Организация и ведение баз данных средствами системы управления базами данных Access

Сообщение об ошибке. Задает текст сообщения, выводимого на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Первичный ключ и индекс. Первичным ключом называется одно или несколько полей, которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Наличие индекса помогает быстрее находить и сортировать записи. Поля, используемые в качестве первичного ключа, индексируются автоматически, но можно составить отдельный индекс и для других полей.

Задание первичного ключа. По умолчанию Access создает поле Код с типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Первичный ключ можно создать самостоятельно, выбрав поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа.

Далее на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле или выполняется команда Правка – Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появляется пиктограмма с изображением ключа.

Индексы. Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. Требование уникальности индекса в Access необязательно.

Создание индекса  для одного поля. Для создания простого индекса используется свойство поля Индексированное поле, позволяющее ускорить выполнение поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения.

Создание простого индекса предполагает выполнение следующих действий:

1. В окне конструктора таблицы выберите в верхней половине окна поле, для которого создается индекс.
2. В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выберите одно из следующих значений:

• Да (Допускаются совпадения);

• Да (Совпадения не допускаются).

Значение Да (Совпадения не допускаются) обеспечивает уникальность каждого значения данного поля.

Создание составного поля. Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Индексы на панели инструментов. На экране появится окно диалога Индексы.
2. В открывшемся окне диалога введите имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.
3. В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка и выберите первое поле индекса.
4. В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса (в этой строке поле столбца Индекс следует оставить пустым). Определите таким же образом остальные поля индекса. Индекс может включать до 10 полей.
5. Закончив выбор полей индекса, закройте окно диалога.

 

Задание 1. Создание таблиц базы данных

Содержание задания. На основании описания постановки задачи (п. 1.2) описать структуру таблиц базы данных и установить связи между таблицами

Технология создания таблиц базы данных ПРОДАЖА

1. Создайте файл новой базы данных. Для этого выполните команду меню Файл – Создать. В окне Создание выберите Новая база данных. В открывшемся окне задайте имя новой базы данных ПРОДАЖИ_фамилия (студента). Определите папку, в которой будет сохранен этот файл.
2. Опишите структуры записей таблиц базы данных и назовите их следующим образом: ТОВАРЫ, ПОКУПАТЕЛИ, РЕЕСТ, НАКЛАДНАЯ. Описания полей приведены в табл. 6.

При создании структуры таблицы  руководствуйтесь следующим порядком действий:

1. Выберите закладку Таблица и режим Конструктор.
2. Заполните строки, соответствующие полям таблицы (сколько полей, столько будет строк).
3. Для каждого поля определите характеристики на вкладке Свойства полей:

• размер поля;

• подпись поля (не путать с описанием);
• для составных ключевых полей установите в свойстве «Индексированное поле» значение «Совпадения допускаются».

4. Для каждой таблицы укажите ключевое поле, нажав кнопку на Панели инструментов.

Примечание. При указании ключевого поля для несмежных полей используется клавиша Ctrl.

5. Сохраните структуру записи, присвоив таблице имя.

Таблица 6

Описание таблиц БД ПРОДАЖА

Технология создания схемы данных

1. Добавьте таблицы в схему данных: нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов, в окне Добавление таблиц выберите таблицы, включаемые в схему данных и нажмите кнопку Добавить.

При выделении нескольких таблиц держите  нажатой клавишу CTRL или SHIFT, нажмите кнопку Закрыть.

2. Расположите таблицы в соответствии с инфологической моделью (рис. 4), для чего, установив курсор на имя таблицы, переместите ее на соответствующий ей уровень.
3. Установите связи между таблицами БД, руководствуясь табл. 5.

Создайте связь между таблицами  ТОВАРЫ и НАКЛАДНАЯ.

Для этого установите курсор мыши на ключевое поле НТОВ главной таблицы  ТОВАР и перетащите его на поле НТОВ таблицы НАКЛАДНАЯ. В открывшемся окне Изменение связи в строке «Тип отношения» установится один ко многим. Проверьте правильность устанавливаемых отношений (имена связываемых полей должны быть одинаковыми). Нажмите кнопку Создать.

Аналогичные действия выполняются  с другими парами таблиц РЕЕСТР – ПОКУПАТЕЛИ, РЕЕСТР – НАКЛАДНАЯ.

Включите целостность БД.

 

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте понятие база данных.
2. Для хранения данных в реляционной базе данных используют?
3. Какие этапы создания реляционной базы данных можно выделить?
4. В чем заключается этап инфологической модели данных?
5. Какими могут быть связи между объектами?
6. В чем заключается этап логической модели данных?

 

Вопросы для самостоятельной работы

 

Задания для индивидуальной работы