Система управления персоналом и ее информационное и техническое обеспечение

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования. [6]

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

При выборе технических средств следует учитывать возможности их использования для выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать так называемые однофунк-циональные технические средства, так как их производительность, как правило, выше, чем многофункциональных. Однако предпочтение следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональным техническим средствам, обеспечивающим выполнением нескольких функций, учитывая при этом возможную потерю в производительности оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле:

где Н — количество единиц i-ro технического средства;

Аi — необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-ro технического средства;

Пi — плановая производительность i-ro технического средства;

Фп — плановый фонд рабочего времени;

Ки — коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств — преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации — от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается.

При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач, исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

где N — количество персональных компьютеров;

К — коэффициент автоматизации программирования;

q; — количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-й группы задач;

Q. — максимальный объем  входной информации по i-й группе задач (в показателях);

Кт —дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК;

V^ — среднее быстродействие  процессора;

Квп — коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода;

Т — планируемое полезное месячное время работы ПК;

Кн — коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ.

Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием персональных компьютеров в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям. [9]

3. Организационные формы построения систем автоматизированной обработки информации системы управления персоналом организации

Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления персоналом. Однако следует принимать во внимание тот факт, что совершенствование методов и средств управления во всех случаях подчинено требованиям достижения поставленных целей (выполнение работ, оказание услуг). Это обуславливает в определенные периоды времени неравномерность использования и обновления отдельных элементов действующей системы управления. Отсутствие в ней определенных резервов может отрицательно повлиять на конечные результаты работы.

В этих условиях необходимо так называемое резервирование системы управления, заблаговременное придание ее элементам прогрессивности. Это положение имеет особое значение для формирования информационного и технического обеспечения.

Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внедрением систем автоматизированной обработки информации (СЛОИ) как базового элемента организационно-управленческой структуры системы управления персоналом.

Целью создания СЛОИ является повышение результативности функционирования системы управления персоналом за счет улучшения использования имеющихся ресурсов путем мобилизации резервов, не нашедших применения в силу ограниченных возможностей традиционных методов и средств управления.

Повышение эффективности функционирования системы управления персоналом организации в условиях применения СЛОИ достигается за счет повышения качества решения задач управления, улучшения использования имеющихся ресурсов (материальных, финансовых, технических, кадровых) и рационализации деятельности персонала управления.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с использованием современных средств вычислительной техники и связи, а также применение экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.

Следует помнить, что в условиях применения СЛОИ ведущая роль в выборе и принятии решений остается за руководителем. Программно-математические методы и вычислительная техника являются лишь средствами для обработки информации и подготовки соответствующих управленческих решений.

Очевидно, что в функционирующих СЛОИ не всегда достигается автоматизация всех процедур преобразования данных. С учетом этого обстоятельства СЛОИ подразделяются на:

системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных;

системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Автоматизация процедур обработки информации исходит из следующих тенденций:

Интеграция информационной, вычислительной техники и связи.

В отличие от конца 80-х годов новым признаком автоматизации стало использование мини-ЭВМ и персональных компьютеров, оснащенных центральными банками данных, связанными с терминалами на рабочих местах и исполнительными органами. Благодаря этому появилась возможность повышения степени интеграции программного и информационного обеспечения, преодолевается эффект запаздывания при использовании систем обработки данных на центральных ЭВМ.

Применение на рабочих местах персональной вычислительной техники. Вследствие внедрения персональной ВТ в отдельных сферах управления создается возможность использовать ее для решения предметно- и проблемно-ориентированных задач. Подлежащие решению задачи должны быть систематизированы по содержанию и методически, а также подготовлены с учетом используемого информационного обеспечения.

Переход к обработке данных в реальном масштабе времени. Обработка данных на центральных ЭВМ вследствие слишком больших промежутков времени между поступлением исходной и выдачей результирующей информации приводит порой к недостаточно высокому уровню актуальности получаемой информации, что делает ее непригодной для использования при решении ряда задач управления. Поэтому возникло требование приблизить во времени сбор и обработку данных с учетом реального состояния исследуемого процесса. Значительным шагом в решении этой проблемы является совершенствование техники передачи данных и их обработки с использованием диалогового режима. Эффективность обработки данных достигается лишь при условии, если регистрируемые экономические параметры, нормы и показатели имеют реальное содержание, необходимое для принятия управленческих решений.