует от кассира письменного об аудиторской проверки и инвентаризации кассы обнаружена крупная недостача, то аудитор предлагает освободить кассира от занимаемой должности.

Аудитор планирует свою работу, чтобы своевременно и качественно провести проверку бухгалтерской отчетности, законности и достоверности хозяйственно-финансовой деятельности и правильности их отражения.

При планировании предусматривается:

получение необходимой информации о бухгалтерском учете;

определение содержания, времени проведения и объемов процедур, подлежащих контролю;

составление и разработка аудиторской программы, т.е. объем выполняемых работ, сроки проведения, способы и приемы аудита.

Аудитор определяет порядок, т.е. по каким формам будет проводиться проверка, по содержанию - встречная ли проверка, взаимная, логическая или аналитическая, определяет методы проведения аудита.

1.3 Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу.

Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.