Организационные структуры местных администраций

     Чем сложнее в том или ином муниципальном  образовании хозяйство, тем большее  значение приобретает комплексная  увязка всех его составляющих. Поэтому  важно отслеживать изменения, происходящие в условиях хозяйствования и жизни  на территории муниципального образования [10, с.45].

     В качестве факторов, непосредственно  влияющих на структуру управления, выступают элементы процесса управления – цели, функции, принципы, методы.

     Цели  управления оказывают прямое влияние  на организационную структуру.  Система  целей управления муниципальным  образованием является основной для  выделения в структуре органа муниципального управления самостоятельных подразделений, отвечающих за достижение конкретной цели и решение конкретных задач. Так, в системе целей местного самоуправления все больший удельный вес приобретает социально-экономическое развитие и охрана окружающей среды. Соответственно для реализации этих целей организационно выделяются или усиливаются соответствующие структурные подразделения.

     Другой  фактор, оказывающий прямое влияние  на организационную структуру, - функции  управления, их состав, содержание и  объем. Процесс формирования структуры  органа местного самоуправления представляет собой, прежде всего, организационное  закрепление тех или иных функций  муниципального управления за управленческими  подразделениями и отдельными должностями. Развитие функций управления муниципальным  образованием объясняет развитие структуры  органов местного самоуправления [32, с.371].

     Так, функциональным органом местной  администрации является ее аппарат. В составе структурных подразделений  аппарата администрации, как правило, формируется: общий отдел, организационный  отдел, контрольный отдел.

     В структуре отделов аппарата администрации  могут быть образованы более мелкие функциональные подразделения: подотделы, бюро, группы, секторы, способствующие реализации закрепленных за отделом  функций. Например, в структуре общего отдела администрации, как правило, выделяются:

     -сектор  по работе с распорядительными  документами;

     -канцелярия;

     -машинописное  бюро;

     -копировально-множительное  бюро;

     -сектор  приема граждан и письменных  обращений граждан.

     Требования  рынка также оказывают прямое влияние на организационную структуру. Так, создание широкой сети маркетинговых  служб в любой сфере деятельности предполагает существование при  местной администрации единого  информационного центра, способного решать основные задачи становления  рыночной экономики. Развитие экономической  базы должно предусматривать создание системы конкурентной оптовой торговли, проведение ярмарок средств производства и потребления, организацию коммерческих центров сервисного обслуживания.

     Наряду  с факторами, действующими на структуру  непосредственно, следует выделить факторы, влияющие на структуру опосредованно. К этой группе факторов относятся  кадры, техника, технология управления, организация труда. Эти факторы, являющиеся средством, необходимым  для реализации той или иной функции, хотя и оказывают влияние на структуру, но в целом сами определяются ею. Так кадры управления влияют на структуру  в плане ее утончения, корректировки, некоторого перераспределения функций  между подразделениями структуры  и отдельными работниками. Но это  все-таки факторы корректирующие, так  как в основном именно структура  управления определяет состав должностей и требования к личностным качествам  работников.

     Важнейшим фактором, влияющим на формирование организационной  структуры, является норма управляемости (диапазон контроля, сферы управления). Нормой управляемости называется максимально допустимое число работников, деятельностью которых может эффективно управлять один руководитель при определенных организационно-технических условиях. От нее зависит как численность сотрудников в подразделении, так и число подразделений аппарата.

     При определении оптимального количества подчиненных должен быть учтен ряд  факторов, среди которых можно  выделить [32, с. 372]:

1. Содержание деятельности: важность и разнородность работы, сроки поручений,   необратимость  последствий,  наличие  самостоятельной индивидуальной работы:
2. Место, занимаемое в иерархии управления: должность руководителя, реальное соотношение прав и ответственности, наличие референтов, помощников, секретаря;
3. Личные   качества  руководителя:   профессиональная   квалификация, практический опыт, память, состояние здоровья;
4. Уровень организации труда: регламентация управления, организация рабочих мест, использование технических средств:
5. Личные  качества  подчиненных:   профессиональная   квалификация, практический опыт, отношение к работе;
6. Интенсивность взаимодействия между группами или отдельными подчиненными;
7. Сходство или различия в деятельности подчиненных.

     Таким  образом,   при  формировании  структуры  органов   местного самоуправления приходится одновременно учитывать много факторов: цели управления, особенности, системы управляемых  объектов, состав функций, объем работ, нормы управляемости.

     Приходится  учитывать и влияние личности работника и применяемых средств  техники управления. При взаимодействии такого числа факторов формирование реальной структуры управления должно осуществляться с учетом требований, предъявляемых к организационной  структуре и принципов ее построения.

     В условиях осуществления экономической  и политической реформ линейно-функциональные организационные структуры управления в ряде случаев не отвечают требованиям, предъявляемым к управлению постоянно усложняющимися объектами и целями муниципального управления [41]. Для устранения этого несоответствия линейно-функциональные структуры администраций могут дополняться структурами нового типа — программно-целевыми. Они создаются для решения конкретных целевых задач и могут быть постоянными либо временными. В результате такого дополнения образуются матричные организационные структуры муниципального управления.

     При возникновении новой проблемы, требующей  решения в течение определенного отрезка времени, составляется программа работ, выделяются необходимые для выполнения программы ресурсы и формируется временный коллектив работников. Сотрудники органа муниципального управления, вошедшие во временный коллектив по выполнению целевой программы, находятся на время ее решения в двойном подчинении: в административном подчинении своему линейному руководителю (вертикальная связь) и в функциональном подчинении руководителю программы (горизонтальная связь).

     В системе муниципального управления программно-целевые структуры реализуются в виде комиссий, штабов, рабочих групп и т. п. Перечень таких подразделений периодически меняется. Одни ликвидируются, другие появляются вновь, многие существуют годами.

     Комиссии  создаются на определенный срок для  решения какой-либо обострившейся проблемы. Цель создания комиссий — найти выход из сложившейся управленческой ситуации. Комиссии в своей работе используют методы ситуационного анализа.

     Создание  рабочих групп внутри администрации  связано с решением конкретных управленческих задач и носит временный характер. Как правило, рабочие группы выполняют проектировочные задачи. Например, при реорганизации органа власти эффективно создание особой группы для организационного проектирования структуры администрации, выработки новых технологий работы.

     При формировании структур программно-целевого управления целесообразно разрабатывать карты (матрицы) распределения прав и ответственности между органами линейно-функциональной и программно-целевой структур. В них детально и наглядно фиксируются общие правила принятия решений, разделение ответственности нескольких органов за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных органов в процессе принятия решений.

     Необходимость реализации программно-целевых функций  требует создания в структуре администрации отдельного стратегического, инновационного блока.

     Его деятельность должна быть направлена на выявление проблемных ситуаций и постановку проблем, перевод проблем в пакеты задач и передачу их в отраслевые и функциональные подразделения.

     Итак, местная администрация является исполнительно-распорядительным органом  муниципального образования. На формирование структуры администрации оказывают влияние различные факторы, и от правильности её построения зависит эффективность управления муниципальным образованием в целом.

     3 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР  МЕСТНЫХ АДМИНИСТРАЦИЙ. НЕДОСТАТКИ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 

     3.1Сравнительный  анализ организационной структуры  администраций города Костромы  и города Ярославля 

     Администрация муниципального образования – орган  местного самоуправление, наличие которого обязательно. В современной муниципальной практике типичными звеньями организационной структуры местной администрации являются:

     • глава администрации;

     • его заместители по сферам муниципальной  деятельности, среди которых могут быть один или два первых заместителя;

     • структурные подразделения различных  типов, которые могут находиться в подчинении главы администрации, одного из его заместителей или в соподчинении между собой (например, отдел в составе управления);

     • коллегиальные совещательные органы: коллегия администрации, экономический и другие советы;

     • аппарат администрации.

     Согласно  Уставу города Костромы [36, п.1,ст.34], Глава города Костромы является высшим должностным лицом муниципального образования и возглавляет Администрацию города на принципах единоначалия. В его непосредственном подчинении находятся первый заместитель главы Администрации, который курирует деятельность:

     - Комитета по управлению городскими  землями и муниципальным имуществом;

     - Управления городского пассажирского транспорта;

     - Контрольно-ревизионного управления.

     В подчинении у Главы города находятся  четыре заместителя главы Администрации (В.В.Белоглазов, С.Б.Малова, Ю.А.Смирнова, Т.А.Подойницина) и управляющий делами (Н.Г.Матвеева) [33].

     В.В.Белоглазов руководит деятельностью Комитета жилищно-коммунального хозяйства  и Управления муниципальных инспекций.

     С.Б.Малова курирует деятельность Комитета по здравоохранению и фармации, Управления образования, Управления по делам физической культуры, спорта и работе с молодёжью.

     Ю.А.Сминова контролирует деятельность Управления экономики, Управления по делам культуры, международных связей и туризма, Отдела муниципального заказа.

     Т.А.Подойницина  курирует работу Управления капитального строительства, Управления градостроительства и архитектуры.

     Основными структурными подразделениями администрации  города Костромы являются [33]:

     1.Административно-правовое Управление, которое оказывает правовую помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации, не имеющим штатных юристов, в форме консультаций, направления специалистов Управления для участия в совещаниях, предварительной юридической оценки проекта правового акта, юридической оценки проектов исходящих документов.

     2.Финансово-казначейское Управление.

     3.Отдел по взаимодействию со СМИ. Его основными задачами являются подготовка и оперативное распространение СМИ официальных сообщений, заявлений и иных информационных материалов о деятельности Администрации и Главы города Костромы [30].

     4.Комитет жилищно-коммунального хозяйства.

     5.Комитет по управлению городскими землями и муниципальным имуществом. В состав комитета входят финансово-бухгалтерский отдел, Управление муниципального имущества, общий отдел, юридический отдел, отдел арендно-договорных отношений, отдел разграничения и учета муниципальной собственности, отдел муниципальных земель, Управление городских земель, отдел муниципального земельного контроля, использования и охраны зеленых насаждений, городских лесов, водных объектов, отдел информационного обеспечения, отдел городского кадастра, отдел градостроительного и правового зонирования, отдел мониторинга городской территории [25].