Банки данных

1. ЗАПРОСЫ НА ВЫБОРКУ.

Существует немало различных видов  запросов, но самые простые из них  и, к тому же, используемые наиболее часто - это запросы на выборку. С них и принято начинать знакомство с созданием запросов. Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. Как и другие объекты Access, запросы можно создавать автоматически с помощью Мастера или вручную. И, как обычно, на этапе обучения лучше не пользоваться Мастером, чтобы почувствовать работу с запросами "кончиками пальцев". Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language - структурированный язык запросов). К счастью, те, кто пользуются СУБД Access, могут позволить себе не изучать этот язык. Вместо него в Access есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

ВЫБОР БАЗОВЫХ ТАБЛИЦ ДЛЯ ЗАПРОСА.

1. Создание запроса к базе  начинается с открытия вкладки  Запросы диалогового окна База  данных и щелчка на кнопке Создать.

2. В открывшемся диалоговом окне  Новый запрос задают ручной  режим создания запроса выбором  пункта Конструктор. 

3. Создание запроса в режиме  Конструктора начинают с выбора  тех таблиц базы, на которых  будет основан запрос.

4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе.

5. Выбранные таблицы заносят  в верхнюю половину бланка  запроса по образцу щелчком  на кнопке Добавить.

6. В окне Добавление таблицы  обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

2. ИТОГОВЫЕ ЗАПРОСЫ.

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления.

Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или  их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

5. ФОРМЫ.

Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией  он не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты - формы.  
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФОРМЫ? Данные в таблицу  можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют, по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу. Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок "наведет порядок" в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов. Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. В-третьих, ввод данных в таблицу - чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка. И, наконец, в-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

СОЗДАНИЕ ФОРМ.

Как и другие объекты Access, формы  можно создавать вручную или  автоматически, причем несколькими  способами. В отличии от таблиц и  запросов формы состоят из многочисленных элементов управления, и oт того, насколько аккуратно эти элементы расположены ни экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать работу лучше с них.

АВТОФОРМЫ.

1. Автоформы - самый простой вид  автоматических форм. Для создания автоформы надо открыть вкладку Формы в диалоговом окне База данных и щелкнуть на кнопке Создать - откроется окно Новая форма.

2. В диалоговом окне Новая  форма выбирают в качестве  источника данных для формы  какую-либо таблицу или запрос, после чего создают автоформу двойным щелчком в списке выбора вида автоформы (табличная, ленточная или в столбец).

 3. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

• выбор полей, данные для которых можно будет вводить форме;
• выбор внешнего вида формы (один из четырех);
• выбор фонового рисунка формы (один из десяти);
• задание имени формы. Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений.

4. Готовую форму можно сразу  же использовать для просмотра  существующих записей или для ввода новых.

6. ОТЧЕТЫ.

Напомним функции основных объектов базы данных:

• таблицы служат для хранения данных;
• запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц;
• формы служат для упрощения операций ввода данных в таблицы, но могут быть использованы и для просмотра результатов работы запросов на экране.

Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

АВТООТЧЕТЫ.

Большая часть того, что было сказано  о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.  
При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.