Банки данных

 

Свойства поля зависят  от выбранного типа данных. Свойства поля задаются на двух вкладках: Общие и  Подстановка.

Для поля таблицы может задаваться подпись, которая автоматически выводится как название поля таблицы в формах и отчетах. Для полей определенных типов данных можно указать значение по умолчанию. В этом случае происходит автоматическое заполнение полей в новых записях значениями по умолчанию. При вводе данных в поля таблицы можно выполнять контроль:

• По формату вводимых значений – учитывается тип данных и маска ввода;
• По условию – задается выражение, состоящее из констант, встроенных функций, операторов сравнения.

Поле может иметь свойства обязательного ввода, запрета ввода пустых строк.

Некоторые поля таблицы  получают свойство индексных полей. Для индекса указывается, допускается или не допускается совпадение значений в записях таблицы. Обычно индексы создаются для полей, которые являются ключами связи с другими таблицами, служат ускорению поиска записей в таблице, выполнения многотабличных запросов, отчетов, форм. Среди всех индексов выделяется первичный индекс – Primary Key, который обеспечивает идентификацию записей таблицы. Этот индекс может содержать произвольное число полей определенного типа данных. Для создания, редактирования и удаления индексов используется команда меню Вид}Индексы.

Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО, Гиперссылка, Объект  OLE. При редактировании данных таблиц индексы автоматически обновляются, поэтому значительное число индексов замедляет работу с таблицей.

В один индекс может входить несколько  полей таблицы, для каждого поля указываются свойства:

• порядок сортировки;
• ключевое поле (только один индекс может иметь значение Да – Primary Key); Уникальный индекс(возможность повторения значений индекса в записях таблицы); пропуск пустых полей.

3. Мастер подстановок.

Ссылка на таблицу, запрос.

Поля таблиц могут заполняться  значениями из других таблиц или запросов.  Для определения источника строк в виде ссылки на таблицу или запрос следует:

• Перейти в конструктор таблиц;
• Выбрать поле, для которого требуется подстановка значений;
• Указать тип поля – Мастер подстановок;
• Затем выбрать:
• Способ подстановки – Объект Столбец подстановки будет использовать значения из таблицы или запроса;
• Таблицу или запрос – источник для подстановки;
• Поле таблицы или запроса, обеспечивающее выбор значений;
• Выбрать другие поля источника для формирования списка подстановки;
• Изменить ширину столбцов с помощью мыши, если это нужно;
• Снять флажок Скрыть ключевой столбец для таблицы с первичным ключом;
• Выбрать поле, идентифицирующее строку списка;
• Задать подпись для столбца подстановки.

После завершения работы мастера подстановки следует просмотреть на вкладке Подстановка свойства поля, которые можно отредактировать.

Источник строк записан на языке  запросов SQL.

Присоединенным столбцом является ключевой столбец, он всегда один.

Заголовки столбцов можно не выводить, ширина столбцов – произвольная. Если ключевой столбец скрыт, ширина этого столбца –0 см. Можно задать максимальное число строк и ширину списка. Если ввод данных в поле должен выполняться только из исходного списка, указывается свойство поля   Ограничится списком –  Да.

Если в качестве источника  выбрана таблица, содержащая составной  ключ, в поле подстановки вставляется  первое поле составного ключа. Флажок Скрыть ключевой столбец выводится,  если источник поля подстановки – таблица с ключом из одного поля. Если этот флажок не убрать, в таблицу записывается поле, следующее за ключевым.

Ссылка на фиксированный список значений.

Другой вариант использования  мастера подстановки – создание фиксированного набора значений для поля. Последовательность действий для определения источника строк:

• Перейти в конструктор таблиц;
• Выбрать поле, для которого требуется подстановка значений;
• Указать тип поля – Мастер подстановок;
• Выбрать способ подстановки – Будет введен фиксированный набор значений;
• Указать число столбцов списка и заполнить элементы списка;
• Выбрать поле, однозначно определяющее строку списка;
• Задать подпись столбца.

Для полей подстановки из фиксированного набора значение на вкладке Подстановка указывается тип элемента управления – Поле со списком, тип источника данных – Список значений.

4. КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

 Если для таблицы определены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

5. ОСОБЕННОСТИ ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ.

Прежде чем мы приступим к  изучению приемов работы с таблицами  баз данных, надо обратить внимание на одну особенность всех баз данных, связанную с сохранением информации.  
Обычно с документом в программах можно делать все что угодно, пока не настала пора его сохранять. Испортив неаккуратными действиями исходный документ, можно отказаться от сохранения и вернуться к работе с прежней копией. В базах данных это не так.  
Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами.  
Сама база - это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц - тоже документ. В Access такого файла нет, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами.

При изменении структуры таблицы  система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц нельзя сохранить  принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.  
Эта особенность систем управления базами данных требует аккуратного отношения к работе с таблицами. Для экспериментов надо создавать отдельные копии базы или таблиц и работать с ними.

6. ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ БАЗ ДАННЫХ.

Вызовем таблицу базы данных.

1. Обратим внимание на строку  состояния в нижней части окна. В Access эта строка называется  полем номера записи. Это поле  содержит кнопки перехода, с помощью которых можно эффективно перемещаться по таблице.

2. Каждая запись имеет слева  кнопку (маркер записи). Щелчок на  этом маркере выделяет всю  запись и готовит ее к копированию,  перемещению, удалению.

3. Щелчок правой кнопкой на  выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся в левом  верхнем углу таблицы, - это маркер  таблицы. Щелчок на нем выделяет  всю таблицу, а правый щелчок  открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве Подпись.

6. Если содержимое поля не  полностью умещается в ячейке  таблицы, столбец можно расширить.  При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

7. Щелчок на заголовке столбца  выделяет весь столбец, а щелчок  правой кнопкой на выделенном  столбце открывает контекстное  меню. В нем есть пункты, позволяющие  отсортировать записи по данному  полю, вставить новый столбец,  скрыть столбец и прочее.  
8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок. Скрытый столбец опять станет видимым.

7. СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ.

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с  группами взаимосвязанных таблиц. Для  создания связей между таблицами  СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

1. Окно Схема данных открывают  щелчком на одноименной кнопке  панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.

2. Если ранее никаких связей  между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема  данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3. Если связи между таблицами  уже были заданы, то для введения  в схему данных новой таблицы  надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

4. Введя в схему данных все  таблицы, которые надо связать,  можно приступать к созданию  связей между полями таблиц.

5. Связь между полями устанавливают  путем перетаскивания имени  поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6. После перетаскивания открывается  диалоговое окно Связи, в котором  можно задать свойства образующейся связи.

7. Включение флажка Обеспечение  условия целостности данных позволяет  защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.

8. Флажки Каскадное обновление  связанных полей, и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

4.  ЗАПРОСЫ.

Предположим, что на крупном предприятии  есть огромная база данных Кадры, содержащая подробнейшие сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах. Работать с базой данных Кадры могут разные подразделения предприятия, и всем им нужны разные данные. Не все то, что положено знать службе безопасности предприятия, должно быть доступно главному врачу, и наоборот. Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое, гораздо более гибкое и удобное средство - запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. У сотрудника бухгалтерии должен быть запрос, который позволит определить, сколько дней в году по болезни отсутствовал тот или иной работник, но у него не должно быть запроса, позволяющего узнать, чем он болел и где лечился, а у главного врача такой запрос быть должен.  
В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Результаты обработки сказываются только на содержании результирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.  
И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.  
В таблицах баз данных отсутствует возможность вставить новую запись между другими. Записи всегда добавляются только в конец базы. На вопрос, почему так происходит, ответ простой: потому что в упорядочении таблиц нет необходимости. Для этого существуют запросы. Совершенно неважно, под каким номером внесена в таблицу та или иная запись. Если нужно видеть ее в строго определенном месте (например, рядом с другими аналогичными), значит нужно создать запрос, который сгруппирует записи по заданному признаку.