Организация и ведение баз данных средствами системы управления базами данных Access

Практическая работа №11. Организация и ведение баз данных средствами системы управления базами данных Access

для младших  специалистов (3 курс)

по дисциплине «ИСИТ в маркетинге»

Цель: рассмотреть практическую реализацию создания базы данных «Учет продажи продукции» в среде Access.

План:

1. Основы проектирования баз данных.
2. Постановка задачи «Учет продажи продукции».
3. Проектирование таблиц базы данных.
4. Задание. Создание таблиц базы данных.

 

Ход работы

Основы проектирования баз данных

В настоящее время термины база данных и система управления базами данных используются исключительно как относящиеся к компьютерным технологиям. В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

В последнее время наибольшее распространение получили реляционные базы данных. В них для хранения данных используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называют записями и полями соответственно.

Связь между таблицами осуществляется посредством одного или нескольких совпадающих полей.

Каждая запись реляционной базы данных уникальна. Для обеспечения  уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде и обеспечивают прямой доступ к записям таблицы во время поиска.

Для взаимодействия пользователя с  базами данных используются системы  управления базами данных (СУБД). Современные  СУБД содержат:

• набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;
• развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и предоставлять информацию в текстовом или графическом виде;
• средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создать собственные приложения.

Перед созданием базы данных необходимо располагать описанием выбранной  предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, иметь всю необходимую информацию для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя и определять потребности в обработке данных.

На основе такого описания на этапе  проектирования базы данных определяется состав и структура данных, которые должны находиться в базе данных и обеспечивать выполнение необходимых запросов и решение задач пользователя.

Процесс проектирования и создания реляционной базы данных состоит из следующих этапов:

1. создание информационно-логической модели предметной области, т. е. выделение информационных объектов и определение связей между ними;
2. построение логической структуры реляционной базы данных, где каждый объект инфологической модели отображается реляционной таблицей, а связи между таблицами соответствуют выявленным информационным связям между объектами;
3. конструирование таблиц, соответствующих информационным объектам построенной модели данных;
4. создание схемы данных, в которой фиксируются существующие логические связи между таблицами;
5. ввод данных, содержащихся в документах предметной области.

Особое внимание следует уделить  первым двум этапам, поскольку без  их тщательной проработки невозможно создание базы данных (БД), полностью удовлетворяющей потребностям пользователя.

Построение инфологической модели данных

Инфологическая модель данных (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними.

Информационный объект – это информационное описание некоторого реального объекта, процесса или события. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики некоторой сущности предметной области. Например, объект ТОВАР характеризуется такими реквизитами, как наименование, единица измерения, изготовитель, сорт, цена и др.

Каждому информационному объекту  присваивают уникальное имя. Например, при описании предметной области поставка товаров будут выделены такие объекты, как ТОВАР, ПОСТАВЩИК.

Информационный объект имеет множество  реализаций – экземпляров (записей). Например, каждый экземпляр объекта  ТОВАР представляет конкретный вид  продукции. Экземпляр образуется совокупностью конкретных значений реквизитов и должен однозначно идентифицироваться значением ключа информационного объекта. Ключ может состоять из одного (простой) или нескольких ключевых реквизитов (составной).

Связи между таблицами

При проектировании реляционной базы данных необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных. При этом преследуются следующие цели:

• обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;
• исключить ненужное повторение данных, которое может явиться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства компьютера;
• обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.

Следующим шагом на этапе проектирования ИЛМ, после выявления информационных объектов, является определение отношений между ними.

Отношение – это связь между двумя таблицами, которая показывает, как относятся друг к другу данные в этих таблицах. При создании отношения указываются одинаковые поля в двух разных таблицах. Например, можно создать отношения между таблицами ТОВАР и ПОСТАВЩИК, используя в качестве связующего поля идентификатор товара.

Access поддерживает следующие типы  отношений между таблицами:

• одно – однозначные (1:1);
• одно – многозначные (1:М);
• много – многозначные (N:М).

Одно – однозначные  связи (1:1) имеют место, когда каждому экземпляру одного объекта (А) соответствует только один экземпляр другого объекта (В) и, наоборот, каждому экземпляру объекта (В) соответствует только один экземпляр объекта (А).

Одно – многозначные связи (1:М) – это такие связи, когда каждому экземпляру одного объекта (А) может соответствовать несколько экземпляров объекта (В), а каждому экземпляру объекта (В) может соответствовать только один экземпляр объекта (А). В такой связи объект А является главным объектом, а объект В – подчиненным.

Много – многозначные (N:М) – связи не могут непосредственно реализовываться в реляционной базе данных. Поэтому, если выявлены такие связи, их необходимо преобразовать путем введения дополнительного объекта «связка», который должен иметь идентификатор, образованный из идентификаторов исходных объектов.

В ИЛМ объекты размещены по уровням. На нулевом уровне размещаются объекты, не подчиненные другим объектам. Уровень остальных объектов определяется наиболее длинным путем к объекту от нулевого уровня. Такое размещение объектов дает представление об их иерархической подчиненности, делает модель более наглядной и облегчает понимание связей между объектами.

Построение логической модели базы данных

Логическая структура базы данных является адекватным отображением полученной инфологической модели. Каждый информационный объект модели данных отображается соответствующей реляционной таблицей. Структура таблицы определяется реквизитным составом объекта, где каждый столбец соответствует одному реквизиту. Строки таблицы соответствуют экземплярам объекта и формируются при загрузке таблицы.

Связи между объектами модели данных реализуются одинаковыми реквизитами – ключами связи в соответствующих таблицах. При этом ключом связи всегда должен быть идентификатор главного объекта.

 

Постановка задачи «Учет  продажи продукции»

Для решения задач по учету данных о продажах товаров база данных должна содержать следующую информацию:

• список товаров;
• перечень покупателей;
• сведения об отпуске и оплате (счет-фактура).

В результате анализа предметной области  выявляются документы – «источники данных» для создания таблиц справочной и учетной информации.

Документы справочной информации

Справочная информация содержится в документах: «Список товаров» и «Список покупателей». Ниже приведены формы справочных документов.

Рис. 1. Форма документа с перечнем товаров

Рис. 2. Форма документа с реквизитами  покупателей

Документы учетной информации

Учетная информация по продажам представлена в счете-фактуре, содержащем перечень проданных товаров, а также сведения об оплате.

Рис. 3. Форма бланка Счета-фактуры

Выделение информационных объектов (ИО)

Документ «Список товаров» содержит сведения о продаваемых товарах. Из анализа документа видно, что реквизиты Ед. измер., Цена, Ставка налога, Страна, Номер таможенной декларации являются описательными, и каждый из них зависит только от ключевого реквизита – Наименование товара. Назовем его ТОВАРЫ.

Анализ документа «Список покупателей» показывает, что он содержит один информационный объект – ПОКУПАТЕЛИ, характеризующийся реквизитами: Адрес, Р/счет и ИНН. Для однозначной идентификации используется Наименование покупателя.

На основе анализа документа Счет-Фактура может быть выделено два информационных объекта: РЕЕСТР, НАКЛАДНАЯ.

Информационный объект НАКЛАДНАЯ  содержит сведения об отпущенных товарах. Идентификаторами являются Наименование товара и Номер документа. Описательными реквизитами, зависимыми от идентификаторов, являются Количество, Стоимость товара, Сумма налога и Стоимость товара с учетом НДС.

Информационный объект РЕЕСТР содержит сведения о покупателе: Номер документа, Дата выписки, Наименование покупателя.

Идентификатором является Номер документа.

Состав объектов справочной и учетной  информации представлен в табл. 1–4.

Определение связей между  информационными объектами

Связи между объектами ТОВАРЫ и  НАКЛАДНАЯ определяются отношением один ко многим, так как один и тот же товар может включаться в разные накладные. Связь между ними осуществляется по Наименованию товара.

Аналогично связь между объектами  ПОКУПАТЕЛИ и РЕЕСТР определяется отношением один ко многим, поскольку один и тот же покупатель может совершать несколько покупок. Связь между ними осуществляется по Наименованию покупателя.

Связи между объектами РЕЕСТР и  НАКЛАДНАЯ определяются как один-ко-многим, так как по одному документу может быть отпущено несколько товаров. Связь осуществляется по Номеру накладной.

В табл. 5 определены главные и подчиненные объекты и связи между ними.

Таблица 1

Товары

Таблица 2

Покупатели

Таблица 3

Реестр

Таблица 4

Накладная

Таблица 5

Связи информационных объектов

Информационно-логическая модель базы данных ПРОДАЖА приведена в каноническом виде, т. е. объекты размещены по уровням (рис. 4).

Рис. 4. Логическая модель базы данных

 

Проектирование таблиц базы данных

После запуска Access выберите пункт Новая база данных и в окне диалога введите имя файла новой базы данных и папку на диске, где она будет храниться. После чего нажмите кнопку Создать.

На экране откроется окно базы данных, состоящее из шести вкладок. В  этом окне предстоит создать все  объекты базы данных. В данном окне можно создавать таблицы, отчеты, формы, запросы.

Режим Конструктор – основной способ создания таблицы, который позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы.

При выборе этого режима появляется окно Таблица 1: таблица, в котором определяется структура базы данных (рис. 5).

Рис. 5. Макет таблицы  описания структуры базы данных

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя. Оно является комбинацией из букв и цифр. Максимальная длина имени – 64 символа.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при типе данных каждого поля.

Каждый из типов данных наделен  собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора на закладке Общие.

Размер поля. Задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохранения значений.

Формат поля. Задает правила представления данных при выводе их на экран или на печать. Для указания конкретного формата необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений.

Число десятичных знаков. Задается для числового и денежного типов данных (можно задать от 0 до 15).

Подпись поля. Задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

Условие на значение. Позволяет осуществить контроль ввода, задает ограничения на вводимое значение. При нарушении условий ввода Access запрещает ввод и выдает сообщение об ошибке.