Отчет о преддипломной практике в автомастерской ООО «Автокар»

     После подробного изучения системы стал очевиден переизбыток функций, не представляющих никакой ценности для автомастерской ООО «Автокар », такими как: цены в различной валюте (мастерская принимает оплату только в рублях), конвертер валют, ведение склада (ввиду его отсутствия), оформление скидок на запчасти, перемещение материалов и запчастей между автосервисами (в состав данного предприятия входит только один автосервис) и т.д. В данной системе видна попытка решения нескольких разных, хотя и связанных задач в одном комплексе: полный учет всех финансовых потоков предприятия,  расчет заработной платы сотрудников, вся бухгалтерская отчетность и оформление документов с клиентом, что усложняет работу с данной программой, вследствие необходимости ввода большого количества дополнительных сведений, требует больших затрат времени, а главное требование нашего заказчика – простота и скорость работы с программой без специальной подготовки.

     АС  для автосервисов «АвтоПредприятие 8».

     АС  «АвтоПредприятие 8» является одной из разработок  фирмы AutoSoft  для автотранспортных предприятий.

     Возможности данной программы:

• формирование всего перечня необходимых первичных документов автосервиса для оформления услуг по ремонту и продажи автозапчастей;
• ведение учета клиентов, их автомобилей, историй ремонтов каждого автомобиля (когда был ремонт, кто его делал);
• оформление прихода и расхода денежных средств в разных валютах;

     Достоинства:

• в программе содержатся настройки доступа пользователей;
• имеются функции организации и планирования рабочего времени на предприятии;
• реализована возможность обмена текстовыми сообщениями между пользователями системы (почта и чат);
• в  программе учитываются общие работы предприятия, не зависящие от автомобиля.

     Недостатки:

• данная АС имеет высокую стоимость (более 30 тыс. руб.);
• отсутствует представительство фирмы-разработчика в нашем регионе, доставка программы осуществляется курьерской службой (оплачивает заказчик);
• программа перегружена различными функциями, не представляющими большой ценности для нашего предприятия;
• для эффективного использования данной программы требуются некоторые навыки работы с подобным ПО.

     Вследствие  наличия перечисленных недостатков (а главным образом из-за высокой стоимости), предложение об установке данного программного продукта было отклонено заказчиком. Рассмотренная система в большей степени предназначена для автосервисных предприятий, имеющих несколько подразделений или филиалов, в состав которых входят также склады автозапчастей и расходных материалов, покупка такой программы для небольшой автомастерской, такой как автомастерская ООО «Автокар», нецелесообразна.

      Программный комплекс  для автосервисов «Альфа-Авто».

     Программный комплекс «Альфа-Авто», разработанный на платформе «1С: Предприятие 8.0» обеспечивает комплексную поддержку всех бизнес-процессов в техцентрах.

     Возможности данного программного решения:

• разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм ввода, отчетов, таблиц, записей;
•   ведение учета клиентов, их автомобилей, историй ремонтов каждого автомобиля;
• планирование ресурсов;
• организация внутрифирменного товародвижения;
• оформление заказов автозапчастей;

     Достоинства:

• реализовано отслеживание состояния любого документа – для анализа и контроля бизнес – операций;
• поддерживается несколько прайс-листов, включая отслеживание истории изменения цен;
• имеется унифицированный, единый справочник адресов, содержащий координаты заказчиков, продавцов, потенциальных клиентов и сотрудников.

     Недостатки:

• конфигурация «Альфа-авто» не является самостоятельной программой и предназначена только для совместного использования с платформой «1С: Предприятие 8»;
• программа имеет довольно высокую стоимость (12 000 руб. на одно рабочее место). Программа содержит  очень много полезных функций для фирм, занимающихся оптовой и розничной продажей автозапчастей, функций же для организации эффективного управления автосервисом не так много (например, нет возможности внесения в систему данных о внешнем осмотре автомобиля). Кроме того, на компьютерах автомастерской ООО «Автокар» нет установленной системы «1С: Предприятие 8», поэтому, перед покупкой программного комплекса «Альфа-авто», пришлось бы купить и установить сначала ее, что приводит к еще большему удорожанию рассмотренной программы. Также «Альфа-авто» перегружена множеством функций для эффективного управления торговлей автозапчастями, которые не представляют никакой ценности для фирмы-заказчика, не имеющей ни склада, ни магазина.

     На  основе проведенного исследования программных  продуктов для автосервисов, мы пришли к выводу о необходимости разработки новой автоматизированной системы  с учетом всех индивидуальных особенностей документооборота фирмы-заказчика.

     1.2. Системный анализ предметной области

      Системный анализ задает роль каждого элемента в компьютерной системе, определяет взаимодействие элементов друг с другом.

      Разрабатываемая система должна предусматривать:

• просмотр/добавление/редактирование информации о клиентах;
• просмотр/добавление/редактирование информации об автомобилях, которые заходят на ремонт;
• просмотр/добавление/редактирование информации о сотрудниках предприятия;
• просмотр/добавление/редактирование информации о выполненных работах;
• просмотр/добавление/редактирование информации об установленных (замененных) запасных частях при выполнении работ;
• просмотр/редактирование/печать информации о финансовых потоках предприятия (доходы, расходы, статьи расходов);
• подсчет заработной платы сотрудников и вывод на печать.

      Кроме того, должна предусматриваться возможность  автоматического заполнения, просмотра и вывода на печать всех необходимых документов при работе с клиентом – «Наряда-заказа», «Счета-фактуры», «Акта выполненных работ», «Приемо-сдаточного акта» и т.д.

      Таким образом, можно определить данные, которые  должны храниться в БД:

1. Данные о клиентах: фамилия; имя; отчество; юридический адрес (для юридических лиц); фактический адрес; тип клиента (частное лицо, юридическое лицо); средства связи; ИНН/КПП (для юридических лиц).
2. Данные об автомобиле, который заходит на ремонт: марка и модель автомобиля; год выпуска; регистрационный номер; цвет кузова; номер двигателя; номер кузова; дата приема автомобиля.
3. Данные о внешнем осмотре автомобиля: наличие повреждений; тип повреждений; комплектность автомобиля; уровень топлива; пробег; мастер-приемщик; дата осмотра.
4. Данные о сотрудниках: фамилия; имя; отчество; паспортные данные, адрес проживания; должность; процентная ставка; средства связи; номер договора; дата приема на работу; фотография сотрудника; примечания.
5. Данные о работах (услугах): группа работы; наименование работы; цена работы.
6. Данные о выполненных работах: наименование работы; количество воздействий; стоимость работы; сотрудник, выполнивший работу; дата выполнения работы; время выполнения работы; гарантия на выполненную работу.
7. Данные об автозапчастях: наименование автозапчасти; единица измерения; цена автозапчасти.
8. Данные об установленных запасных частях: наименование автозапчасти; количество автозапчастей; стоимость автозапчастей.
9. Данные о расходах предприятия: статья расхода; количество расходованных средств; дата расхода.

     Данные  о доходах предприятия не заносятся  в БД отдельно, как расходы, они  рассчитываются, исходя из стоимости  всех выполненных работ за какой-либо период и расходов за этот же период.

      Исходя  из всего вышесказанного, можно выделить объекты предметной области:

• Клиенты.
• Автомобили.
• Сотрудники.
• Работы (услуги).
• Автозапчасти.
• Доходы.
• Расходы.

      Работа  пользователей с программой должна носить максимально упрощенный характер, чтобы быть достаточно эффективной. Для этого пользователь должен иметь возможность осуществлять следующие действия:

• Просматривать интересующую его информацию (о клиентах, сотрудниках, автомобилях, работах, автозапчастях, доходах/расходах фирмы).
• Вводить новые данные максимально простым путем.
• Пошагово оформлять сделку с клиентом, не запутавшись в последовательности заполнения данных в разных окнах программы.
• При необходимости изменять любые данные (например, уменьшить или увеличить общую стоимость работ в связи с каким-либо обстоятельством, не учтенным ранее).
• Выводить все необходимые документы на печать.
• Быстро и легко получать необходимые сведения о прибыли/затратах предприятия и каждого из сотрудников за какой-либо  период.

     1.3. Функциональные требования к программному продукту

     Разрабатываемая программа является автоматизированной системой, обеспечивающей следующие функции:

• Информативная функция: ПП «Автосервис» обеспечивает доступное получение информации о клиентах, об ремонтируемых автомобилях,  о работах (услугах), об автозапчастях, о сотрудниках предприятия, о доходах/расходах предприятия.
• Практическая функция: программа будет автоматически заполнять документы для оформления сделки с клиентом нужными сведениями, рассчитывать по имеющимся сведениям о проведенных работах и использованных автозапчастях (расходные материалы входят в стоимость работы) итоговую сумму к оплате, также имеется возможность подсчитать с помощью программы и вывести в виде отчета итог работы предприятия за какой либо период, т.е. его чистый доход (с учетом всех расходов), а также заработную плату каждого из сотрудников (дополняя при необходимости комментариями).

     Для того чтобы упростить и ускорить процесс проектирования и реализации ПП, его следует разбить на отдельные функциональные модули.

     Были  выделены следующие модули ПП:

• Модуль работы с информацией о клиенте.
• Модуль работы с информацией о сотрудниках.
• Модуль работы с информацией об автомобиле
• Модуль работы с информацией о внешнем осмотре автомобиля.
• Модуль работы с информацией о заказанных и выполненных работах (услугах).
• Модуль работы с информацией о заказанных и установленных автозапчастях.
• Модуль для работы со справочниками.
• Модуль для расчета прибыли/затрат фирмы.
• Модуль для расчета заработной платы сотрудников.

      Как уже было сказано выше, проведенное  разбиение на модули значительно  упростит процесс проектирования системы  и написания программного кода.

      После анализа исходных данных стало ясно, что наиболее приемлемым вариантом  будет хранение их в виде базы данных (БД). Использование БД дает весомые  преимущества. Например, легко сортировать  записи по дате/времени или другим критериям, организовывать поиск, различные  отборы записей. Кроме того, в БД нет проблем с совместным доступом к данным. Тем более что работа с БД происходит быстрее, чем с  файлами, потому что в БД обычно предусмотрена  эффективная организация хранения информации, минимизирующая время доступа и поиска.

      Требования  к аппаратной конфигурации компьютера, выполнение которых необходимо для  работы пользователя с ПП:

• процессор класса Intel Pentium III 900 МГц или выше;
• не менее 128 Мб оперативной памяти;
• видеоадаптер;
• монитор с поддержкой разрешения 800х600 и выше;
• операционная система Microsoft Windows 98/Me/NT/2000/XP/Vista;
• жесткий диск объемом не менее 4 Гб.

     Рабочее место должно соответствовать следующим требованиям: освещение рабочего места должно обеспечивать хорошую читаемость текста с экрана монитора, а также отсутствие бликов; объем и площадь рабочего места должны быть такими, чтобы создать максимально комфортные условия для работы пользователя, без вреда здоровью.