Автоматизация производства

4. Технические средства: покупка  и апгрейд (улучшение чего-то путём замены частей или всего устройства в целом) оборудования, операционных систем и лицензий.

5. Программные средства.

a. Покупка программ и лицензий.

b. Разработка и адаптация программ.

6. Оплата за услуги по тренингу  персонала, помощь на рабочих  местах, созданию инструкций-регламентов.

7. Время персонала, использующего  АС в своей работе, затраченное  на тренинг и освоение новых  методик работы.[3]

Расчет затрат на автоматизацию по каждой из групп не представляет каких-нибудь существенных проблем. Значительно более важной проблемой является обоснование целесообразности планируемых затрат. [6]

1.4 Источники экономической эффективности

Методы оценки инвестиционных проектов достаточно хорошо известны. В настоящее время признанным подходом к обоснованию инвестиций является метод дисконтированного денежного потока. Однако проблема оценки ERP-проектов состоит в том, что точно оценить экономические выгоды от внедрения системы (как по объему, так и по времени) практически не представляется возможным. Дело в том, что позитивные перемены (как результат внедрения), наступают не сразу и зависят от многих факторов, в том числе субъективных. Кроме того, некоторые экономические выгоды (например, повышение удовлетворенности клиентов) не всегда можно с достаточной точностью оценить в денежном выражении. Поэтому любая оценка экономической эффективности проекта всегда носит условный характер.

Тем не менее, многолетний опыт реальных внедрений на самых разных предприятиях позволяет выделить вполне определенные источники экономической эффективности ERP-проектов. К таким источникам, прежде всего, относятся:

- сокращение материально-производственных  запасов, включая сырье, материалы, незавершенное производство и  готовую продукцию;

- улучшение использования производственных  мощностей и повышение производительности;

- улучшение использования финансовых  ресурсов, за счет более обоснованного  планирования и контроля финансовых  потоков;

- упорядочение отношений с контрагентами;

- повышение качества продукции  и качества обслуживания клиентов.

Экономическими результатами перечисленных улучшений являются рост продаж, снижение себестоимости и, как следствие, -- увеличение прибыли предприятия.

1.5 Оценка эффективности от автоматизации

Сегодня ни один руководитель не спешит внедрять новые информационные технологии без тщательного анализа и определения их экономической эффективности и целесообразности.

При определении ожидаемого эффекта от их внедрения в практику управления предприятием необходимо рассмотреть следующие вопросы:

- критерии оценки эффекта от  автоматизации управленческой деятельности;

- источники (составляющие) возможного  эффекта от автоматизации;

- условия, необходимые для получения  эффекта;

- методику оценки выгод, получаемых  бизнесом от внедрения информационных  технологий.

Автоматизация каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием.

В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, -- это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения.

Корпоративная информационная система позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:

- среднее время выработки решения (быстрота реакции);

- частота ошибочных решений (вероятность  принятия неправильного решения);

- средние затраты на выработку  решения;

- ущерб от необоснованных решений  за определенный период;

- скорость обнаружения ошибок  в принимаемых решениях.

Эффект от улучшения любого из приведенных параметров подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования управленческих процессов. Цена достижения (вследствие совершенствования параметров процесса принятия решений) таких целей, как повышение качества обслуживания заказчиков, рост конкурентоспособности, не поддается точному денежному измерению.

Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений. Вполне реальной является ситуация, когда комплексная автоматизация системы управления является единственно возможным путем для выживания предприятия в конкурентной борьбе. Четкое определение целей, которые должны быть достигнуты в результате внедрения новых автоматизированных технологий управления, является отправной точкой при оценке целесообразности затрат на автоматизацию управленческой деятельности. Цена, которую руководство предприятия готово заплатить за достижение этих целей, зачастую является главным критерием при принятии решения об инвестициях в конкретный проект автоматизации.

1.6 Причины малоэффективной автоматизации

Влияние автоматизации на эффективность компании будет тем выше, чем больше количество бизнес-процессов охвачено АС и чем точнее АС настроена на поддержку этих процессов.

Однако, даже построив АС, имеется вероятность, не получить ожидаемых от автоматизации выгод и преимуществ. Такой причиной может являться беспорядок в самой бизнес-системе, когда имеющиеся в компании бизнес-процессы не упорядочены и не оптимальны. На сленге IT-специалистов такая ситуация называется "автоматизированный бардак" или "автоматизированный хаос".

Получается, что если мы займемся автоматизацией, не опираясь на "правильную" системную модель бизнеса, то мы рискуем, вместо необходимой поддержки получить не эффективные расходы.[3]

Другими словами можно сказать, что главная причина малоэффективной автоматизации - это неиспользование автоматизированных средств в полной мере, избыточные затраты на ненужную невыгодную автоматизацию.

автоматизация затрата окупаемость экономический

1.7 Повышение эффективности

Существуют много способов по повышению эффективности автоматизации, они различны, имеют разную формулировку, но содержат в себе одну и туже суть. Рассмотрим данную проблему в двух подходах: более обширно и поверхностно и более детально. Мероприятия по повышению эффективности, которые можно отнести к обобщённым, необходимы для любого проекта. Более детальные мероприятия не являются необходимыми, но очень желательны. Они являются боле трудоёмкими и затрачивают больше усилий руководителя. Для лучшего экономического эффекта рекомендуется использовать все мероприятия насколько это возможно.

Мероприятия, позволяющие повысить эффективность автоматизации:

- Грамотное планирование состава  и последовательности работ. Поддержка  автоматизацией, в первую очередь, ключевых для бизнеса задач.

- Расстановка задач таким образом, что бы первые результаты автоматизации  можно было сразу использовать, не дожидаясь результатов последующих  этапов.

- По возможности, использование  имеющиеся на рынке готовых  решений по автоматизации из  той отрасли, где работает данный  бизнес.

- Заказная разработка программных  средств - трудоемкий процесс. Желательно  использовать разработку только  в случае наличия в компании  уникальных процессов, которые обуславливают  конкурентное преимущество бизнесу.

- Планирование графика обучения  сотрудников, вовлеченных в АС  таким образом, чтобы максимально  использовать время их минимальной  загрузки (межсезонье, между проектами  и т.п.).

- Повышение эффективности работы  персонала после автоматизации  есть главный источник обеспечения  выгоды от автоматизации. Разъяснение  персоналу, использующему АС, ожиданий  от разработки, мотивирование на  эффективную работу.

- Использование руководителями  статистических показателей и  управление процессами на их основе.

Более детальный процесс совершенствования (оптимизации) системы управления компанией можно представить в виде следующей схемы:

1. Процесс формирования количественных  измерителей должен начинаться  на этапе обследования действующей  системы управления компанией  с целью выявления проблемных  областей и/или направлений, по  которым конкурентные позиции  компании слабы, -- а также оценки  возможностей информационных технологий воздействовать на решение возникших проблем и способствовать снижению потерь или улучшению качественного положения компании на рынке. На этом этапе необходимо попытаться количественно выразить возникающие потери компании, а также возможный (реалистичный) процент снижения этих потерь (экспертно или на основе выявленных закономерностей).

2. На основе предлагаемой концепции  ИТ-проекта выявить и структурировать возможные улучшения системы управления на уровне бизнес-процессов до экономических факторов эффективности и конечных выгод компании.

3. На основе сопоставления возможных  экономических выгод, выявленных  на этапе 1 и этапе 2, и согласования  предлагаемой конфигурации ИТ-проекта с требованиями заказчика принять в качестве целевых ориентиров проекта согласованные показатели, выраженные в терминах конечных финансово-экономических выгод.

4. Согласовать выбранные целевые  ориентиры по многоуровневой  цепочке (дереву целей) до целевых  значений характеристик совершенствования  конкретных бизнес-процессов на  нижнем уровне.

5. Рассчитать показатели экономической  эффективности ИТ-проекта как инвестиционного проекта (см. соответствующие методики).

6. Скорректировать пункты (2-5) данного  процесса на каждом этапе принятия  важных решений, касающихся разработки  проекта; внесения изменений, способных  существенно повлиять на конечную  эффективность; а также решений  о приостановке или продолжении  внедрения проекта на различных  этапах.

Для реализации указанного подхода приходится решить еще три важные проблемы оценки экономической эффективности ИТ-проектов:

- научиться переходить от качественных  к количественным характеристикам  в процессе построения дерева;

- обеспечить получение необходимой  информации в части количественных  характеристик;

- научиться определять момент  проявления обозначенного экономического  эффекта, то есть учитывать фактор  времени.

Первая из обозначенных проблем заключается в необходимости конструирования логико-расчетных формул для трансформации качественных улучшений на нижних уровнях в количественные экономические выгоды. Однозначного ответа на решение этой задачи пока не получено, однако можно выделить ряд советов.

1. Если построить логическую  цепочку "качественный ИТ-фактор -- фактор экономической эффективности", то, поскольку для конечного фактора экономической эффективности расчетная формула известна, за счет "понижающего" расчленения каждого из компонентов расчетной формулы можно добраться до качественного ИТ-фактора и здесь экспертно определить степень его влияния.

2. Постараться построить максимально  подробное дерево "цели -- ... -- факторы", поскольку подробная детализация, с одной стороны, позволит "отловить" тот показатель, который поддается  описанию формальными зависимостями, а с другой -- сужает область  субъективных связей.

3. Для начальных предположений  не стоит игнорировать накопленный  опыт внедрения успешных ИТ-проектов. Ведь детализированная оценка экономических эффектов возможна только на этапе непосредственной разработки и внедрения ИТ-системы. Тем не менее уже на этапе предварительной оценки целесообразности внедрения системы необходимо косвенно оценить потенциальные выгоды на основе метода аналогий и экспертного анализа. Такая оценка не даст конкретного ответа на вопрос: "что принесет нам внедрение данного проекта?", но позволит оценить, ради чего стоит браться за его разработку и оценку, каков потенциал предлагаемой ИТ-системы. Например, "в аналогичных компаниях практический опыт внедрения подобных систем ERP позволил убедиться в возможности сокращения размеров материальных запасов на 10-15%". Это еще не целевой показатель, но уже пища для размышлений, за что бороться!

4. Опыт показывает, что источниками  эффективности ИТ-проектов являются существующие возможности ликвидации излишних потерь и активизации неиспользуемых компанией резервов. Поэтому на самом высоком уровне оценки потенциальных экономических выгод можно воспользоваться следующей обобщенной классификацией:

- минимизация упущенного дохода  или формирование новых источников  дохода;

- снижение эксплуатационных затрат;

- снижение управленческих затрат;

- минимизация налоговых и других  обязательных выплат;

- снижение штрафных санкций  и прочих внереализационных расходов;

- увеличение оборачиваемости текущих  активов компании.

5. Группировка факторов экономической  эффективности по обозначенным  категориям упрощает процесс  сведения показателей экономии/эффекта  по проекту в целом. Наконец, последнее. В случаях, когда степень проявления  качественного фактора ИТ-эффекта носит вероятностный характер с трудно определимым математическим ожиданием, целесообразно оценить степень чувствительности количественно выражаемого экономического параметра к вероятным проявлениям ИТ-фактора и на этой основе определить предельные значения экономической выгоды. Дальнейшие уточнения целевых требований и оценок необходимо выполнять только в том случае, если разброс значений данного ИТ-фактора будет оказывать существенное влияние на оценку конечного результата.