Анализ системы коммуникаций

p> 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.Совершенствование коммуникаций в  организации.

3.1. Совершенствование  коммуникаций в организации.

 

К основным способам совершенствования  информационного обмена в организации  относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение  систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование  информационных бюллетеней, использование  современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и  подразделениями. При этом менеджеры  на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности  в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

Управленческие  действия. Предполагается,  что менеджер может практиковать встречи с  одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения  работы и т.п. руководитель может  также по своему усмотрению назначать  совещания или заседания с  участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют  дополнительные возможности управленческого  действия в направлении совершенствования  информационного обмена.

  Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно  такая система реализуется в  системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную  телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать свои вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут  же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно  работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене  организации.

Третий  вариант системы обратной связи  предусматривает создание группы руководителей  и рядовых работников, которые  встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие  группы чаще всего создаются для  обсуждения содержания коллективных договоров.

Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно  собираются для обсуждения предложений  по совершенствованию труда и  управления, а также возможных  или существующих проблем, отражающихся а их работе.

Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации могут выпускать  относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал  и рабочие рассылают  и получают. Электронная почта  дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить  поток телефонных разговоров. Последние  нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений  разным людям, а затем позвонить  или получить ответы на исходящие  сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя  друг другу в лицо. Внедрение современных  информационных технологий предполагает использование в менеджменте  мировых информационных ресурсов.

 

3.2.Новый  вид коммуникаций (intranet).

В последние годы все шире используется вопрос о создании общего коммуникационного  пространства, внутри которого беспрепятственно будет осуществляться обмен информацией. Появилась необходимость внедрения новых  систем,  которые  выполняли  бы  функции  как общемировой, так и локальной сети  организации.  Причем,  желательно,  чтобы стоимость таких систем была минимальной.

          Решение  было  найдено:  если  практически  каждая   организация   уже подключена к Internet, если у нее уже есть своя локальная  сеть,  то  почему бы не объединить эти две вещи воедино?  Проблема  лишь  заключается  в  том, чтобы обеспечить секретность внутренней  информации,  поскольку  Internet  – система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

Рассмотрим  сначала с разных сторон основные принципы Intranet. Intranet

– это:

      1. «Интеллект» организации.

      Intranet  –  это  внутренняя  информационная  система,  основанная  на

технологии Internet. Intranet – технология, которая позволяет организации определять себя в целом как объект, группу,  семью,  где  каждый  знает  свою  роль,  и работа каждого направлена на усовершенствование и здоровье организации.  Как это  достигается?  Все  задания,  цели,  процессы,  связи,   взаимодействия, инфраструктура, проекты, графики,  бюджеты  и  культура,  словом,  все,  чем живет организация, интерактивно, в едином интерфейсе,  связывается  воедино. Причем каждый сотрудник может пользоваться необходимой  информацией,  и,  по мере своей компетенции, пополнять ее. Иными словами,  Intranet  представляет "интеллект" организации. Конечная  цель  этого интеллекта  состоит в том, чтобы организовать рабочий стол каждого сотрудника (а под понятием  «рабочий стол» давно уже подразумевается  персональный  компьютер)  с  минимальной стоимостью, затратами времени и усилий, так, чтобы  дать  возможность  труду быть  более  производительным,  а  продукции   –   более   своевременной   и конкурентоспособной.

      2. Индивидуальный интеллект.

      Internet  –  это   соединение   аппаратных   средств,   технологии   и программного  обеспечения  вместе.  Intranet  –   нечто   другое.   Если   в

организации есть Internet, то все, что необходимо  для  построения  Intranet

уже  существует.  На  самом  деле  построение  Intranet  подобно  построению

индивидуального  интеллекта.  Для  этого  необходимы  подходы   к   изучению практического  принятия  решений,  оперирование   на   всем   информационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информации  для  улучшения работы в будущем. Все это требует своевременной  передачи  информации  всем, кому она нужна.

      3. Единый способ связи.

      Intranet – это одновременно  и   локальная  сеть,  и  система  “клиент сервер”,  и  персональный  компьютер  –  словом,  все  то,  что   и   раньше

использовалось  в различных организациях для  работы с информацией. Но  раньше все  машины,   программное   обеспечение,   и   системы   связи   находились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметь  внутреннюю  связь всех данных без группы программистов и нового программного  обеспечения  для каждого нового вида  информации.  С  Intranet  доступ  ко  всей  информации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в том  же самом браузере для Internet. Нет больше огромного количества  преобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени,  несовместимости  версий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, с  Internet,  серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легко обучаться даже при использовании старого программного обеспечения.

      4. Организационный центр.

      Intranet – это возможность  построить   организацию  на  информационном

уровне и  предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Если  сотрудник знает  то,  чем   компания   занимается,   какова   стратегическая   система технического  видения  компании,  каковы  принципы  руководства,  кто   есть клиентура и партнеры, то  он  может  более  ясно  сосредоточиться  на  своем собственном  вкладе  в  общее  дело.  Понятная  всем  единая   web-страница, представляющая  суть  компании,   эквивалентна   успеху.   Все   филиалы   и представительства могут постоянно  обращаться  к  центральным  сообщениям  и выполнять указания. Таким образом, глобальная сеть  используется  не  только как способ дешевой передачи информации  на  большие  расстояния,  но  и  как инструмент руководства процессом в организации.[19, с.91]

     Что не является Intranet:

      1. Intranet – не Internet.

      Intranet не должна быть связана  с Internet. Однако, рассылка  почты   и

другой информации через Internet к клиентуре и партнерам  весьма  желательна, так что Internet хорошо,  но  не  необходимо.  Хотя  Intranet  и использует Internet,  понятия и технологии  Web,  но  внутренняя  информация  надежно удерживается внутри  организации.  Для  обеспечения  этой  надежности  очень актуальны  проблемы  информационной  безопасности,  поскольку  возможны   ее утечки. Что делает Intranet, так что отличную инфраструктуру. Это  означает: как организован надзор  за  использованием  межсетевых   технологий?   Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в него  информацию  и  кто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеются  ли  библиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочих  текстов,  и  другие  дизайнерские вещи для каждой страницы?  Internet  –  огромные  возможности  маркетинга  и привлечения клиентов. Intranet же – внутренний механизм связи.

      2. Intranet – не локальная сеть.

      При  использовании  одинаковых  типов  связи,  разные  локальные   сети

зависят от прикладных программ  и  от  конкретного  продавца.  Эти  продавцы оборудования и компании по установке сетей создали превосходные решения  для любых информационных потребностей, но их технологии и решения отличаются  от Intranet.  С моделью Intranet,  возможно  даже,  что необходимость в их программном  обеспечении  отпадает.  Раньше  каждая  организация,  возможно, нуждалась  в  их  операционных  системах,  их   драйверах,   их   прикладных программах, и их программистах. Intranet-технология освобождает от этого.

      3. Intranet – не E-mail.

      Intranet  не  только  программа   обмена   почтой.   Фактически,   это альтернатива электронной  почте.  Внутренняя  сеть  предоставляет  надежные, богатые  различными  свойствами  прикладные  программы,  которые   разделяют четыре  основные  стандартные  сетевые  услуги:   управление   директориями, электронной почтой, файлами и печатью.

    Intranet как инструмент:

      Intranet – словно швейцарский   армейский  нож  высокой   технологии,  с

набором  инструментальных  средств   почти   для   каждой   функции   внутри организации.  Большинство  организаций  пользуется  информацией,   знаниями, интеллектом,  чтобы  создать   изделия,   услуги,   дать   образование   или развлечение. Информация – это сила. В прошлом с ней было много проблем.  Или не было  возможности  получать  надежную  информацию,  или  невозможно  было делать это вовремя. Теперь информация находится непосредственно  на  рабочем столе безотносительно  платформы  или  программного  обеспечения.  Благодаря Intranet любой пользователь, на любом уровне,  может создавать информацию. Это делает информацию надежной, потому что она исходит прямо  из  источника. Человек обслуживает информацию, которая может читаться в любом  браузере,  и помещает ее на сервер. Это редактирование  создает  рабочий  процесс  внутри организации. Вы можете скрывать  и  предоставлять  информацию  наилучшим  из пригодных способом.

      Intranet   может   использоваться   для   различных   функций   внутри

организации. Прикладные программы, которые использовались в  течение  многих лет, находят применение  в  Intranet.  Каждая  фирма-разработчик  в  1996/97 годах создавала новые или обновляла уже существующие  программы  Web,  чтобы они могли выполниться без проблем в среде  Intranet.  Intranet  используется для  поддержки  автоматизированных  систем  принятия  решений;  коммерческих инструментальных средств; торговых систем; аналитических систем,  работающих в  режиме  реального  времени;  финансовых  систем  торгового  зала   биржи; текстовых процессоров, систем back-office и front-office. Этот список  можно продолжить.

      1. Инструмент принятия решений.

      Intranet  объединяет  всю  информацию  в   организации.   Нет   больше

необходимости собирать по крупицам разрозненные данные, исходящие из  разных источников. Вместо этого есть единый интерактивный интерфейс,  включающий  в себя удобные средства просмотра,  стандартные  запросы  и  средства  поиска. Актуальная информация  о  движении  портфеля,  рыночные  тренды,  результаты общения с коллегами и партнерами  по  бизнесу  позволяет  вовремя  принимать ответственные деловые решения.

      2. Инструмент организации обучения.

      Если обмен информацией происходит  мгновенно, то те,  кто  ответственны за  принятия  решений,  способны  анализировать  деловые  процессы,  деловые возможности, и деловые цели намного быстрее. Это связано с тем, что  большее количество   служащих   может   стать   изготовителями   решения.    Проекты реализовываются более эффективно. Связь  нужна,  чтобы  включить  в  процесс любого, чья  работа  хоть  немного  касается  проекта.  Требования  клиентов регистрируются и их твердо придерживаются.  Развитие  событий  происходит  в общедоступном электронном поле данных –  гораздо  быстрее,  чем  посредством встреч,  телефонных  переговоров  и  индивидуальным  расписанием.  Компания,

которая управляет  информацией подобным  образом,  узнает  все  одновременно, одновременно совершенствуется и создает более знающую организацию.

      3. Совершенный инструмент связи.

      Intranet  обеспечивает  интеграцию  всех   подразделений   корпорации:

компаний,  отделов,  рабочих   групп,   индивидуальных   лиц,   поддерживает

мгновенную  передачу информации между любыми точками  в  организации,  всякий раз, везде, когда  это  необходимо,  где  бы  человек  не  находился.  Легко  представить себе ситуацию, когда  какой-нибудь  рядовой  менеджер,  пролетая над Тихим океаном в салоне бизнес-класса  нового  Боинга,  достает  ноутбук, подключает радиомодем, через  Internet  связывается  со  своей  компанией  и заходит в локальную сеть фирмы с целью посмотреть состояние  рынка,  скажем, срочных контрактов, заключить сделку, а заодно и проверить свой счет.