Система управления персоналом и ее информационное и техническое обеспечение

В зависимости от организационных форм использования ВТ различают СЛОИ, реализованные в условиях централизованной, децентрализованной и распределенной обработки данных.

Централизованные СЛОИ организуются с использованием технической базы вычислительного центра. При этом централизованная обработка информации на ВЦ не исключает децентрализованного применения технических средств при сборе, регистрации и передаче информации.

При децентрализованном использовании ВТ СЛОИ создается либо как автономная система, либо как система, связанная на организационном уровне с другими функциональными системами обработки информации данной организации. Отличительной особенностью такой автономной системы является наличие у нее собственного (индивидуального) информационного обеспечения.

В системах распределенной обработки возможна реализация одноуровневых и двухуровневых систем обработки данных. В одноуровневых системах предполагается децентрализованное использование ВТ в функциональных системах, объединенных между собой линиями связи в локальную сеть, обеспечивающую обмен информацией между пользователями.

При двухуровневой системе предварительная обработка информации происходит в функциональных системах (возможна их реализация как совокупности АРМ) с последующей передачей результирующей информации на следующий уровень обработки. В двухуровневых системах сочетаются преимущества систем децентрализованной обработки данных, в которых ВТ приближена к местам обработки информации, и централизованных систем, когда наиболее объемную работу по решению функциональных задач выполняет ВЦ (табл. 3.6). К их числу можно отнести:

объединение информации, благодаря чему база данных одной системы становится доступной пользователям другой системы;

объединение функций, обеспечивающее возможность использования специализированных функций, технических средств и программного обеспечения одной системы пользователями другой системы;

объединение надежности, т.е. повышение работоспособности системы в целом за счет перераспределения во времени функций накопления и обработки информации.

Любая система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов, определяющих идеологию и порядок ее создания, а также направления эффективного использования. Основные принципы построения, применения и совершенствования САОИ службы управления персоналом таковы:

Принцип системного подхода к проектированию состоит в том, что проектирование САОИ должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления. С учетом этого в процессе проектирования системы должны быть определены цели и критерии ее функционирования, что позволит провести структуризацию вопросов, требующих решения в процессе проектирования системы для обеспечения полного соответствия ее функционирования в будущем принятым целям и критериям. Системный подход при разработке САОИ обеспечивает возможность еще на стадии проектирования определить функциональные связи и зависимости отдельных задач, рациональную последовательность выполнения и внедрения проектных работ по созданию САОИ.

Таблица 3.6

Преимущества и недостатки различных организационных форм построения САОИ

Принцип новых задач заключается в обеспечении решения качественно новых задач на базе использования средств вычислительной техники. На практике этот принцип удовлетворяется решением многовариантных задач с помощью различных экономико-математических методов.

Принцип непрерывного развития системы (принцип открытой системы) сводится к тому, что структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны строиться так, чтобы можно было простым способом «настроить» систему на решение новых задач, возникающих уже в процессе эксплуатации СЛОИ, и обеспечить возможность расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы.

Принцип единства информационной базы состоит в том, что ин формационное обеспечение системы включает в себя информацию, необходимую для решения не какой-то одной или нескольких задач, а всех формализованных задач службы управления персоналом. При этом в информационном обеспечении СЛОИ исключается неоправданное дублирование информации, которое неизбежно возникает, если информационные массивы создаются для каждой задачи отдельно.

Принцип комплексности указывает на необходимость охвата автоматизацией как можно большего количества задач управления службой управления персоналом. Нельзя добиться эффективных результатов от автоматизации управления только относительно узкого круга задач, сохранив решение остальных задач в «ручном» режиме.

Принцип надежности характеризует способность системы

решать выбранные задачи, сохраняя во времени значения установленных эксплуатационных показателей в заданных пределах, соответствующих требуемым режимам и условиям использования, технического обслуживания. Основные пути повышения надежности СЛОИ: оптимизация структуры СЛОИ и ее обеспечивающей части; профилактика и качественный ремонт технических средств; выбор высоконадежных элементов системы; систематический контроль за ходом решения задач управления; применение организационных мер по повышению ответственности работников службы управления персоналом за достоверность информации и качество управленческой деятельности.

Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы заключается в том, что в различных сопряженных контурах системы должно обеспечиваться согласование скорости обработки данных. Так, теряется смысл быстродействия персонального компьютера, если при решении конкретных задач узким местом оказывается ввод данных или скорость обмена информацией между различными устройствами компьютера.

Использование изложенных принципов позволяет разработать организационно-информационную модель СЛОИ службы управления персоналом организации (рис. 3.15) и укрупненную схему функционирования системы (рис. 3.16).

Рис. 3.15. Организационно-информационная модель СЛОИ системы управления персоналом организации

Рис. 3.16. Укрупненная схема функционирования СЛОИ системы управления персоналом организации

Применение СЛОИ в службе управления персоналом открывает возможность использования для обработки данных режима диалога. Это позволяет проводить обработку данных в реальном масштабе времени с контролем пользователем хода вычислений. В результате пользователь может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения. Диалоговый режим работы, в случае размещения соответствующих технических устройств на рабочих местах работников службы управления персоналом, позволяет отказаться от составления первичных документов вручную. Использование диалогового режима обеспечивает работникам службы управления персоналом:

сокращение количества первичных документов, заполняемых вручную;

сокращение количества ошибок при вводе первичной информации в ЭВМ, так как появляется возможность визуального и машинного контроля ввода;

совмещение процесса оформления первичных документов и ввод их в ЭВМ.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках функционирования СЛОИ обеспечивает:

высокий уровень автоматизации задач;

сокращение форм первичных документов, используемых для регистрации оперативной информации, следовательно, и документооборота в целом;

совмещение работы пользователя (специалиста) и оператора и соответственно высвобождение технических исполнителей;

сочетание знаний, опыта пользователя с вычислительными возможностями ЭВМ и повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;

повышение достоверности и надежности выполняемых расчетных и логических процедур;

снижение трудоемкости выполняемых расчетов в рамках технико-экономических задач СЛОИ.

В совокупности решаемых вопросов разработки СЛОИ службы Управления персоналом важное место занимает проблема очередности проектирования отдельных задач управления. Основным признаком при формировании очередности является соблюдение методического, логического, организационного и информационного единства. В качестве инструментария, используемого для увязки и контроля хода проектирования задач комплекса, может быть рекомендована оптимизация моделей на сетевых графах с учетом имеющихся ресурсов, выделенных на проектирование.

Нормативная основа функционирования в службе управления персоналом СЛОИ должна быть зафиксирована в соответствующих методических и регламентирующих документах организации. В них необходимо сформулировать общие положения и содержание задач, реализованных в автоматизированном режиме, инструкции пользователям по решению отдельных задач, дать описание форм входных и выходных документов.

Разработанные методические и регламентирующие документы должны стать составной частью комплексной системы управления персоналом организации. [5]

Заключение

В заключении, на основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы:

Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечение (ВИО) представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). ВИО позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах внемашинная сфера и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом:

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств, службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.

 

Список использованной литературы

1. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. - М.: ГАУ, 2009.
2. Биктимиров, Р. Л. Управление качеством и персоналом на промышленных предприятиях. - М.: "Глобус", 2009. - 252 с.
3. Морозов А. В. Деловая психология: Курс лекций. Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – СПб.: Изд-во «Союз», 2008. – 621 с.
4. Воробьев, А. Д. и др. Стратегическое управление персоналом / А. Д. Воробьев, С. Б. Жданов, Ю. А. Кузьмина // Управление персоналом. – 2008. - N 15. – Су. 23 - 29.
5. Кибанов, А. Я., Баткаева И. А., Митрофанова Е. А., Ловчева М. В. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: Инфра-М, 2009. – 511 с.
6. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 2010.
7. Менеджмент организации. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 2012.
8. Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 2006.
9. Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2010.
10. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учеб./ Л.В. Еремин, А.Ю. Королев, В.П. Косарев и др. М.: Финансы и статистика, 2011.