Основные понятия и состав персональных данных работников

      1. Введение.

      Право на неприкосновенность частной сферы как юридическая категория впервые родилось в США. В 1928 г. судья Верховного Суда Л. Брендайс официально заявил о наличии в Конституции США прав: «право быть оставленным в покое» или «право быть обособленным». Именно тогда впервые ярко и комплексно прозвучала тема правовых и этических проблем, возникающих в связи с имеющей место уже в то время практикой активного вмешательства в частную жизнь. Во Всеобщей декларации прав человека 10 декабря 1948 г Всеобщая декларация прав человека, ст. 12. указывалось, что никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь, произвольным посягательствам на его честь и репутацию.

         В 90-е годы законодательство  Российской Федерации  не предполагало  какой-либо ответственности за  разглашение конфиденциальной информации. Впервые понятие «персональные данные» упоминается в российском законодательстве в указе «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», который подписал президент Б. Ельцин 6 марта 1997 года. В этом указе лишь перечисляется то, что относится к конфиденциальной информации, но там ничего не сказано ни об обработке персональных данных, ни о видах ответственности за неправомерную обработку.

            В 2001-м году Государственной  Думой был принят Трудовой Кодекс РФ,  в котором глава 14 посвящена защите персональных данных работников. В этой главе было  дано понятие « персональных данных работника» следующим образом: Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ). 
Так же в статье 86 ТК РФ первые  определено понятие «обработка персональных данных работника»:    Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Согласно  Трудовому Кодексу РФ работодатель не имеет права на обработку персональных данных без ведома и согласия работника, не может получать данные о его  религиозных, политических и иных убеждениях, а также несёт ответственность  за потерю, искажение и неправомерную  обработку персональных данных.

Институт защиты персональных данных работника является новацией в Трудовом кодексе РФ. Очевидна его тесная связь с частной  сферой жизни человека. Если в публичной сфере ведущим является лозунг «больше света», то в частной -- прямо обратный -- «больше тени».

Не менее актуален второй вопрос. В современное время, в  Новой России многие предприятия  переходят в частные руки. Поэтому  не только работодатели, но и каждый работник должен знать комплекс дисциплинарных прав и обязанностей работника и  работодателя. Быть хотя бы поверхностно знаком с Уставами и положениями  о дисциплине, утвержденными Правительством РФ.

 

2. Основные понятия и состав  персональных данных работников:

2.1.Персональные  данные работника — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

– обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации;

– конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения  без согласия работника или иного законного основания;

– распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

– использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

– блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

– уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

– обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

– общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

– информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления^[2].

– документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. В состав персональных данных  работников Организации входят  документы, содержащие информацию  о паспортных данных, образовании,  отношении к воинской обязанности,  семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о  предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий  процесс оформления трудовых  отношений работника в Организации  при его приеме, переводе и  увольнении.

2.3.1. Информация, представляемая работником  при поступлении на работу  в Организацию, должна иметь  документальную форму. При заключении  трудового договора в соответствии  со ст. 65 Трудового кодекса Российской  Федерации лицо, поступающее на  работу, предъявляет работодателю:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается  впервые или работник поступает  на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника  отсутствует в связи с ее утратой  или по другим причинам;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника)^[3].

2.3.2. При оформлении работника в  Организацию работником отдела  кадров заполняется унифицированная  форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие  анкетные и биографические данные  работника:

– общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние  в браке, паспортные данные);

– сведения о воинском учете;

– данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

– сведения о переводах на другую работу;

– сведения об аттестации;

– сведения о повышении квалификации;

– сведения о профессиональной переподготовке;

– сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

– сведения об отпусках;

– сведения о социальных гарантиях;

– сведения о месте жительства и  контактных телефонах.

2.3.3. В отделе кадров Организации  создаются и хранятся следующие  группы документов, содержащие данные  о работниках в единичном или  сводном виде:

2.3.3.1. Документы, содержащие персональные  данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления  трудовых отношений при приеме  на работу, переводе, увольнении; комплекс  материалов по анкетированию,  тестированию; проведению собеседований  с кандидатом на должность;  подлинники и копии приказов  по личному составу; личные  дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к  приказу по личному составу;  дела, содержащие материалы аттестации  работников; служебных расследований;  справочно-информационный банк данных  по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации,  руководителям структурных подразделений;  копии отчетов, направляемых в  государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие  органы управления и другие  учреждения).

2.3.3.2. Документация по организации  работы структурных подразделений  (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания  руководства Организации); документы  по планированию, учету, анализу  и отчетности в части работы  с персоналом Организации.

     3.  Сбор, обработка и защита персональных данных

3.1. Порядок получения персональных  данных.

3.1.1. Все персональные данные работника  Организации следует получать  у него самого. Если персональные  данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение^[4].

3.1.2. Работодатель не имеет права  получать и обрабатывать персональные  данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия^[5].

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с  их согласия либо без их согласия в  следующих случаях:

– персональные данные являются общедоступными;

– персональные данные относятся к  состоянию здоровья работника и  их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов  других лиц и получение согласия работника невозможно;

– по требованию полномочных государственных  органов в случаях, предусмотренных  федеральным законом^[6].

3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать  персональные данные работников  только с их письменного согласия.

3.1.4. Письменное согласие работника  на обработку своих персональных  данных должно включать в себя:

– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного  документа, удостоверяющего его  личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего  согласие субъекта персональных данных;

– цель обработки персональных данных;

– перечень персональных данных, на обработку  которых дается согласие субъекта персональных данных;

– перечень действий с персональными  данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

– срок, в течение которого действует  согласие, а также порядок его  отзыва.

3.1.5. Согласие работника не требуется  в следующих случаях:

1) обработка персональных данных  осуществляется на основании  Трудового кодекса РФ или иного  федерального закона, устанавливающего  ее цель, условия получения персональных  данных и круг субъектов, персональные  данные которых подлежат обработке,  а также определяющего полномочия  работодателя;

2) обработка персональных данных  осуществляется в целях исполнения  трудового договора;

3) обработка персональных данных  осуществляется для статистических  или иных научных целей при  условии обязательного обезличивания  персональных данных;

4) обработка персональных данных  необходима для защиты жизни,  здоровья или иных жизненно  важных интересов работника, если  получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и  хранения персональных данных.

3.2.1. Работник Организации предоставляет  работнику отдела кадров Организации  достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации  проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные  работником, с имеющимися у работника  документами.