Аудит денежных средств

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и  выданных кассиром денежных средств) с  применением технических средств аудитор проверяет обеспечение сохранности содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации и исключение возможности несанкционированного изменения данных.

Аудитор проверяет оформление книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств, где каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами по усмотрению руководителя может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа этой книги.

При применении технических средств лист кассовой книги в конце рабочего дня распечатывается в двух экземплярах на бумажном носителе. Нумерация листов должна быть в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, затем брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Аудитор проверяет наличие  заверительной надписи о количестве листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), смотрит наличие подписей руководителя и главного бухгалтера, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителя, проверяет наличие печати юридического лица.

Аудитор проверяет учетную  политику организации, где должно быть указано, кто осуществляет контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) главный бухгалтер или при его отсутствии - руководитель.

Порядок приема наличных денег установлен гл. 3 Положения N 373-П. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, как уже отмечалось, проводится по приходным кассовым ордерам (ПКО).

Затем аудитор проверяет  правильность оформления приходных  кассовых ордеров (ПКО), а именно:

- наличие подписи главного  бухгалтера или бухгалтера, а  при их отсутствии - подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы  наличных денег, проставленной  цифрами, сумме наличных денег,  проставленной прописью;

- наличие подтверждающих  документов, перечисленных в ПКО.

Аудитор при наличии  контрольно-кассовой техники проверяет правильность оприходования выручки в кассу организации. В соответствии с п. 3.3 Положения N 373-П при ведении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется ПКО на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо ПКО, указанного в п. 3.3 Положения N 373-П, оформляется ПКО на общую сумму принятых ими наличных денег.

Затем аудитор проверяет  правильность оформления расходных  кассовых ордеров (РКО) на выдачу наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат по расходным кассовым ордерам (РКО), расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Обязательно выдача наличных деньг непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Аудитор проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью в РКО и после выдачи денег подписи кассира.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денег работнику под отчет РКО оформляется согласно письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Аудитор проверят наличие  предоставленных авансовых отчетов  по истечении срока, не превышающего трех рабочих дней с прилагаемыми подтверждающими документами.

Далее аудитор проверяет  выдачу наличных денег под отчет при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

При проверке выплаты  заработной платы аудитор проверяет  учет невыданных денежных средств работников, оформление книги учета депонированных сумм и сдачу депонированных сумм на расчетный счет в банк.

Проверка наличия записей  в кассовой книге осуществляется по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Аудитор сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов, проверяет в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и наличие подписи кассира.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились  и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

По желанию аудитора или директора предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств.

По результатам аудиторских  проверок кассовых операций наиболее часто встречаются следующие нарушения:

- неоприходованные или  не полностью оприходованные  денежные средства, полученные в  банке или принятые от физических  лиц и (или) юридических лиц;

- излишнее списание  денежных средств по кассе  путем занижения итоговых оборотов  по приходу в кассовой книге, в результате ошибок в расчетах, повторного списания по одним и тем же документам;

- нарушение кассовой  дисциплины, в том числе превышение  лимита расчета наличными;

- отсутствие в документах  необходимых подписей должностных  лиц и другие нарушения оформления кассовых документов.

Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц  в размере от 4000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц  - от 40 000 до 50 000 руб.

 

2.3 Аудит учета денежных документов

В кассе могут храниться  денежные документы. К ним относятся путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 "Денежные документы", при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.   

Аудитору необходимо проверить правильность учета денежных документов, правильность составления  бухгалтерских проводок по счету 50-3 "Денежные документы"  и записей  в книге по учету и движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов оформляется кассовыми приходными и расходными документами и отражается в книге по движению денежных документов. Кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

Источники информации:

- документы, подтверждающие оплату за денежные документы (платежные поручения, расходные кассовые ордера);

- описи оценочной стоимости денежных документов;

- денежные документы – авиабилеты, ж/д билеты и др;

- учетный регистр, Главная книга.

2.4 Аудит операций по расчетным счетам

При аудиторской проверке банковских операций особое внимание обращается на соблюдение действующего законодательства при их осуществлении. В соответствии с действующим законодательством организации обязаны хранить свои денежные средства (сверх наличного лимита) в обслуживающих учреждениях банков. В Бухгалтерском учёте для этого предусмотрен счёт 51 «Расчётный счёт».

Порядок открытия и режим  ведения банковских счетов, а также осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России, а также нормами ГК РФ.

Самостоятельное регулирование  банковских операций не допускается.

Цели проведения аудита по операциям на расчетном счете:

-правильность оформления расчетных документов в банке;

-целесообразность совершенных операций;

-соответствие перечисленных сумм кредиторской задолженности или формам оплаты согласно договору;

-соответствие остатка денег на расчетном счете с балансом предприятия;

-правильность обобщения всех хозяйственных операций на синтетических и аналитических счетах и их формирование в журнале-ордере №2 и Главной книге.

Источники информации:

-платежное поручение (кому перечислено);

-платежное требование (был акцепт – оплата с согласия предприятия или нет, целесообразность требования);

 -сводное платежное поручение и требование-поручение;

-корешки чековой книжки на получение наличных денег (своевременность оприходования сумм, сумму, снятую с расчетного счета);

-журнал-ордер №2 (заполняется на основании выписки и платежных поручений);

-главная книга (счет 51 – расчетный счет: Дт – суммы, поступившие на расчетный счет, Дт 51-Кт 62 – расчеты с заказчиками, Дт 60-Кт 51 – оплата поставщикам). 

Прежде всего аудитор  устанавливает, сколько на предприятии  имеется расчетных счетов, и при  наличии нескольких таких счетов необходимо проверить, как ведется  аналитический и синтетический  учет по каждому из них.

Основная информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных документах. Аудитор должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами.       Если в выписке будут обнаружены подчистки и не оговоренные в письменном виде исправления, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

При аудите операций по расчетному счету аудитор также проверяет:

- порядок ведения учетных  регистров;

- ведутся ли регистры  синтетического учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

- своевременность отражения  в регистрах синтетического учета  операций по движению денежных  средств на расчетном счете;

- производятся ли записи  в учетные регистры по каждой выписке банка.

В начале проверки обязательно  сверяют остатки на счетах по выпискам банка и по учетным регистрам, а также обороты и остатки по счетам 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» в учетных регистрах и в Главной книге.

Прежде всего, следует  сверить остатки на счетах денежных средств проверяемого периода в  выписках банка, регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге) и отчетности. При наличии расхождений необходимо выявить их причины. При проверке поступивших на счета денежных средств устанавливается правильность их учета и полнота зачисления. Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета реализации (90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы») и по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками (62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам аренды, простого товарищества, штрафных санкций и др.) проверяют по данным выписок и приложенным к ним документам. Аудиторы должны проверить наличие договоров, подтвердить обоснованность и полноту зачисления денежных средств.

В ходе проверки выясняют также правильность указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС по поступившим суммам выручки, авансов и др.

Аналогично осуществляется контроль операций по списанию денежных средств с расчетного и других банковских счетов.

Кроме расчетных счетов организации могут иметь и  прочие счета в банках, на которых  учитываются денежные средства, подлежащие обособленному хранению. Открытие специальных счетов в банках вызвано также спецификой ведения отдельных форм расчетов между организациями. Аудиторская проверка проводится по каждому специальному счету в банке.

Бухгалтерский учет операций, связанных с расчетами по аккредитиву, по чекам, иным платежным документам, ведется на счете 55 «Специальные счета в банках». К нему могут быть открыты следующие субсчета; 55-1 «Аккредитивы», 55-2 «Чековые книжки», 55-3 «Депозитные счета» и др.

2.5 Аудит операций по валютным счетам

Для учета операций в  валюте предусмотрен счет 52 "Валютные счета", записи операций на котором  ведут в валюте платежа (доллары США, немецкие марки и т.д.) и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату поступления (списания) средств. При этом к счету 52 могут быть открыты следующие субсчета: 52-1 "Валютные счета внутри страны", 52-2 "Валютные счета за рубежом".