Банки данных

Информатика и математика для юристов

СУБД ACCESS.

 

1. БАЗЫ ДАННЫХ.

Хранение информации - одна из важнейших  функций компьютера. Самым распространенным средством такого хранения являются базы данных.

База данных - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах или явлениях или событиях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части.

1. СТРУКТУРА БАЗЫ ДАННЫХ.

Большинство баз данных имеют табличную  структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу и в каком виде.

2. ПРОСТЕЙШИЕ БАЗЫ ДАННЫХ.

Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным  средствам. Чтобы файл считался базой  данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована  так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных. Существует, по крайней мере, два формата текстовых баз данных:

• с заданным разделителем;
• с фиксированной длиной поля.

Несмотря на "примитивность" таких текстовых баз данных, мощные системы управления базами данных позволяют  импортировать подобные файлы и  преобразовывать их в "настоящие" базы данных.

3. СВЯЗАННЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Примеры, которые мы привели выше, можно считать простейшими базами данных, но на самом деле это не совсем базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых  структурах, то для работы с ней  можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц.

Базы  данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных.  
Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося закупкой и поставкой продуктов питания. Для того чтобы знать, кто какой продукт купил и сколько продуктов каждого наименования осталось на складе, предприятию необходима база данных. Но если все сведения о покупателях. поставщиках и продуктах хранить в одной таблице, то таблица станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз когда клиент будет покупать очередной товар, придется вписывать его адрес, телефон и другие данные. Так никто не работает. Это долго, трудно и чревато многочисленными ошибками.

Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить сведения о  клиентах со всеми их данными, в другой - сведения о купленных продуктах, чтобы в любой момент узнать, что  выдано клиенту, какие документы ему оформить. В третьей таблице - остаток продуктов на складе, чтобы вовремя пополнять запасы. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокат известно, что клиент НВП взял диск D001, то система управления базой данных мгновенно найдет в таблице Клиенты все паспортные данные этого человека, а в таблице Склад все данные об этом диске.

Разделение  базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо.  
Если данные в разных записях начинают повторяться, это может говорить о том, что база имеет плохую структуру. Надо подумать о том, нельзя ли разбить таблицу на группу связанных таблиц. Если заданы связи между таблицами, то работать с разными таблицами можно, как с одной цельной базой данных.

 

2. СУБД ACCESS.

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие. Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы "под себя". Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office системы  управления базами данных Access. С помощью Access  обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic. Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое. Мы будем рассматривать работу СУБД на примере Access.

1. ОБЪЕКТЫ ACCESS.

Исходное окно Access отличается простотой  и лаконичностью. Шесть вкладок  этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

• Таблицы - основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.
• Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
• Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
• Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
• Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
• Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули или использовав готовые.

2. РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ACCESS.

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный  и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать  в ней новые объекты (например таблицы), задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

1. Взгляните на стартовое окно  базы данных. Кроме шести вкладок  для основных объектов оно содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

2. Кнопка Открыть открывает избранный  объект. Если это таблица, то  ее можно просмотреть, внести  новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

3. Кнопка Конструктор тоже открывает  избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

4. Действие командной кнопки  Создать соответствует ее названию. Она служит для создания новых  объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера. О достоинствах и недостатках этих методов мы поговорим при более подробном рассмотрении объектов Access.

 

3. ТАБЛИЦЫ.
1. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ.

Таблицы - основные объекты базы данных. Без запросов, форм, отчетов и  прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Создание базы начинается с создания первой таблицы.

Создание таблицы состоит в  задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

1. Есть  несколько способов создания  новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

2. .Самый  "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.

3. В  тех случаях, когда речь идет  о чужой таблице, которая находится  на удаленном сервере и которую  нельзя импортировать целиком,  пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

4. Опытные разработчики пользуются  Мастером таблиц. Это программа,  ускоряющая создание структуры  таблицы. Мастер задает ряд  вопросов и, руководствуясь полученными  ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.

5. Пункт Режим таблицы  открывает заготовку, в которой  все поля имеют формальные  имена: Поле1, Поле2... и т. д. и  один стандартный текстовый тип.  Такую таблицу можно сразу  наполнять информацией. 

6. Наиболее универсальный  ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.  
Для изменения свойств полей надо перейти в режим Конструктор щелчком на кнопке Вид. Чтобы вставить новое поле, надо установить указатель мыши на маркер поля и нажать клавишу INSERT. Чтобы удалить поле, его надо выделить и нажать клавишу DELETE. Закончив создание структуры, можно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.

2. Поля таблиц и их свойства.

Поля - это основные элементы структуры  базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие  типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что  можно делать с данными, содержащимися  в поле. Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Состав полей записи таблицы и их свойства определяются в конструкторе таблиц на специальном  бланке, содержащем столбцы: Имя поля, Тип данных, Описание. Существуют ограничения  для имен полей и элементов  управления (поле со списком, кнопка, флажок и т.п.):

• длина имени – максимум 64 символа;
• любая комбинация букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа(‘) и квадратных скобок ([]);
• имя не должно начинаться с пробела;
• имя не должно включать управляющие символы;
• имя не должно включать прямые кавычки (");
• имя не должно совпадать с именами свойств или элементов управления.

Для поля выбирается тип данных. Описание поля содержит произвольный текст, поясняющий структуру таблицы.

Типы полей таблиц СУБД Access.

Тип  данных	Содержит	Размер
Текстовый	Произвольные символы	До 255 символов, пустые значения не хранятся
Поле МЕМО	Неструктурированный текст	До 65535 (64 К) символов
Числовой	Любые числовые данные для математических вычислений, за исключением денежных операций	1,2,4 или 8 байт
Дата/время	Даты и время	8 байт
Денежный	Значения валют, предотвращает  округления во время вычислений, до 15 символов в целой части числа  и 4 в дробной	8 байт
Счетчик	Последовательные с шагом 1 или случайные числа при добавлении записи (не может обновляться, повторно номер не используется)	4 байта
Логический	Значения «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено»	1 бит
Объекты OLE	Объекты, использующие протокол  OLE и технологию связывания и внедрения	До 1 Гбайта (ограничено объемом диска)
Гиперссылки	Содержит как минимум 3 части: Текст для показа ссылки; Адрес путь к файлу или странице; Подадрес – для ориентации внутри файла или страницы	Каждая часть гиперссылки содержит до 2048 символов.
Мастер подстановок	Выбор значения из другой таблицы  или из списка значений, используя  поле со списком	Размер ключевого поля, обычно 4 байта