На  любой стадии процесса управления неизбежны  отклонения фактического состояния  объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о  качестве и содержании таких отклонений необходим внутренний контроль. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

     Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

1. определение фактического состояния организации (объекта контроля);
2. сравнение фактических данных с планируемыми;
3. оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
4. выявление причин зафиксированных отклонений.

     Цель  внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

     Особенность внутреннего контроля — в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

     Если  в стадию планирования не «включить» элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования. На стадиях организации и регулирования реализации управленческих решений необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления организации и регулирования принятых решений.

     Таким образом, внутренний контроль организации  является:

1. неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

     На  практике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от:

• стиля управления  организацией (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом — самоконтроль);
• возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело (если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний);
• характера подчиненных (для недобросовестных, неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовестных и педантичных — внутренний);
• микроклимата в коллективе (при благоприятном лучше внутренний контроль; при неблагоприятном — внешний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвращать возможные конфликты);
• принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль; при коллективных — внутренний).

     Кроме  разделения контроля на внутренний и  внешний, его делят на три вида: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный предшествует активной деятельности организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе. Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов. Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: уровню производительности труда, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса, текущее расходование денежных средств. Контроль итоговый обычно связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

     Итак, функция контроля принадлежит к  общим функциям. Контроль - это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Таким образом, функция контроля связана с функциями планирования, анализа и учета. Контроль позволяет снизить неопределенность в деятельности организации и предупреждает появление кризисных ситуаций. Кроме этого, он помогает найти новой положительное в деятельности организации, с тем, чтобы организовать его поддержку. Во второй главе рассмотрим, насколько велика значимость контроля в работе любой организации, а также негативные последствия контроля. 

2 Практическое применения контроля в организации

2.1 Значение контроля  в деятельности  организации

     Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом  объекте, сопоставлении реально  достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Ценность контроля в организации очевидна, т.к. за работой сотрудников предприятия необходим присмотр, чтобы достигнуть поставленной цели. Я считаю, что разделение контроля на внутренний и внешний необходим, т.к. в каждой отдельно взятой организации своя «рабочая обстановка» и там, где внешний контроль пойдет только на пользу, внутренний - навредит или будет бесполезен. Внешний контроль пригодится в организации с низким уровнем дисциплины, внутренний - в хорошо сложившемся коллективе, в котором не требуется значительная трата сил на контроль за подчиненными со стороны руководства.

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами. Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации. Внешний контроль как раз требует больших материальных затрат. Такой вид контроля свободно могут использовать большие организации с хорошей прибылью. Малым предприятиям не всегда выгодно использовать внешний, поэтому им лучше сразу «воспитать» нового сотрудника, путем пробуждения в нем ответственности, вознаграждением за хорошо проделанную работу и наказанием за безответственность к порученным ему указаниям.

     Внутренний  контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей. Не мало значит в успехе внутреннего контроля отношение руководителя к своим подчиненным. Ведь на его основе закрепляется отношение сотрудника к его работе. Хорошая рабочая атмосфера в организации благоприятно влияет на процесс самоконтроля, а для его поддержания необходима объективность руководителя в оценке труда каждого отдельного сотрудника и поощрения или наказания в соответствии с проделанной им работой.

     2.2 Возможные негативные последствия контроля

     К сожалению, контроль может вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Сотрудники организации обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применяет различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому, если сказать, что подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке, будет чаще всего правдой. Анализируя воздействие контроля на поведение людей, Хемптон, Саммер и Уэббер отметили следующее. «Сам факт измерения результатов влияет на поведение людей, работу которых обследуют. Когда начальство измеряет результаты работы подчиненных, оно тем самым включает цепочку познавательных и мотивационных эффектов. Подчиненные стремятся интерпретировать эти измерения как процессы, которые определяют важнейшие аспекты их работы. Они реагируют на это, пытаясь зафиксировать измерения на уровне, который подлежит вознаграждению». В некоторых исследованиях подтверждается тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится . Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом подобных эффектов, иначе она будет направлять сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации. Другой потенциальный поведенческий эффект контроля – получение непригодной информации - заключается в том, что он может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Так, например, выдвигая новый проект или предлагая новый бюджет, менеджеры могут переоценить объем необходимых ресурсов и недооценить объем возникающих доходов. Если руководство высшего звена по привычке уменьшает бюджетные заявки в ходе их анализа (это один из видов контроля), то завышение заявок увеличивает вероятность того, что нижестоящие менеджеры получат именно те суммы, которые им действительно нужны. Кроме того, если деятельность менеджеров оценивается по тому, насколько хорошо они укладываются в бюджетные рамки, то запрашивая денег больше, чем нужно, они оставляют себе некоторую лазейку. Такие менеджеры могут совершать ошибки, но в то же время формально их деятельность будет оцениваться достаточно высоко. Проблема здесь состоит в том, что контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации.

     В целом же, положительные последствия  от процесса контроля перевешивают негативные. Контроль, вместе с остальными функциями  управления, ведет организацию к  достижению поставленных ею целей.

Заключение

     В данной курсовой работе было рассмотрено:

1. Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Функция контроль – состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. В системе управления контроль выполняет следующие основные функции: Проверочная (проверка целесообразности управленческих решений, проверка выполнения управленческих решений, выявление ошибок и нарушений); Информационная (сбор, обработка и передача информации по состоянию контролируемого субъекта); Диагностическая (изучение реального положения дел, выявление существующих тенденций изменений); Прогностическая (подготовка предположений о будущем состоянии объекта); Коммуникационная (обеспечивает налаживание обратной связи от объекта управления к субъекту управления); Ориентирующая (показывает на что необходимо обратить первоочередное внимание); Стимулирующая (по итогам контроля производится оценка персонала, его поощрение и наказание); Корректирующая (на основании контроля производится корректировка действий); Защитная (способность сохранения ресурсов организации).
2. Контроль подразделяется на три этапа: 1) установление планируемых показателей. Этот этап необходим для реализации целей и миссии организации, так как на нем разрабатываются необходимые мероприятия; 2) сопоставление планируемых результатов с действительными. При их несовпадении определяется уровень отклонений от заданных параметров, которые могут быть значительными и незначительными. На основе данного анализа предпринимается решение о необходимости принятия корректирующих мер; 3) процесс осуществления корректирующих мер. В результате применения соответствующих действий контроль позволяет предприятию повысить качество выполняемой работы и не отступить от намеченных целей, которые необходимы для работы предприятия.
3. Контроль по отношению к организации делится на внутренний и внешний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. Внешний контроль основывается на том факте, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель, или его представитель. Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как: 1) определение фактического состояния организации (объекта контроля); 2) сравнение фактических данных с планируемыми; 3) оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации; 4) выявление причин зафиксированных отклонений. Цель внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений. На практике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от: стиля управления организацией; возможности  получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело; характера подчиненных; микроклимата в коллективе; принятой системы вознаграждения за результаты деятельности.
4. Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Ценность контроля в организации очевидна, т.к. за работой сотрудников предприятия необходим присмотр, чтобы достигнуть поставленной цели. Разделение контроля на внутренний и внешний необходимо, т.к. в каждой отдельно взятой организации своя «рабочая обстановка» и там, где внешний контроль пойдет только на пользу, внутренний - навредит или будет бесполезен.