Управление затратами на предприятиях индустрии гостеприимства

3.3. Управление затратами  на предприятиях индустрии гостеприимства.

 

Общие положения.

Наряду с планированием, организацией, мотивацией и регулированием, контроль (и в частности, контроль затрат (издержек) является одной из функций управления. У многих слово «контроль» вызывает отрицательные ассоциации – принуждение, ограничение… Однако на самом деле контроль затрат – необходимый элемент контура управления предприятием, без которого остальные функции управления не могут быть полноценно реализованы: планы останутся на бумаге, организация будет неэффективной и т.д.

Причины возникновения контроля затрат (издержек):

• Неопределенность: фактические условия, в которых действует предприятие, могут сильно отличаться от предполагавшихся, на результаты проекта воздействует множество случайных факторов. Поэтому для того, чтобы оценить степень воздействия таких изменений и скорректировать действия предприятия, необходим специальный механизм – эту роль и выполняет контроль затрат.
• Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Если во время не заметить негативных тенденций в окружающей среде и внутри самого предприятия, предприятие может попасть в кризисную ситуацию. Поэтому необходим механизм отслеживания и своевременного предупреждения подобных негативных тенденций, позволяющий вовремя фиксировать ошибки в планировании и прогнозировании затрат и исправлять их прежде, чем они повредят достижению поставленных целей.
• Поддержание успеха. Контроль способен оценить не только негативные, но и позитивные тенденции. Благодаря контролю затрат руководитель предприятия может вовремя узнать, какие направления деятельности его предприятия наиболее эффективны и перспективны, какие факторы способствуют достижению намеченных в плане целей, и в соответствии с этим скорректировать свои действия, чтобы полностью использовать благоприятные возможности.
• Сложность. Современные предприятия и их деятельность отличаются такой сложностью, что руководитель не может сразу вникнуть во все проблемы – появляется необходимость в специальном механизме контроля затрат по центрам ответственности.
• Децентрализованность современных предприятий. Поскольку современные предприятия являются чрезвычайно сложными системами, а современные работники обладают достаточными высоким уровнем квалификации, руководитель даже не стремится вникать во все проблемы, делегируя их решение своим подчиненным. Однако, поскольку ответственность за действия подчиненных несет руководитель, возникает необходимость в механизме контроля.

 

Зная, какие причины приводят к  возникновению контроля затрат, можно сформулировать задачи управленческого контроля:

1. мониторинг – систематическое и планомерное наблюдение за поведением затрат, а также за факторами, способными вызвать изменение затрат;
2. выявление отклонений фактических результатов от плановых значений;
3. прогнозирование результатов деятельности предприятия с учетом изменившихся условий;
4. обоснование необходимости корректирующих воздействий и выбор метода таких воздействий.

 

По-настоящему эффективная система  контроля затрат должна обладать следующими характеристиками:

• точность;
• объективность и понятность;
• стратегическая направленность и ориентация на результат;
• соответствие целям управления;
• соответствие структуре и особенностям организации;
• гибкость;
• приемлемость для сотрудников предприятия;
• экономичность.

 

При построении системы контроля затрат необходимо определить:

• систему подконтрольных показателей, состав и уровень детализации подконтрольных показателей;
• структуру и формы предоставления отчетности по затратам;
• сроки предоставления отчетности («контрольные точки» в ходе реализации плана);
• комплекс используемого программного обеспечения;
• распределение ответственности за полноту, своевременность и достоверность информации, содержащейся в отчетах по затратам, т.е. «привязка» системы контроля к центрам ответственности на предприятии.

 

В результате внедрения управленческого  контроля затрат руководитель предприятия  получит возможность своевременно выявлять «узкие места» в планировании и формировании затрат и принимать  управленческие решения.

 

3.3.1. Управление себестоимостью гостиничного продукта.

 

Деятельность гостиниц связана  с использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Ресурсы потребляются и трансформируются в затраты. Классификация  затрат позволяет определять резервы  экономии всех ресурсов гостиничного хозяйства, снижать себестоимость услуг, увеличивать рентабельность, имеет важное значение для предприятия, так как позволяет определить эффект операционного рычага и на его основе осуществить максимизацию прибыли. Классификация издержек на постоянные и переменные позволяет рассчитать порог рентабельности предприятия, запас финансовой прочности, определить экономическую рентабельность гостиницы. Все затраты можно подразделить на несколько групп: затраты на предоставление и реализацию услуг, затраты на расширенное воспроизводство основных и оборотных фондов, социальные затраты.

По источникам финансирования выделяют затраты, включаемые в себестоимость  услуг и возмещаемые за счет прибыли.

Под «себестоимостью услуг» понимается стоимостная оценка всех затрат гостиницы на предоставление и реализацию услуг (сырье, материалы, топливо, энергия, основные средства, трудовые ресурсы и др). Они возмещаются в каждом цикле из выручки. Количество услуг, которое гостиница может предложить на рынок, зависит от уровня затрат на их производство и цены, по которой они будут продаваться на рынке. Следовательно, знание и умение управлять себестоимостью является важным условием эффективной деятельности в гостинице, т.к. себестоимость услуг оказывает непосредственное влияние на величину прибыли и рентабельности. Кроме того, в условиях рыночной экономики, когда гостиницы самостоятельно разрабатывают тарифы на основные и дополнительные услуги, значение себестоимости как основы формирования цен на гостиничный продукт еще более возрастает.

В зависимости от влияния величины гостиничного продукта затраты подразделяются на постоянные и переменные.

К постоянным (условно-постоянным) издержкам гостиничной деятельности относят затраты, не зависящие от величины гостиничного продукта (величины выручки от реализации услуг гостиницы). Эти затраты снижаются на единицу продукции и услуг с ростом их объема. Большинство эксплуатационных расходов гостиницы по своему характеру являются постоянными. К ним относятся: отчисления на амортизацию, аренду, оплату труда, отчисления и затраты на ремонт основных средств, договорное обслуживание оборудования и т.п.).

Под переменными (условно-переменными) понимают издержки, общая величина которых находится в непосредственной зависимости от объема услуг гостиницы, причем пропорционально объему услуг, регрессивно или  прогрессивно. К ним относятся: расходы на воду, стирку белья, транспортные услуги, расходы на электроэнергию, рекламу, затраты на гостевые принадлежности в номера и т.п.

 

Прямые затраты характерны тем, что могут быть непосредственно отнесены на себестоимость услуг. Затраты, отнесенные к косвенным, распределяются по подразделениям, видам деятельности пропорционально показателю выручки от реализации продукции и услуг. К косвенным статьям в калькуляции относятся общеэксплуатационные и управленческие расходы.

 

Средние или удельные издержки представляют собой отношение общих издержек к объему реализации услуг и товаров.

Гостиницы, выбирая учетную политику при калькуляции статей затрат, могут  руководствоваться «Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)», утвержденным постановлением правительства Российской Федерации. В соответствии с этим Положением затраты, образующие себестоимость услуг по экономическим видам затрат, подразделяются:

• на материальные затраты;
• расходы на оплату труда;
• отчисления на социальные нужды;
• амортизацию основных фондов;
• налоги, отчисления и сборы;
• прочие затраты.

 

Планирование, учет и калькуляция себестоимости услуг гостиничного хозяйства определяются рядом факторов, которые можно подразделить на внутренние и внешние. К  внешним факторам можно отнести:

• экономическую ситуацию в стране;
• государственную налоговую политику;
• систему ценообразования;
• наличие или отсутствие конкуренции;
• инфляцию;
• валютный курс;
• стоимость услуг других отраслей;
• особенности эксплуатационной деятельности гостиницы и др.

 

Внутренние факторы, влияющие на издержки гостиницы, можно подразделить на экономические  и организационные:

Экономические:

• порядок начисления амортизации;
• эксплуатационная программа гостиницы;
• форма и система оплаты труда;
• система премирования работников;
• эффективность и производительность труда;
• величина гостиничного продукта и др.

Организационные:

• тип и категория гостиницы;
• категорийность номерного фонда;
• развитие материальной-технической базы;
• организация труда работников гостиницы;
• рекламная политика и др.

 

Основными особенностями эксплуатационной деятельности гостиницы являются:

• строго локальный характер услуг, отсутствие незавершенного производства по основной деятельности;
• постоянная зависимость эксплуатационной деятельности от потребления его услуг;
• неравномерность эксплуатационной деятельности, обусловленная неравномерностью потребления услуг по месяцам, дням, неделям, что значительно усложняют организацию эксплуатационной деятельности и отражается на себестоимости и других экономических показателях;
• отсутствие пропорциональной зависимости эксплуатационных затрат от конечного результата деятельности, измеряемого количеством использованных мест (некоторые эксплуатационные затраты находятся в пропорциональной зависимости от разных натуральных показателей);
• непосредственная зависимость качества обслуживания проживающих от организации труда и эксплуатационной деятельности, развития материально-технической базы, что отражается в росте стоимости основных фондов.

 

 

Анализ затрат.

Одной из главных задач в управлении затратами является выявление возможностей сокращения расходов и разработка мероприятий  по оптимизации издержек. Изучение затрат позволяет дать более правильную оценку прибыли. Управление затратами помогает добиться максимизации прибыли за счет эффекта операционного рычага. Для грамотного управления затратами необходимо уметь провести анализ существующих затрат, который проводится в несколько этапов.

 

№ этапа	Действия	Пояснения
1	Анализ изменения затрат в целом  по гостинице.	Предполагает общую оценку изменения  затрат гостиницы в стоимостном  выражении и в относительном  измерении (изменение доли затрат в выручке). При этом определяются абсолютные изменения и относительные темпы роста (или снижения) данных показателей по сравнению с планом или по сравнению с предыдущими периодами.
2	Анализ изменения затрат по статьям, а также изменения структуры затрат.	Позволяет выявить изменения, которые  произошли в составе статей затрат, а также изменения удельного  веса статей затрат, которые характеризуют  определенные тенденции развития затрат и могут оказать влияние на формирование прибыли.
3	Анализ изменений.	Анализ изменений проводится по постоянным и переменным затратам.
4	Определение количественного влияния  факторов на затраты.	Факторы, влияющие на величину затрат гостиницы.
5	Аналитический этап.	Предусматривает анализ затрат в соответствии с различными классификационными признаками.
6	Подведение итогов.	Определяются резервы экономии затрат и разрабатывают мероприятия, способствующие снижению затрат гостиницы.

 

Анализ затрат гостиницы начинается с сопоставления фактических  данных с плановыми (или с фактическими данными прошлого года). Разница между фактической и плановой суммой (или динамикой) представляет собой абсолютное отклонение (экономию или перерасход).

Однако анализ следует увязывать  с изменением выручки, поэтому необходимо определить долю затрат в величине выручки (уровень издержек). Отклонение по удельному весу издержек в выручке называется размером изменения (повышения или снижения) (РИ) и рассчитывается по формуле: