Практическое применение функций управления

    Организация – это создание управляющей системы, способной оказывать воздействие на управляемую систему.

    Организовывать– значит создавать некую систему. Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий её функционирования. Этот процесс объединения людей и средств для эффективной работы и достижения поставленных организацией целей.⁴

    Цели  функции организации:

• Во-первых, обеспечение перехода  из имеющегося состояния объекта в желаемое.
• Во-вторых, определение способов, с помощью которых можно перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели в планируемое состояние.

    Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей. Эта деятельность формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы его функционирования, создаёт механизмы адаптации в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому организация управления – формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учётом системных и ситуационных факторов.

    Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала.

    Организация как процесс представляет собой функцию  по реализации многих задач. Однако есть две  основные задачи:

• Разделение на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путём распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.
• Обеспечение финансами, сырьём, помещением, материалами, трудовыми ресурсами, т.е. создание реальных условий для достижения целей.⁵

    Критерием эффективности функции организации  является быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.

    Мотив – это то, что вызывает определённые действия человека. Мотивирование – это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определённым действиям путём побуждения в нём определённых мотивов.

    Высокая мотивация людей  к труду – один из показателей экономического процветания общества. И наоборот, низкая мотивация – свидетельство застоя, кризиса в экономике.

    Мотивация и стимулирование труда как основная функция менеджмента призвана, во-первых, определить потребности персонала и, во-вторых, создать систему стимулирования, позволяющую удовлетворить потребности каждого сотрудника.

    Основная  задача мотивирования состоит в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и планом.

    Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей, - это процесс, при помощи которого руководитель определяет, правильны ли его решения по достижению целей и не нуждаются ли они в корректировке.

    Контроль  как основная функция менеджмента связан с функционированием объекта управления, изучением информации о процессах и результатах деятельности, работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчётов в использовании средств и методов управления. В значительной степени эффективность работы по организации контроля определяется предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.

    Сущность  и необходимость контроля заключается в следующем:

• Во-первых, необходим анализ всех внешних и внутренних переменных для того, чтобы предпринять упреждающие действия.
• Во-вторых, контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций.
• В-третьих, контроль позволяет вскрыть резервы, не лежащие на поверхности.
• В-четвёртых, именно контроль обеспечивает управляемость организации, как важное качественное состояние управленческих отношений.
• В-пятых, управленческий контроль призван обеспечивать единство управленческого решения и его реализации.
• В-шестых, он является также одним из средств повышения эффективности, так как в результате контроля выявляются не только недостатки, но и положительный опыт, который в дальнейшем находит распространение во всей системе.
• И, наконец, в-седьмых, контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности.⁶

    Можно сказать, что управленческий контроль выполняет следующие функции:

• оперативную;
• упорядочивающую;
• превентивную;
• коммуникативную;
• информативную;
• защитную.

    Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике  такого конечного пункта не существует вообще, управленческие функции образуют своего рода круговое движение, или цикл. Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапах планирования, организации, координации и активизации деятельности сотрудников.

    Особое  место среди функций занимает маркетинг, призванный обеспечить приспособление  производства к требованиям и спросу рынка, т.е. решать новые для российского предпринимательства задачи.

    Маркетинговая деятельность как  общая функция  управления предполагает ориентацию всей деятельности организации на удовлетворение потребностей клиента.

    Инновационная деятельность вызвана необходимостью своевременного реагирования менеджеров на сигналы, поступающие из внешней и внутренней среды организации.⁷

    Развитие  человеческих ресурсов проходит через деятельность руководителей всех уровней управления. Главным условием развития человеческих ресурсов является формирование соответствующей организационной культуры. Поэтому необходимо создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всех работников ценностям.

    Управленческое  консультирование как функция управления вызвана тем, что, во-первых, усложняется сама управленческая деятельность, появляется необходимость в её всё более узкой специализации; во-вторых, многие фирмы не в силах содержать в штате весь набор специалистов по управлению; в-третьих, умение работать с консультантами по управлению – важная составляющая успеха в деятельности руководителя; в-четвёртых, внутренний аудит является средством упреждения, контроля  и регулирования проблем.

    Основные  функции неразделимы. Они связаны  между собой, взаимозависимы и взаимообусловлены. Они переплетаются во времени, каждая из них выступает вперёд или отступает, когда этого требует ход процесса производства или необходимость на управляемую систему.

    Изучение  процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию систем управления. Каждая управленческая функция  наполнена характерным для нее  объемом и содержанием работ  и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий, то есть управленческих операций и процедур.

    Управленческая  процедура –  набор действий, с помощью которых осуществляется функция управления. Операция – непосредственное действие; это элемент, составная часть процедуры.

    Перечень  конкретных управленческих процедур и  операций, необходимых для выполнения каждой функции, можно представить  в виде таблицы:

Таблица «взаимосвязь функций управления с  управленческими процедурами и  операциями⁸

    Функции управления реализуются во всех управляемых  системах процесса производства, но в  каждой из этих систем значение функции  управления приобретает особые черты, обусловленные содержанием процесса управления в определённой системе, характером и направлением воздействия, оказываемого на неё, восприимчивостью этой системы, наконец, той ролью, какую выполняет функция управления в целенаправленном воздействии на производство. 

    1.3 Конкретные функции управления

    Наряду  с основными функциями в системе  менеджмента реализуется несколько конкретных функций.

    Конкретные  функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования организационной структуры и соответствующих штатов.

    Так как конкретные функции возникают  в результате наложения общих  функций управления на специфику  объектов управления, перечень таких  функций зависит от перечня объектов управления и уровня декомпозиции самих функций. В качестве объектов управления могут выступать ресурсы, процессы и результаты (рис 1). 

Рис. 1. Объекты  конкретных функций управления⁹

    Эта классификация представляет организацию  как совокупность входов, выходов  и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. Но ведь систему можно рассмотреть и с других позиций, детализируя внутреннюю среду организации по составляющим (цели, задачи, структура, технология, персонал).

    Можно рассмотреть наложение общих  функций управления на функциональные области менеджмента: стратегическое управление, маркетинг, инновационный менеджмент, управление персоналом, финансовый менеджмент, управление производством, которые выделились в процессе разделения труда в управлении в качестве самостоятельных участков работ. Это тоже даёт представление о совокупности конкретных функций управления.

    Применительно к первой классификации конкретных функций управления можно выделить функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

    Функции управления ресурсами. Организации в процессе  своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно выделяют конкретные функции: