Отчет по практике в Національного університету «Одеська юридична академія»

ОСК - обліково-статистична картка

Положення про АСДС - Положення про автоматизовану систему документообігу суду

ЦПК - Цивільний процесуальний кодекс України

ЕК - експертна комісія

ЕПК - експертно-перевірна комісія

Наведені в Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

вихідна кореспонденція – документи, які направляються за межі суду;

відповідальний працівник (особа) – працівник (особа) апарату суду, який (яка) відповідно до посадових обов’язків здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом тощо;

віза – реквізит внутрішнього погодження документа у вигляді напису, зробленого особою відповідно до її посадових обов’язків, що висловлює згоду або незгоду з проектом документа та містить особистий підпис, прізвище, посаду (у разі потреби) особи та дату візування;

вхідна кореспонденція – документи, що надходять до суду;

діловодство – сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи з документами в суді;

документ – створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передача її у часі та просторі;

канцелярія – підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, у тому числі поєднувати функції служби діловодства;

керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, його заступник, особи, які виконують їх обов’язки;

непроцесуальний документ – документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону;

номенклатура справ – обов’язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання;

офіційна електронна адреса суду – електронна адреса, що внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб’єктів владних повноважень та зазначена на офіційному сайті суду;

працівники суду – судді, працівники апарату суду;

процесуальний документ – документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

реєстр – електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо;

реєстрація документа – сукупність дій, пов’язаних із фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера із записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації;

реєстраційна позначка – це штрих-код та літерно-цифрова інформація, зазначена над штрих-кодом, що містить найменування суду, реєстраційний номер документа та дату реєстрації;

резолюція – реквізит документа у вигляді напису, в якому міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та ініціалів автора резолюції. Резолюція може вчинятися шляхом внесення відповідних даних до реєстраційної картки документа в АСДС;

служба діловодства – підрозділ апарату суду, який може утворюватися в апараті суду та на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді.

Закріплення термінології у інструкції – важлива частина та важливе нововведення у цьому та деяких нормативних актах, адже дозволяє значно скоротити розміри акту та зробити його більш зрозумілим для людей, які не мають відношення до робітників суду. Наступна частина називається Загальною частиною, до якої входять такі відомості:

1. Загальні положення;

2. Порядок опрацювання  вхідної кореспонденції;

3. Передача процесуальних  документів і судових справ  для розгляду ;

4. Передача та виконання  непроцесуальних документів;

5. Контроль за виконанням  документів. Строки виконання документів;

6. Оформлення організаційно-розпорядчих  та внутрішніх документів суду;

7. Порядок підготовки  та надсилання вихідної кореспонденції  суду. Особливості підготовки та  оформлення документів у ВССУ;

8. Підготовка матеріалів  до зборів суддів та засідань  пленуму ВССУ. Оформлення рішень  та протоколів зборів суддів  ВССУ;

9. Порядок розгляду звернень  громадян та запитів на публічну  інформацію;

10. Складення номенклатури  справ суду. Формування у справи  непроцесуальних документів;

11. Порядок роботи з  речовими доказам;

12. Облік, використання і  зберігання печаток, штампів і  бланків суду;

13. Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального  провадження) для ознайомлення та  копій судових документів;

14. Облік судових справ, витребуваних для узагальнення  практики застосування матеріального  і процесуального закону (судової  практики).

При більш детальному вивченні Загальної частини інструкції, стає зрозумілим, що всі перелічені положення закріплюють порядок основної роботи суду, але більш детальне закріплення та роз’яснення термінів міститься у Особливій частині, а саме:

15. Фіксування судового  процесу (судового засідання) за  допомогою технічних засобів;

16. Робота з матеріалами  кримінального провадження у  стадії підготовчого провадження;

17. Робота з матеріалами  кримінального провадження в  суді апеляційної інстанції;

18. Проходження матеріалів  у судовій палаті у кримінальних  справах ВССУ;

19. Робота з адміністративними  позовами, залишеними без руху;

20. Робота з адміністративними  позовами, у відкритті провадження  у справі за якими відмовлено, з адміністративними позовами, повернутими  з підстав інших, ніж у зв’язку  з неусуненням недоліків після  залишення заяви без руху;

21. Робота із заявами  у цивільних справах, які залишено  без руху;

22. Робота з цивільними  позовними заявами та заявами  окремого провадження, у відкритті  провадження у справі за якими  відмовлено, заявами про видачу  судового наказу, щодо яких відмовлено  у прийнятті, а також із цивільними  позовними заявами, заявами окремого  провадження та заявами про  видачу судового наказу, повернутими  з підстав інших, ніж у зв’язку  з неусуненням недоліків після  залишення заяви без руху, із  заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу  про їх повернення;

23. Проходження цивільних  справ у суді апеляційної інстанції;

24. Особливості проходження  справ у суді з заявами про  перегляд судових рішень у  цивільних та адміністративних  справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у  порядку виконання судових рішень  у цивільних та адміністративних  справах;

25. Проходження матеріалів  у судовій палаті у цивільних  справах ВССУ;

26. Проходження процесуальних  документів у справах про адміністративні  правопорушення;

27. Приймання та облік  апеляційних скарг на судові  рішення;

28. Формування і оформлення  судової справи;

29. Звернення судових рішень  до виконання;

30. Робота архіву суду;

31. Бібліотека суду.

Також дуже важливими є пункти Загальної частини «Інструкції», які закріплюють порядок маркування та розшифровки номерів справ. Введення такої системи відбулося достатньо давно, ще до початку використання комп’ютерної архівації. За допомогою позначення спеціалізованих номерів, справи було легко класифікувати та значно простіше знайти потрібну справу у картотеці. Пункти 2.15, 2.16, 2.17, та 2.18 закріплюють наступне:

2.15. Реєстрація та облік  судових справ (матеріалів кримінального  провадження) у місцевому загальному  суді здійснюються згідно з  індексами:

"1-кп" - обвинувальні  акти, клопотання про застосування  примусових заходів медичного  характеру, клопотання про застосування  примусових заходів виховного  характеру, клопотання про звільнення  від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-кс" – клопотання  слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність  слідчого, прокурора, заяви про відвід;

"1-в" – клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових  рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів  виконавчих листів, подання державних  виконавців тощо);

"1-кд" – кримінальні  справи (кримінальне провадження) щодо  виконання судових доручень;

"1-о" – заяви про  перегляд судового рішення у  кримінальному провадженні за  нововиявленими обставинами;

"1-вп" – заяви про  відновлення втрачених матеріалів  кримінального провадження;

"1-м" – запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу  у кримінальному провадженні;

"2" – цивільні справи  позовного провадження, позовні  заяви;

"2-а" – адміністративні  справи, адміністративні позови;

"2-в" – заяви про  відновлення втраченого судового  провадження;

"2-ав" – заяви про  відновлення втраченого судового  провадження в адміністративних  справах;

"2-д" – судові доручення  в цивільних справах;

"2-ад" – судові доручення  в адміністративних справах;

"2-аз" – заяви про  забезпечення позову, доказів в  адміністративних справах;

"2-азз" – заяви про  скасування заходів забезпечення  позову, доказів в адміністративних  справах;

"2-асз" – заяви про  повернення судового збору в  адміністративних справах;

"2-ар" – заяви про  роз’яснення судового рішення  в адміністративних справах;

"2-аво" – заяви про  виправлення описки в адміністративних  справах;

"2-адр" – заяви про  винесення додаткового рішення  в адміністративних справах;

"2-з" – заяви про  забезпечення позову, доказів у  цивільних справах;

"2-зз" – заяви про  скасування заходів забезпечення  позову, доказів у цивільних справах;

"2-сз" – заяви про  повернення судового збору у  цивільних справах;

"2-р" – заяви про  роз’яснення судового рішення  у цивільних справах;

"2-во" – заяви про  виправлення описки у цивільних  справах;

"2-др" – заяви про  винесення додаткового рішення  у цивільних справах;

"2-к" – справи про  визнання та виконання рішень  іноземних судів в Україні;

"2-н" – цивільні справи  наказного провадження, заяви про  видачу судового наказу;

"2-о" – цивільні справи  окремого провадження, заяви окремого  провадження;

"2-п" – заяви про  перегляд заочного рішення;

"2-с" – заяви про  скасування судового наказу;

"3" – матеріали про  адміністративні правопорушення;

"3-в" – подання, заяви, звернення в порядку виконання  справ про адміністративні правопорушення;

"4-с"– скарги на  дії або бездіяльність державного  виконавця чи іншої посадової  особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку  цивільного судочинства;

"6" – справи щодо  розгляду питань у порядку  виконання судових рішень у  цивільних справах;

"6-а" – справи щодо  розгляду питань у порядку  виконання судових рішень в  адміністративних справах;

"8" – заяви про  перегляд у зв'язку з нововиявленими  обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у  цивільних справах;

"8-а" – заяви про  перегляд у зв'язку з нововиявленими  обставинами постанови або ухвали  суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.16. Реєстрація та облік  судових справ (матеріалів кримінального  провадження) у суді апеляційної  інстанції здійснюються згідно  з індексами:

"11-кп" – матеріали  кримінального провадження з  перегляду судових рішень апеляційною  інстанцією;

"11-о" – про перегляд  судового рішення за нововиявленими  обставинами;

"11-сс" – матеріали  кримінального провадження з  перегляду ухвал слідчих суддів  апеляційною інстанцією;

"11-п" – подання (клопотання) про направлення кримінального  провадження з одного суду  до іншого;

"22-а" – адміністративні  справи з апеляційними скаргами  на судові рішення, ухвалені місцевим  судом;

"22-ц" – цивільні  справи з апеляційними скаргами  на рішення та ухвали, винесені  місцевим судом;

“22-ц-вп” – визначення підсудності цивільної справи;

"88-а" – заяви про  перегляд у зв'язку з нововиявленими  обставинами постанов або ухвал  суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;