Речевой этикет в документе

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО  «УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Русский язык и культура речи»

на тему: «РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ»

 

 

 

 

 

       Выполнила:

Студентка 1 курса

«Реклама  и связи с общественностью»

Запольских  М.В.

Проверил:

преподаватель

Шквырина  А.В.

Ижевск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………….…3

1. ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………………..4-7

2. УНИФИКАЦИЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ………………………………………………….…..8

3. РЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ  ДОКУМЕНТОВ……………………………………....9-10

4. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА…………...11

5. ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………………………………………………………………………………………………….…..12-13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………………………….....14

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

    Русская официально-деловая  письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его  интернациональные свойства.

   В письменном деловом  общении этикет проявляет себя  в форме и содержании документов  и, прежде всего, в формулах  обращения, выражения просьб, отказов,  претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной целью послания.

Только культура, такт и объективность  в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений. Важно, что  сегодня официальная переписка  начинает носить более личный и динамичный характер.

 

 

ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

   Вся деятельность организации,  предприятия, фирмы, так или  иначе, связанна с документацией. 

   Документ – это деловая  бумага , оформленная  учетом соответствующих  норм и правил, служащая доказательством  чего-либо  и имеющая юридическую  силу. Документ является основанием  и средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

Письмо - обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть : инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого  вопроса должны освещаться с достаточной  полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит  из вводной части и основной.

В вводной части указываются  причины, вызвавшие составление  письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется  его основная  цель ( предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

В зависимости от назначения письма  и от того, на чем его автор  желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок  расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем  характерна повторяемость одних  и тех же оборотов, освоив которые  можно составить тексты различных  писем.

Начало письма может иметь следующие  варианты обращения:

• «Уважаемый Игорь Леонидович!»
• «Господин Зорин!»  -  затем уместны были слова благодарности.
• «Мы были рады получить Ваше письмо»
• «Большое спасибо за факс от 04.06.2011»

В зависимости от темы письма используются следующие обороты :

Напоминание : «Напоминаем Вам, что…» , « По истечении… срока предложение  нашей фирмы теряет силу».

Просьба :  «Пожалуйста, сообщите...» , «Просим оплатить в течение… банковских дней…».

 В научной литературе существует  несколько видов классификации  официально-деловой переписки. По  тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию  достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую.

По функциональному признаку различают  письма, требующие письма-ответа, и  письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют такие  типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация (претензия), письмо-обращение

Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По  фактору доступности документированной  информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного  доступа и конфиденциального  характера.

Также, документы разделяют : на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Общие функции  документа:

- информационная : любой документ  создается для сохранения информации.

- социальная : документ является  социально значимым объектом, поскольку  порожден той или иной социальной  потребностью.

-  коммуникативная : документ  выступает в качестве средства  связи между отдельными элементами  общественной структуры, в частности  между учреждениями.

- культурная : документ-средство закрепления  и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая : документ является  инструментом управления.

- правовая : документ является средством  закрепления и изменения правовых  норм и правоотношений в обществе.

- функция исторического источника  : документ выступает в качестве  источника исторических сведений  о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный  характер  и определяют общие  для разных языковых структур требования к документу.

 

УНИФИКАЦИЯ  ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме и единообразию.

Стандартизация официальных бумаг  заключается в установлении в  государственном масштабе оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных  документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Цель, которую ставит перед собой  инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Языковые формулы официальных  документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины  и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых  действий письменного делового общения : сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

 

 

 

 

 

ТРЕБОВАНИЯ  К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ

К языковым средствам и стилю  изложения информации в документе  предъявляются особые требования :

• однозначность используемых слов и терминов
• нейтральный тон изложения
• соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения
• смысловая достаточность и лаконичность текста

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена  точностью словоупотребления. Слово  в тексте документа должно употребляться  только в одной значении , принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как  автору, так и адресату.

Трудности в восприятии текста документа  может вызвать неоправданное  использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться  слова и выражения , вышедшие из употребления – архаизмы и историзмы.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ( выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом , а несогласованные ( выраженные словосочетанием) – после  него. При сочетании согласованного и несогласованного определений  первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному  насыщению документа – это  целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное  для реализации коммуникативной  задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение  каждого аспекта содержания следует  начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее  предложение абзаца должно быть связано  с предыдущим. Специалисты различают  два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг  следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово  выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или  словосочетания возрастает к концу  предложения.

К стандартным аспектам языка деловой  письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в  деловых письмах.

 

 

НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Новые ситуации делового общения требуют  совершенствования форм документационного  обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой  письменной речи пополняется новыми терминами.

Юридические и правовые аспекты  взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с  помощью таких документов, как  трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых  экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной  практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе  на уровне терминологии. Именно это является одной из причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь.

Тенденция большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее  время широкое распространение  получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение  потенциальным потребителям о видах  производимых товаров и услуг; резюме.

Информационно-рекламные письма нередко  строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых  посланий других типов) – информативность  и убедительность. Рекламное деловое  письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение.

ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

В значительной степени новые  тенденции в русском деловом  письме обусловлены расширением  деловых связей с зарубежными  партнерами.

Главной особенностью русской  официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и  американской деловой переписке  к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера.

Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой  переписки принято считать, что  убедительность.

Для отечественной практики деловой переписки характерен так  называемый «Мы - подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы - подход», так и «Я - подход».