Учётная политика в бюджетных учреждениях

      5. Формы первичных (сводных) учетных  документов, применяемых для оформления  хозяйственных операций, по которым  законодательством РФ не установлены  обязательные для их оформления  формы документов.

      6. Порядок организации и обеспечения  (осуществления) учреждением внутреннего  финансового контроля. Учетная политика  казенного учреждения может содержать  иные решения, необходимые для  организации и ведения бухгалтерского  учета.

      Информация  об активах, обязательствах и проводимых операциях отражается в бухгалтерском  учете на основании первичных  учетных документов. Инструкция N 157н содержит требования к формам таких документов (которые также приведены в Законе о бухгалтерском учете). Первичные учетные документы должны соответствовать унифицированным формам документов, утвержденным правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ N 173н, которым утверждены унифицированные формы первичных учетных документов и методические указания по их применению. Приказ вступил в силу с 1 января 2011 года.

      Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      - наименование документа;

      - дату составления документа;

      - наименование участника хозяйственной  операции, от имени которого составлен  документ, а также его идентификационные  коды;

      - содержание хозяйственной операции;

      - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

      - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

      - личные подписи указанных лиц  и их расшифровка.

      Казенные  учреждения также могут применять  сводные учетные документы, которые  составляются на основе первичных учетных  документов. Они разработаны для  осуществления внутреннего (предварительного, последующего) финансового контроля и (или) в целях упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях. Формы сводных учетных документов утверждает Минфин. В случае отсутствия утвержденной формы учреждение вправе в рамках формирования своей учетной  политики утверждать формы сводных  учетных документов, принимая во внимание требования к составу обязательных реквизитов, указанных выше.

      Первичные и сводные учетные документы  составляются на бумажных или машинных носителях (в виде электронного документа  с использованием ЭЦП). В случаях применения электронных документов казенное учреждение обязано изготавливать за свой счет бумажные копии таких документов по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов.

      Первичный (сводный) учетный документ может  содержать дополнительные реквизиты, не предусмотренные унифицированной  формой, если того требуют нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету.

      Первичные документы принимаются к учету  только при наличии подписи руководителя учреждения или уполномоченного  им лица.

      Денежные  документы принимаются к учету  при наличии на них двух подписей: руководителя и главного бухгалтера учреждения (или уполномоченных ими  лиц).

      Подпись главного бухгалтера обязательно должна стоять на следующих документах:

      - денежные и расчетные документы;

      - документы, оформляющие финансовые  вложения;

      - договоры займа;

      - кредитные договоры.

      Такие документы без подписи главного бухгалтера к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением  документов, подписываемых руководителем  органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых  определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ.

     В случае возникновения между руководителем  казенного учреждения и главным  бухгалтером разногласий по осуществлению  отдельных хозяйственных операций указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера (уполномоченного  им лица), принимаются к исполнению и отражению в учете с письменного  распоряжения руководителя учреждения (уполномоченного им лица). При этом ответственность за совершение данной операции возлагается на руководителя казенного учреждения (п. 8 Инструкции N 157н). 

      Первичный учетный документ формируется в  момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Допускается формирование первичного (сводного) документа один раз в  день при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. В этом случае первичный (сводный) учетный документ формируется на основании кассовых чеков.

      Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки  в бухгалтерию, а также достоверность  содержащихся в них данных несут  лица, составившие и подписавшие  эти документы.

      Не  допускается принятие к бухгалтерскому учету денежных и расчетных документов, содержащих исправления. Исправления  на иных документах признаются допустимыми  только при наличии отметки "Исправленному  верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений, проставленной  лицом, составившим и подписавшим  эти документы.

      Регистры  бухгалтерского учета служат своеобразным накопителем информации, содержащейся в первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета и в отчетности. При отражении в регистрах  учета первичные (сводные) учетные  документы систематизируются в  хронологическом порядке и группируются по соответствующим счетам бюджетного плана счетов. Регистры подписываются  лицом, ответственным за их формирование, которое должно обеспечить правильность отражения хозяйственных операций в указанных регистрах. Допускается  применение регистров как в бумажном варианте (книги, журналы, карточки), так  и в виде электронного документа  с ЭЦП.

      Инструкция N 157н содержит следующий перечень регистров бухгалтерского учета:

      - Журнал операций по счету "Касса";

      - Журнал операций с безналичными денежными средствами;

      - Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

      - Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

      - Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

      - Журнал операций расчетов по оплате труда;

      - Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

      - Журнал по прочим операциям;

      - Журнал по санкционированию;

      - Главная книга.

      Формы регистров бухгалтерского учета  устанавливаются Минфином. Приказ N 173н содержит также перечень, формы регистров бухгалтерского учета и методические указания по их формированию. Перечень регистров бухгалтерского учета, утвержденный этим приказом, значительно шире указанного выше. Кроме журналов операций, которые заполняются на основании корреспонденции счетов по соответствующим операциям, к регистрам бюджетного учета относятся инвентаризационные ведомости, ведомости начисления зарплаты, инвентарные карточки учета основных средств, книги учета боя посуды, реестр депонированных сумм, авансовый отчет и прочее.

      Записи  в журналы операций осуществляются по мере совершения данных операций и  принятия к учету первичного (сводного) учетного документа (группы однородных документов), но не позднее следующего дня после его получения.

      По  истечении каждого отчетного  периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, относящиеся  к соответствующим журналам операций, сброшюровываются в хронологическом  порядке. На обложке папки указывается: наименование учреждения; название и  порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован журнал операций, с указанием года и месяца (числа); наименование журнала операций с указанием (при наличии) его  номера; количество листов в папке (деле).

      При наличии электронного документооборота формируется реестр электронных  документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) к  соответствующему журналу операций, подшиваемый в отдельную папку (дело).

      Периодичность (операционный день, месяц, квартал) формирования реестра электронных документов соответствует периодичности формирования журнала операций на бумажном носителе и устанавливается правилами  документооборота.

      По  истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих журналов операций записываются в Главную книгу.

     При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, не переходят в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года (п. 11 Инструкции N 157н).

     При комплексной автоматизации бухгалтерского учета формирование регистров осуществляется на бумажном носителе, а при наличии  технической возможности - в форме  электронного регистра. Формирование машинограмм регистров бухгалтерского учета осуществляется с периодичностью, установленной учетной политикой  учреждения, но не реже периодичности, установленной для составления  и представления бухгалтерской  отчетности. При формировании машинограмм  регистров бухгалтерского учета  допускается отличие выходной формы  документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели машинограммы содержат обязательные реквизиты и  показатели соответствующих регистров  бухгалтерского учета.

      Ответственность за организацию хранения бухгалтерских  документов (первичные (сводные) учетные  документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность) несет  руководитель казенного учреждения.

      Бухгалтерские документы хранятся в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Хранение документов в электронном  виде на машинных носителях осуществляется с учетом требований законодательства, регулирующего использование ЭЦП в электронных документах. Регистры бухгалтерского учета должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправления.

      Случаи  пропажи, уничтожения или порчи  документов подлежат расследованию  специальной комиссией, которая  назначается руководителем учреждения либо его учредителем. Указанная  комиссия также принимает меры по восстановлению документов. Для участия  в работе комиссии могут привлекаться представители следственных органов, охраны, государственного пожарного  надзора.