Учет текущих обязательств

 

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подотчетных  лиц, должны обязательно фиксировать  срок их представления, так как они  должны быть представлены в бухгалтерию  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых  отчетов объясняется действующим  порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход физических лиц. Материальная выгода от использования  работником денежных средств организации  может быть получена в случаях  несвоевременного возврата неизрасходованных  подотчетных сумм или необоснованного  их получения. При этом для целей  налогообложения следует определить число дней, в течение которых  подотчетные суммы использовались не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая  даты отчета о расходовании подотчетных  сумм работником организации. Выявленная материальная выгода рассматривается  как доход работника организации, который облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13%. В  состав дохода включается также превышение размера суточных против установленных  норм и оплата расходов, не соответствующих  характеру выполняемого производственного  задания.

 

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок  расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных  расходов, компенсируемых организацией. Так, действующим законодательством  в составе таких расходов предусматриваются  оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к  месту командировки и обратно; затраты  за пользование постельными принадлежностями.

 

Командировочные расходы, связанные  с производственной деятельностью, считаются признанными расходами  по обычным видам деятельности и  включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходима информация об оплате командировочных  расходов, превышающих установленные  нормы, с целью последующей корректировки  налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм». Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основе приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

 

Д-т сч. 50 «Касса»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случаях, когда подотчетные  лица не возвращают полученные ранее  авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных  подотчетных суммах, списание таких  сумм отражается бухгалтерской записью:

 

 

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; при удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной  суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет:

 

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

 

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей. При условии  невозможности взыскания остатка  неизрасходованных подотчетных  сумм из заработной платы:

 

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

 

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По истечении  срока исковой давности сумма  невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации:

 

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

 

К-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 

Рассмотренный выше порядок  документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами в значительной мере связан с формированием  информации, необходимой не только для учета и расходования подотчетных сумм, но и информации, используемой для целей налогообложения и для предотвращения финансовых потерь в виде штрафных санкций за несоблюдение установленного порядка использования наличных денежных средств через подотчетных лиц.

 

Таким образом, для учета  расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются остаток  задолженности за подотчетным лицом  и выдача денежных средств под  отчет работникам организации, по кредиту  – остаток невозмещенных организацией расходов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности  подотчетных лиц в связи с  использованием подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных  и других производственных расходов.

 

Группировка хозяйственных  операций по данному счету может  быть представлена следующим образом.

 

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются бухгалтерской записью:

 

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке». Выдача подотчетных  сумм работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в  банках:

 

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

К-т сч. 55 «Специальные счета  в банке»; «Валютные счета»; возмещение перерасхода работникам организации  из кассы, с расчетных и других счетов в банках:

 

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции  с дебетом различных счетов отражаются следующие операции: оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  оборудования к установке, расходов, относимых к капитальным вложениям:

 

Д-т счетов 07 «Оборудование  к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; расходов на приобретение материальных ценностей:

 

 Д-т счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение  материальных ценностей», 41 «Товары»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; оплата подотчетными лицами услуг  сторонних организаций, стоимость  которых включается в состав расходов по обычным видам деятельности:

 

Д-т счетов 20 «Основное  производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажи»

 

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; возврат неиспользованных подотчетных сумм подотчетными лицами:

 

Д-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в  соответствии с договором:

 

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; оплата подотчетными лицами прочих операционных или внереализационных  расходов:

 

Д-т сч. 91, субсчет 2 «Прочие  расходы»

 

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждому  подотчетному лицу с отражением суммы  образования задолженности по полученному  из кассы организации авансу, а  также суммы списания данной задолженности  по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм. Выходные данные ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используются при составлении Главной книги по счетам синтетического учета, бухгалтерского баланса и отчетности организации.

 

1.2 Учёт расчётов с поставщиками  и подрядчиками, покупателями и  заказчиками

 

Обязательства по расчетам с  поставщиками и подрядчиками возникают  между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, к которым относится и договор  поставки. По содержанию указанные  договоры должны соответствовать требованиям, сформулированным статьями 455, 506 и другими  ГК РФ. Отметим, что для формирования учетной информации особое значение имеют сведения о поставках: наименование товара, его количество, цена, формы  расчетов, сроки поставки и ее оплаты, условия транспортировки, момент перехода права собственности на приобретенные  товары, материалы и другое имущество  от продавца к покупателю.

 

Для учета расчетов за поступившие  материалы, товары, выполненные работы и услуги предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», по дебету, которого отражаются суммы  исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, а  также выданные авансы в корреспонденции  со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и др.), по кредиту – образование задолженности  перед другими юридическими лицами в корреспонденции с дебетом  счетов материально-производственных запасов (10 «Материалы») и соответствующих  затрат (20 «Основное производство», 44 «Издержки обращения» и др.) [5].

 

Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности  перед поставщиками являются расчетные  документы (счета, счета-фактуры) и документы, свидетельствующие о факте свершения  сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг  и др.).

 

Основными реквизитами счета-фактуры  являются: номер документа и дата его составления, сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его  юридический адрес, соответствующий  учредительным документам, идентификационный  номер и др.), сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового  адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим  лицом; сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический  адрес, идентификационный номер  и др.); сведения об условиях поставки, включая транспортировку груза, формы расчетов за поставку (в безналичном  порядке, расчеты наличными через  кассу, расчеты векселями, в порядке  обменных операций, предварительной  оплаты и т. д.); сведения о реализованных  товарах, работах и услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей; единица  измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с учетом НДС, стоимость товара, включая НДС, и стоимость товара без НДС).

 

Не менее важным обстоятельством  образования задолженности у  организации перед поставщиками считается момент перехода права  собственности на приобретаемое  имущество от поставщика к покупателю. В соответствии с установленным  порядком учетные данные о продаже  продукции формируются по моменту  ее отчуждения, т. е. «по отгрузке», что  означает переход права собственности  на отгруженную продукцию к покупателю. Согласно принципу имущественной обособленности, предусмотренному ПБУ/1 «Учетная политика организации», имущество, находящееся  в собственности организации, должно быть отражено в ее балансе. Из этого  следует, что обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками должны быть отражены организацией в следующих  случаях: при поступлении непосредственно  на склад организации товарно-материальных ценностей или приемке оказанных  услуг и выполненных работ  в соответствии с документами  поставщика; при поступлении материалов и оприходовании их без расчетных  документов поставщика на их оплату, т. е. имеет место неотфактурованная  поставка; при оплате расчетных документов поставщика за материалы, которые до конца месяца не поступили в организацию  и находятся в пути или на ответственном  хранении у поставщика.

 

Погашение обязательств по расчетам с поставщиками оформляется бухгалтерской  записью:

 

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 

 

К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

 

По дебету счета 60 отражаются и выданные авансы, которые представляют собой предварительные платежи  по сделкам, вытекающие из условий расчетов между участниками договоров. Учет выданных авансов осуществляется обособленно  в отдельных регистрах аналитического учета с целью получения информации о расчетах с конкретными поставщиками и контроля за их состояниями. Суммы  выданных авансов перечисляются  по платежному поручению с расчетного и других счетов в банках. Эти  операции оформляются бухгалтерской  записью:

 

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

 

К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и др.

 

Перечисленные авансы поставщикам  и подрядчикам учитываются по дебету этого счета до тех пор, пока не будут полностью выполнены  и документально оформлены поставка материально-производственных запасов  или объем предусмотренных договором  работ и услуг. За полученные товары и выполненные работы, подтвержденные документально, возникает задолженность  перед поставщиками и подрядчиками, которая уменьшается на сумму  ранее выданных авансов.

 

При невыполнении договора поставки неиспользованные средства авансов  возвращаются поставщиком на расчетный  счет покупателя. Такая операция оформляется  платежным поручением, в котором  обязательно должно быть указано  основание (номер и дата платежного поручения, по которому зафиксировано  получение аванса, а также договора). Возврат поставщиком неиспользованной суммы авансов оформляется бухгалтерской  записью:

 

Д-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»

 

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы  выданные».

 

Аналитическая информация по счету 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» (авансы выданные) формируется  по каждому дебитору исходя из суммы  перечисленного аванса, а также сумм в уменьшение задолженности по расчетным  документам поставщика.

 

В соответствии с действующими правилами отражения расчетов и  порядком списания кредиторской задолженности  возникает необходимость организации  аналитического учета задолженности  поставщикам в зависимости от сроков ее погашения, в частности, по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил или не оплаченным в срок. Кроме того, аналитическая  информация формируется в зависимости  от используемых форм расчетов, которые  необходимы для контроля и взаимоувязки с данными синтетического учета.