Принцип "концентрации усилий" Парето и его применение в управленческих ситуациях

Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Что все клиенты одинаково для нас ценны. Что каждая сделка, каждый продукт и каждый вырученный от продажи доллар так же хороши, как и другие.

Что все работники отдельно взятой категории приносят приблизительно одинаковую пользу. Что любые день, неделя или год одинаково важны для нас. Что все наши друзья одинаково ценны. Что ко всем бумагам или телефонным звонкам должно относиться с одинаковым вниманием. Что образование, полученное в одном университете, имеет такую же ценность, что и образование, полученное в другом. Что все проблемы проистекают из множества причин, так что не стоит даже стараться искать среди них несколько ключевых. Что все возможности одинаково ценны, поэтому неважно, какую из них мы выберем.

 

Мы привыкли думать, что 50% причин или вложенных в дело ресурсов дадут нам 50% результатов или конечного продукта. И нам кажется естественным, почти демократичным, ожидание, что причины и следствия приблизительно одинаково сбалансированы между собой. Конечно же, иногда бывает и так. Однако «заблуждение 50/50» является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах. Принцип 20/80 говорит о том, что если мы изучим и проанализируем два набора данных, относящихся к причинам и результатам, то, скорее всего, получим картину несбалансированности. Численно этот дисбаланс может составлять 65/36, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5 или 99,9/0,1 или принимать любые другие значения. При этом сумма двух чисел в подобных соотношениях не обязательно должна быть равна 100.

 

Принцип 80/20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он, скорее всего, превзойдет наши ожидания. Администраторы могут подозревать, что некоторые клиенты и некоторые наименования продукции более выгодны, чем другие, но когда они узнают, насколько велика разница между первыми и вторыми, то бывают очень удивлены и даже ошарашены. Школьные учителя знают, что большая часть проблем с дисциплиной или прогулами проистекает от небольшого числа учеников, однако после анализа своих записей обычно выясняют, что размах дисбаланса все-таки оказывается большим, чем они ожидали. Мы можем думать, что некоторую часть своего времени мы работаем более эффективно, чем остальное время, но если мы измерим прикладываемые усилия и получаемые результаты, то можем и дар речи потерять.

 

Схема, обнаруженная Парето, оказалась настолько распространенной, что он назвал ее «предсказуемым несоответствием». Впрочем, он был слишком оптимистичен — даже сто лет спустя мы не научились предсказывать это вездесущее несоответствие. Отчасти наше неумение ожидать ожидаемого объясняется тем, что нас учат: хрестоматийное распределение больших систем — это Гауссово распределение, общеизвестное в качестве кривой нормального распределения.

 

 

Например, на кривой нормального распределения роста среднее значение и медиана (срединная точка в системе) совпадают: средний рост ста американок, отобранных случайным образом, составляет около 165 см, при этом, если всех их выстроить по росту, то высота пятидесятой по счету будет 165 см.

В распределениях Парето все иначе: рекурсивное долевое соотношение 20/80 означает, что среднее находится далеко от середины. Это, в свою очередь, означает, что в подобных системах большинство людей (или того, что подлежит измерению) показывают результат меньше среднего. Распределение Парето проявляется в удивительно большом множестве сложных систем: ему следует сила землетрясений, популярность книг, размер астероидов и количество контактов у ваших друзей. Этот принцип является настолько базовым для научных исследований, что производится даже специально разлинованная бумага, показывающая распределение Парето в виде прямых линий.

 

Но, несмотря на то, что науке все это известно уже сто лет, примеры распределений Парето регулярно представляются общественности как аномалии, мешающие ясному видению мира. Необходимо отказаться от мысли, что средний семейный доход и доход средней семьи имеют что-то общее и что самое большое землетрясение или падение на рынке в будущем окажется сопоставимо с самой масштабной катастрофой в прошлом. Чем дольше существует система, тем выше вероятность события, которое в два раза превосходит все предшествующие.

Это не означает, что мы никак не можем воздействовать на такие распределения. Снижение кривой Парето от «головы» к «хвосту» может быть более или менее резким. Иногда политическое или социальное вмешательство способно повлиять на крутизну кривой — налоговая политика может повысить или снизить долю дохода 1% самых богатых жителей страны. Но пока мы не признали, что есть множество систем, в которых действует распределение Парето, и что они останутся таковыми всегда, мы даже не начали их осмысливать.

 

Закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий-  лишь 20% результата. Диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами и результатами, вкладываемыми и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них. Принцип Парето может использоваться  для оптимизации любой деятельности.

 

Закон Парето – это хорошо, но как его использовать в реальной жизни? То, что значимость позиций резко уменьшается после их суммарной доли 80%, дает нам основание выделить приоритетные позиции, однако где проходит граница? Группировку невозможно произвести, не зная точных границ. На этот вопрос дает ответ широко известный так называемый АВС-анализ.

 

АВС-анализ – это один из самых распространенных статистических методов, который находит свое применение в самых различных областях анализа данных. Он основан на почти универсальном принципе Парето, и при умелом использовании практически лишен недостатков.

Несмотря на то, что принципу Парето уже более 100 лет (придумали в 1897г.), аббревиатура ABC появилась на свет только в середине 20-го века, то есть через 50 лет после открытия закона, лежащего в его основе.

 

Группа A

Смысл первой буквы открыл еще сам Вильфредо, заметив, что 20% итальянских семей владеют 80% всех доходов. Обозвать эти 20% буквой «А» Вильфредо смекалки не хватило, и за него это сделали последователи. Первые 20% значений, вносящие наибольший вклад в итог, называют группой А. Ради этой группы в большинстве случаев и проводят обозначенный анализ. В группу А попадают наиболее приоритетные, то есть имеющие наибольший вес, позиции по выбранному группировочному признаку. Традиционная интерпретация АВС-анализа гласит, что контроль первых 20% значений дает контроль над 80% результата.

 

Группа B

После выделения группы А остаются еще 80% значений, дающих всего 20% результата. Обнаружив соотношение 20/80, было также замечено, что следующие 30% значений (в порядке убывания ранжированных данных), дают примерно еще 15% результата. Эту группу обозначили буквой «B», то есть 30% позиций, следующих за первыми 20%, дают 15% результата. Нетрудно посчитать, что, просуммировав данные по группам А и В, мы получим 50% позиций, которые дают 95% итогового эффекта. Замечательное наблюдение, позволяющее за правилом 20/80 увидеть закон 50/95.

Однако остается еще половина значений (то есть ровно 50%). На вторую половину ранжированных данных (оставшиеся 50% значений) приходится всего 5% результата –группа С. Эта группа считается наименее приоритетной, так как выхлоп от ее использования почти отсутствует. Немудрено, что ее стараются сократить для экономии ресурсов. Очевидно, что все три группы суммарно дают 100%.

 

Итак, за латинскими буквами А, В и С скрываются 20, 30 и 50 процентов отсортированных по убыванию значений, которые дают соответственно 80, 15 и 5 процентов результата. В этом и заключается вся суть АВС-анализа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Существует два метода применения Принципа 80/20:

 

 

 

 

 

Традиционно методика использования Принципа 80/20 не обходится без Анализа 80/20 — количественного метода, позволяющего установить точное соотношение между причинами/вложенными средствами/затраченным трудом и результатами/полученным продуктом/вознаграждением. Этот метод использует возможное существование соотношения 80/20 в качестве гипотезы; затем идет сбор информации, который и дает нам реальное соотношение. Эта эмпирическая процедура может привести к любому результату в диапазоне от 50/50 до 99,9/0,1. И если все-таки этот результат демонстрирует выраженный дисбаланс между затраченным и полученным (скажем, соотношение 65/35 или больше), то следующий этап метода — принятие необходимых действий.

 

Существует также более новый метод использования Принципа 80/20, который дополняет метод Анализа, и он называется  Мышление 80/20. Этот метод требует глубокого размышления о любом имеющем для вас какое-либо значение вопросе и требует также сделать заключение о том, работает ли Принцип 80/20 в затрагивающей этот вопрос области жизни. Затем вы начинаете действовать в соответствии с новым видением проблемы. Мышление 80/20 не включает в себя сбора данных и тестирования гипотезы. Как следствие, Мышление 80/20 иногда может направить вас по ложному пути: опасно, например, думать, что вы уже заранее знаете, что это за 20% в данном соотношении, но Мышление 80/20 будет обманывать вас гораздо реже, чем обычный способ мышления. Мышление 80/20 занимает гораздо меньше времени, чем Анализ 80/20, однако последний предпочтительнее тогда, когда рассматриваемый вопрос чрезвычайно важен для вас и вам трудно уверенно принять правильное решение.

 

Вначале рассмотрим Анализ 80/20, а затем займемся Мышлением 80/20.

Анализ 80/20 исследует соотношения между двумя наборами (системами) данных.

Один набор данных — это всегда люди или объекты; обычно их число 100 или больше и может быть выражено в процентах. Другой набор данных — это интересующая нас характеристика этих людей или объектов, которая также может быть выражена в процентах.

 

Возьмем, к примеру, группу из 100 приятелей, которые хотя бы иногда пьют пиво, и сравним, как много пива они выпили на прошлой неделе.

Непохожим на другие этот метод анализа делает то, что мы размещаем данные второго набора в порядке убывания их значений, а затем производим сравнение процентных величин в обоих наборах данных.

В нашем примере, значит, мы спрашиваем у 100 приятелей, сколько кружек пива они выпили на прошлой неделе, и располагаем их ответы в порядке убывания.

Анализ 80/20 сравнивает процентные величины, взятые из двух наборов данных (приятели и количество выпитого). В нашем случае мы можем видеть, что 70% пива выпито 20% наших приятелей, то есть мы получаем соотношение 70/20.

 

Начнем изучать принцип Парето в действии. Рассмотрим, к примеру, предстоящую работу, которую вам предстоит совершить за сегодня (или завтра). Для начала мысленно представим, из каких этапов будет состоять эта работа, а далее выявим наиболее эффективные из них – то есть те действия, которые приведут быстрее всех к результату. То есть, к примеру, если вам предстоит составить договор, то наиболее важным действием, направленным на его выполнение, окажется непосредственное написание текста, а сбор информации, мониторинг пособий или справочников – уже вторично.

 

Принцип Парето применим к любым ситуациям и любым сферам жизни, соблюдая практически равные пропорции, в частности:

80% капитала сосредоточено в руках 20% людей – во многом потому, что они делают поступки, нехарактерные для большинства людей и смогли разбогатеть даже с нуля.

80% энергоресурсов потребляется 20% населения.

80% денег приносят 20% ваших клиентов  – именно поэтому так важно  выстраивать с ними длительные отношения.

80% положительных эмоций от общения  нам приносят 20% людей.

80% прочитанных книг дало лишь 20% знаний – поэтому не стоит  много времени уделять чтению  – гораздо важнее использовать  то, что прочитал на практике.

80% воспоминаний связано с 20% событий в жизни.

80% одежды мы носим лишь в 20% случаев.

80% наших навыков приносят 20% денег, да и результата в целом.

80% семейного бюджета тратится  на 20% вещей.

 

Другими словами, если вам необходимо достичь поставленных перед вами целей, то на 80% ваши результаты будут определяться только 20% действиями, а вот что это будут за действия – это вы должны понимать сами. Но возьмем, к примеру, сферу бизнеса, в которой доходы нестабильны. Принцип Парето тут справедлив как никогда.

 В данном случае, мы определяем, что в нашем бизнесе приносит нам деньги, и концентрируем большую часть усилий именно на том, чтобы развивать это направление.

Если мы хотим научиться играть на бирже, экономить на коммунальных услугах или просто сразу стать рантье – мы в первую очередь обращаем внимание на то, что в данных сферах нам будет обеспечивать результаты. Если это работа на бирже, то здесь в первую очередь важна прибыльная торговая система – именно поэтому мы изучаем курсы по трейдингу, чтобы сэкономить массу времени на малоэффективные методы анализа и чтение теоретической литературы. Если хотим экономить на коммунальных услугах, то нам важно знать, на чем именно можно сэкономить. Если мечтаем стать рантье – должны понимать, куда инвестировать деньги выгоднее, куда вкладывать деньги под проценты лучше.

 

Математический анализ закона Парето позволяет высказать в его отношении две основные претензии:

В «качественной» формулировке (то есть без учёта конкретных значений 80/20) закон представляет собой тривиальное с точки зрения математики наблюдение, согласно которому в ситуации, когда результат складывается из действия множества различных факторов, вклад этих факторов в результат часто бывает различным.

«Количественная» часть закона математически очевидно некорректна:

1.Действительное распределение  вклада большей и меньшей части  факторов в реальной жизни  бывает каким угодно, и вовсе  не обязательно оно равно 80/20.

2.Легко проверить, что конкретные  значения распределения меняются  даже при анализе одних и  тех же данных, достаточно изменить правила группировки выборочных значений.