Культура управления

1. КУЛЬТУРА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

 

       Успех  в работе любой организации  (рост уровня и качественных  показателей производства, его конкурентоспособности  в современных условиях) зависит  не только от технических и  технологических процессов производственной  деятельности. Большая роль в  этом отводится совершенствованию  уровня руководства предприятия  и управленческой деятельности.

       Управленческая  деятельность - это, прежде всего,  осмысленная деятельность, цель  которой поднять эффективность  организации производства. Отсюда  и высокая требовательность к  руководящему составу любого  ранга, будь это директор, сельский  бригадир, губернатор или министр,  руководитель фирмы или дирижер  симфонического оркестра. В их  руках находится успех дела,  благополучие людей, от их профессиональной  подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения  с людьми в решающей степени  зависит успех любого дела  или провалы в работе.

       Новые  условия хозяйствования, повышение  образовательного  уровня и зрелости  менеджеров дали мощный толчок  развитию управленческой культуры. Управленческие  службы не только  коренным образом изменили отношение   к управленческой культуре, но  и заняли активную позицию  в формировании, изменении и использовании  ее как фактора повышения конкурентоспособности,  эффективности производства и  управления организацией.

       Сам  термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.  

       Осмысливая  изложенное, управленческую культуру  можно представить как совокупность  типичных для менеджера ценностей,  норм, точек зрения и идей, которые  сознательно формируют образец  его поведения.                                  

       Специфика  культуры управленческого труда  состоит в том, что в её  основе лежат определенные нормы,  которые должны строго соблюдаться  менеджером:

а)  юридические нормы  управленческого труда, которые  отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера  в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;   

б)  моральные нормы  - нормы, которые  регулируют   поведение руководителя  в такой  важной области, как нравственность и  мораль;                                                                                      в) организационные нормы - устанавливают  структуру организации, состав и  порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка  и другие нормы  организационного            плана, принятые и используемые в  любой организации;                                                                            г)  экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации.

         Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и  т.п.), которые определенным образом  формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется  совокупность элементов, аттестующая  деятельность менеджера в рамках  культуры управленческого труда. 

     

 

2. ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА.

 

Культуру управленческого  труда принято подразделять на:

1.  Личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным;

2.  Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

• Работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 %  директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить.  Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов.
• Работа с кадрами и решение социально-экономических вопросов
• Решение коммерческих вопросов
• Совещания, переговоры
• Непроизводительные затраты времени, не уточненное время. 

Руководителю в то же время  следует иметь в виду, что он должен учитывать и планировать  не только рабочее, но и свободное  время;

 

3.   культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось "под рукой",  и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле;  ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 – 43 % и 30 – 45 %  соответственно. Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;

5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

6. культуру  в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, в авиакомпании  Continental Airlines   любой сотрудник может оставить  сообщение (голосовое или письменное) генеральному директору, который обязан ответить на него в течение нескольких дней;

7.   культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

8. Организационную культуру,  к числу процедур которой можно отнести:     

а)  подбор и расстановку  кадров:

-  прежде  всего, производится  анализ предполагаемой работы, общие  к ней требования и обязанности  работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу  времени; минимальное, максимальное  или среднее количество производимых

продуктов), а также место  работника и должностное ограничение  в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);

-   продолжением  процесса  подбора является спецификация  кадров, то есть детализация требуемых  признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент  и т. д.);

-   далее следует  процесс  отбора кадров, включающий  тесты, собеседования, опросные  листы и т. д. 

       На сегодняшний  день собеседование является  особо важным и распространённым  элементом отбора, так как здесь  кандидатам даётся возможность  наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие,  зная как себя вести и какие  вопросы задать, отбирают именно  тех кандидатов, которые наиболее  соответствуют их требованиям;

-   последним этапом является процесс введения или адаптации нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям. Например, компания «Вальдорф Отель» применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми работниками, а последних – с работой организации.

         Работа любой   организации   неизбежно связана с  необходимостью  комплектования штата. Отбор новых  работников  не   только   обеспечивает   режим нормального  функционирования организации, но  и закладывает фундамент будущего  успеха. От того, насколько эффективно  поставлена работа по отбору  персонала, в значительной степени  зависит качество человеческих  ресурсов, их вклад в достижение  целей организации и качество  производимой продукции или предоставляемых  услуг. Особенно это касается  сферы гостеприимства, где текучесть  кадров распространена сильнее  по сравнению с другими видами  бизнеса (в гостиничном бизнесе  45 % работников покидают новую  работу через 3 месяца после  поступления на неё, а 15 % после  первого месяца). Этот процесс,  который часто называют кризисом  введения, дорого  обходится компаниям  и имеет негативное воздействие  на мотивацию персонала и соответственно  на удовлетворение потребностей  клиентов;

б)  работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы, постановку задач  и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

       Она  определяет степень владения  знаниями теории управления, методами  организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные  организационные процедуры, составляющие  значительный удельный вес в  структуре рабочего времени руководителя.

       Как  правило, для наиболее полной  характеристики организационной  работы руководителя с кадрами,  принято выделять стили, методы  и принципы, используемые им в  управлении людьми.

       Менеджмент – это творчество, основанное на определённых принципах, основная суть которых заключается в следующем: люди лучше реагируют, когда ими руководит один начальник (принцип единоначалия), люди склонны идти за теми, в ком видят средство для удовлетворения своих потребностей (принцип лидерства), чем тщательнее разработана структура поощрений и наказаний, тем эффективнее будет отдача со стороны работников (принцип мотивации), использование новейших данных науки управления (принцип научности), использование отработанной системы материальной и личной ответственности, а также инструкций и положений (принцип ответственности), профессиональный отбор кадров (принцип правильного отбора и расстановки кадров), разумный расход средств (принцип экономичности), получение информации о результатах работы (принцип обратной связи).

      Стиль работы  руководителя представляет собой  совокупность приёмов и способов  управленческого воздействия на  персонал. Именно в стиле руководства  находят своё отражение внутренняя  культура, знания и опыт руководителя  и именно стиль оказывает существенное  влияние на климат в коллективе  и культуру организации.

              Несомненно, с помощью стиля руководства  можно значительно улучшить работу  организации, подразделения, аппарата  управления, но можно и существенно  ухудшить. Следует помнить, что  не существует универсального  стиля управления, одинаково подходящего  для осуществления руководства  разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который  в нужный момент выбирает тот  стиль управления, который в наибольшей мере отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.

       Понятием, близким по смыслу определению  “стиль управления”, является  “метод управления”, представляющий  собой способ достижения какой-либо  цели, решения конкретной задачи; совокупность приемов или операций  практического или теоретического  освоения (познания) действительности.

       Принято  выделять 3 группы методов:

-   экономические  методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя;

-    организационно  – распорядительные  методы управления. Это методы прямого воздействия,  носящие директивный, обязательный  характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.