Аудит административных расходов (на примере АООО «Советская Украина»)

Главный бухгалтер имеет  высшее образование. В его обязанности входит: осуществление контроля за соблюдение расчетной и кассовой дисциплины, также производит проверку состояния учета на производственных участках, составляет кассовый план, финансовую часть бизнес-плана, осуществляет контроль за расходованием фонда потребления, ведет главную книгу, ведет синтетический и аналитический учет по счету 92 «Административные расходы» с целью контроля за расходованием средств.

Система документирования хозяйственных  операций является важной частью организации  бухгалтерского учета на предприятии. В АООО применяются единые и типовые  формы документов первичного учета, а также формы, разработанные  с учетом особенностей учета и  его специализации. Важное организующее место имеет документооборот.

Документооборот - это перемещение  или движение документов в процессе учета с момента их составления  и до момента завершения их использования  и сдачи в архив. Для правильной организации документооборота рекомендуется составлять график документооборота и график выполнения учетных работ, для более равномерного распределения нагрузки на весь учетный аппарат. При распределении обязанностей в бухгалтерии исходят из того, что более сложные и ответственные работы по наиболее сложным счетам, выполняют более квалифицированные работники. Также на предприятии используется внутренний контроль. Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы  внутреннего контроля на предприятии  АООО «Советская Украина» являются:

1) осуществление упорядоченной  и эффективной деятельности предприятия;

2) обеспечение соблюдения  политики руководства каждым  работником предприятия;

3) обеспечение сохранности  имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных  целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко — учета) и  системы внутреннего контроля, так  как система двойной записи, лежащая  в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Далее, аудитор оценивает  риск, который возможен в ходе аудиторской  проверки. Для этого аудитор составляет документ «Листок оценки присущего  риска и риска несоответствия внутреннего контроля». В этом документе  указываются внешние факторы  присущего риска (общий план отрасли), внутренние факторы присущего риска и риска несоответствия внутреннего контроля. (Приложение №4)

После оценки рисков, аудитор  составляет план и программу  аудита . При составлении плана аудиторской проверки аудитору целесообразно рассмотреть следующие вопросы:

- Условия контракта и  установленные законом положения  об ответственности.

- Сущность и время составления  отчетов или другая передача  информации клиенту, предусмотренная  контрактом с ним.

- Учетные решения, утвержденные  клиентом, а также изменения в  них.

- Воздействие на  аудит  новых учетных или аудиторских государственных инструкций, нормативов, законов.

- Определение наиболее  важных вопросов проводимого   аудита .

- Установление уровней  материальности в целях эффективного  проведения  аудита .

- Условия, требующие особого  внимания (возможность материальной  ошибки, обмана или совлечения  взаимосвязанных сторон).

- Степень доверия учетной  системе фирмы и внутреннему  контролю.

- Внимание к специфическим  областям  аудита 

- Сущность и объем аудиторских  доказательств.

- Работа внутренних аудиторов  и масштабы их вовлечения в   аудит .

- Вовлечение других аудиторов  в  аудит  отделений или подразделений клиента.

- Вовлечение экспертов.

Аудитор должен документально  оформить свой общий план. Форма  и размер документации будут изменяться в зависимости от масштаба и сложности   аудита .

Аудитору также следует  подготовить в письменном виде программу   аудита , устанавливающую процедуры, необходимые для выполнения аудиторского плана. При подготовке аудиторской программы аудитор, имея разъяснение системы учета и связанного внутреннего контроля, может полагаться на определенные виды внутреннего контроля для установления сущности, времени проведения и объема требуемых аудиторских процедур. Аудитор может определять, что использование внутреннего контроля является эффективным путем проведения  аудита . Однако аудитор может решить не использовать данные внутреннего контроля, если есть другие, более эффективные методы получения достаточных аудиторских доказательств. Аудитору следует предусмотреть приемлемое время проведения процедур, комбинацию любых содействий со стороны клиента, наличие в его распоряжении ассистентов, а также вовлечение других аудиторов или экспертов по отдельным вопросам. Аудиторский план и связанная с ним программа должны пересматриваться по мере выполнения работы на основе аудиторского анализа внутреннего контроля, его предварительной оценки и результатах его независимых процедур, а также процедур согласования.

В целом можно сделать  вывод, что использование компьютерных средств улучшает информационный доступ, координацию деятельности работы подразделов, и решает значительный круг внутренней управленческой проблемы предприятия. С помощью компьютерной программы  осуществляют формирование контрольных  данных, приемы документального контроля. Возможность контроля как функции управления в АООО «Советская Украина» используется сегодня недостаточно. В отдельных случаях система внутреннего контроля не отвечает требованиям научного управления из причины методологического, методического и организационного характера. В связи с этим возникает потребность разработать методы оптимизации контрольной системы предприятия. Среди методов повышения эффективности функционирования системы внутреннего контроля в современных предприятиях предлагается применять следующие: метод распределения полномочий и ответственности между работниками, ротация кадров, осуществления контроля за отдельными направлениями предпринимательской деятельности, усовершенствования контроля при планировании продажи, сбора информации и формирования дела-досье, на покупателей и заказчиков, диагностики и прогнозирования проблемы.

Применение приведенных  методов в практической деятельности несомненно обеспечит превращение контроля из формальной констатации фактов и результатов деятельности общества с ограниченной ответственностью в действенное и эффективное средство эффективного управления им, то есть будет способствовать качественному решению практических заданий относительно динамического развития предприятия, его экономического роста.

2.2. Организация  и процедура проведения аудиторской  проверки.

На первом этапе  аудита  административных  расходов  проводится проверка фактической суммы  расходов  от реализации продукции, товаров, работ и услуг. При аудиторской проверке необходимо обратить внимание на состав производственной себестоимости готовой продукции и правильность ее расчета.

Следующим этапом  аудита   расходов  деятельности осуществляется проверка правильности расчета административных расходов, расходов на сбыт и прочих операционных доходов и отнесения их на финансовый результат предприятия. При аудиторской проверке административных расходов аудитор должен выяснить их состав, проверить правомерность их отображения на счете 92 «Административные расходы» и правомерность аналитического учета. Проверка записей на дебете счета 92 «Административные расходы» осуществляется на основе следующих документов: ведомость начисления заработной платы административно-управленческому персоналу, начислений на заработную плату, платежей, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, счета арендодателей на арендную плату. Также аудитором должна быть проведена проверка отображения хозяйственных записей административных расходов в бухгалтерском учете.

Административные расходы  отражаются отчете о финансовых результатах  №2 отдельной статьей, в которой  отражаются общехозяйственные расходы, связанные с управлением и  обслуживанием предприятия, согласно П(С) БУ -3 «Отчет о финансовых результатах».

Далее аудитор составляет реестр проверки корреспонденции счетов, т. е. этот документ позволяет выявить  нарушения при отражении неправильной корреспонденции счетов, следовательно, сумма расхода может быть отнесена на другой счет, что приводит к искажению  информации в учете и отчетности.

Пример операции: Списаны  расходы на командировки общехозяйственного характера или административного (директор предприятия, главный бухгалтер) в сумме 480грн., включая НДС. По данной операции составлена проводка: Дт 93 Кт 372 Сумма -480,00грн., такая проводка является неверной, так как это расходы, связанные со сбытом готовой продукции. Исправить ошибку можно, изменив корреспонденцию счетов Дт Кт Сумма

Далее, устранив ошибку записываем правильную корреспонденцию счетов по данной операции: Дт 92 Кт 372 Сумма 480грн., теперь находим НДС и отмечаем следующей корреспонденцией счетов Дт 641 Кт 372 Сумма 80,00грн.

Реестр проверки амортизации  основных средств, в этом документе  проверяется правильность отражения  операций с основными средствами по начислению амортизации, т. е. достоверность  информации, правильность начисления амортизации, дата отражения поступившего объекта на предприятие и дата выпуска данного объекта.

Также аудитор может разработать  тесты или анкету для опроса персонала  предприятия. Тест-опрос должен содержать  вопросы для выяснения следующих  аспектов:

- законность и правильность  отражения хозяйственных операций  по счету 92 «Административные  расходы»;

- действия по ведению  внутреннего контроля на предприятии;

- замеченные недостатки  при учете расходов;

- замечания и предложения  по улучшению.

Основными направлениями  тестового опроса должны быть анонимность  и конфедициальность.

3. Документальное  оформление аудиторской проверки.

3.1. Рабочие документы  и ведение аудиторского досье.

Аудитор должен отражать в  рабочих документах информацию о  планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объёме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах содержится обоснование аудитором всех существенных вопросов, по которым необходимо выразить своё суждение и прийти к определённому выводу.

Рабочие документы обычно содержат: информацию, касающуюся юридической  и организационной структуры  объекта; копии важных юридических  документов, протоколов; документы, подтверждающие процесс планирования, включая программы  аудиторской проверки; доказательства понимания аудитором систем бухгалтерского учёта и внутреннего контроля. Также в состав рабочих документов входят таблицы, графики, сделанные  на основе анализа существенных коэффициентов  и тенденций; таблицы с данными  о расхождениях, выявленных в результате проверки тождественности показателей  отчётности и учётных регистров. В рабочие документы аудитор  включает и записи о характере, сроках и объёме выполненных процедур и  результатах таких процедур; указание на то, кто выполнял аудиторские  процедуры; копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим  лицам и полученных от них; выводы, сделанные аудитором по важным аспектам  аудита ; копии отчётности и аудиторского заключения.

Аудитор составляет следующие  рабочие документы: реестр проверки корреспонденции счетов, реестр проверки амортизации основных средств. С  помощью этих документов, аудитор  выявляет ошибки, допущенные при учете   расходов  и учете в целом. Совокупность рабочих док-тов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие док-ты в досье должны находится в определенной последовательности:

организационные; административные; док-ты аудиторских процедур по отдельным статьям годового отчета; другие аудиторские данные; выводы (заключение); рекомендации.

Рабочие док-ты подготовлены в ходе выполнения заказа, включая документы подготовленные клиентом для аудитора являются собственностью аудитора. Единственный случай, когда кто-либо еще, в том случае клиент, имеет юридическое право изучать эти док-ты, возможен тогда, когда они отправляются по повестке в суд в качестве вещественного док-ва. После завершения  аудита , все рабочие док-ты остаются у аудитора, так что он в будущем может при необходимости пользоваться ими. В ходе проверки клиент получает значительное количество информации носящей конфиденциальный характер. Если аудитор раскроет подобную информацию посторонним лицам или служащим своего клиента, которые не имеют доступа к этой информации взаимоотношения аудитора и клиента будут затруднены. По этой причине следует постоянно принимать все необходимые меры к защите рабочих документов. Принято выделять рабочие док-ты объединенные в постоянную информационную (постоянные файлы). Они являются удобными источниками информации об  аудите , которая не утрачивает своей ценности из года в год. Обычно это следующие док-ты: