Управленческие решения

1.Информация  как основа принятия  управленческого  решения  и условие  обеспечения его  качества:

-понятие  и  структура  информации по  организационной  задаче;

-требования, предъявляемые к  управленческой информации;

-понятие структурированного решения, его основные признаки

-понятие  и структура информационного фильтра: положительные и отрицательные последствия фильтрации.

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, то есть все то, что может дать более широкое представление об объекте исследования.

Информационное  обеспечение — одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов.

Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы  реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал — средство передачи информации (приказ, служебная записка письмо, электронное сообщение на почту и др.)

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных  этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие: 

1.Зарождение идеи.

2. Кодирование и  выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Структура информации:

1) по  объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по  принадлежности к подсистеме  системы менеджмента — информация  по целевой подсистеме, научному  обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по  форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по  изменчивости во времени —  условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по  способу передачи — спутниковая,  электронная, телефонная, письменная и др.;

6) по  режиму передачи — в нерегламентируемые  сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по  назначению — экономическая,  техническая, социальная, организационная  и др.;

8) по  стадии жизненного цикла объекта  — по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

9) по  отношению объекта управления  к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Идея  классификации информации используется при ее кодировании.

Основные  требования к качеству информации:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность  системы информации (по качеству и  ресурсоемкости товара, условиям по стадиям  жизненного цикла товаров фирмы  и конкурентов и т.д.);

    • адресность;

    • правовая корректность информации;

    • многократность использования;

    • высокая скорость сбора, обработки  и передачи;

    • возможность кодирования;

    • актуальность информации.

Основные  характеристики управленческой информации:

• краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях;
• точность: пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения;
• оперативность: информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления;
• сопоставимость: информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима;
• целесообразность: информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач;
• рентабельность: подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования;
• объективность: информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации;
• адресность: информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии компании;
• аналитичность: информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами;
• полезность: информация должна привлекать внимание руководителей к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;
• конфиденциальность: как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.

Цель  создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного  ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

    Информационный  массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного  ее использования;

• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

• оперативный  поиск и выдачу информации по запросу;

• предохранение  информации от искажений;

• защиту от несанкционированного доступа к  информации.

Понятие структурированного решения, его основные признаки.

Структурированные решения - принимаемые при однозначно определенных целях и критериях деятельности, полном знании механизма управляемого процесса и исходных условий его функционирования. Из определения структурированного решения приходит понятие Принятие структурированного решения.(SDM)

Структурированные принятия решений (SDM -Structured Decision Making) является общим термином для тщательно организованных анализ проблем, с тем чтобы достичь решения, которые ориентированы на четко достижение основных целей .

Признаки структурированного решения: 
• Проблема определения. Какие конкретные решения должно быть сделаны? Каковы пространственные и временные рамки решения? 

 • Цели. Каковы цели управления? В идеале, это указано в 
количественном выражении, которые относятся к показателям, которые могут быть измерены.  
• Альтернативы. Какие существуют меры в области управления на выбор? 

 • Последствия. Каковы последствия различных действий руководства? Сколько 
из целей было бы каждой альтернативы достичь?   
• Компромиссы. Если есть несколько целей, как они достигнут компромисса друг с другом?  
• Неопределенность. 

• Толерантность  к риску. Определение неопределенности, которая препятствует принятию решений.

 • Связанность решений. 

 Структура и процесс принятия решения

Процесс принятия решения определяется в  значительной мере четкостью его  структуры. 

Решение с четко выраженной структурой может  быть представлено так, как это показано на рис. 1

Рис. 1. Четко структурированное решение

По прогнозируемым пакетам данных D могут быть рассчитаны для альтернативных решений А  прогнозируемые результаты К. Далее  с учетом возможности риска выбирается альтернатива Aopt, которая наилучшим  образом соответствует цели А.

Слабо структурированное решение представлено на рис. 2

Рис. 2 Слабо структурированное решение

Принятое  решение оказывает воздействие  и на ЛПР (ответственность, углубление интуиции, приобретение опыта).

Понятие и структура информационного  фильтра: положительные  и отрицательные  последствия фильтрации информации.

Информационный  фильтр — это метод сортировки и ограничения потока информации.

Структура информационного  фильтра.

Различаются три разновидности шума и соответственно три информационных фильтра, блокирующих  этот шум.

1. Синтаксический фильтр. В последовательности знаков, хранимых на носителе или передаваемых, могут быть обнаружены участки, относительно которых отсутствует соглашение о придании им смысла. Эти участки составляют синтаксический шум, и они распознаются синтаксическим фильтром. Фильтр содержит набор решающих правил, позволяющих различать правильные (осмысленные) и неправильные (бессмысленные) последовательности знаков.
2. Семантический фильтр. Первый аспект семантического шума связан с отсутствием новизны в получаемом сообщении. Иначе говоря, сообщение не расширяет знаний потребителя. Второй аспект семантического шума связан с прохождением ложного сообщения через синтаксический фильтр. Допустим, что сообщение "Количество студентов, поступивших в 2001 году на факультет менеджмента и бизнеса в группу 1417 равно 3 человекам" дважды искажено так, что вместо цифры 5 воспринято 7 и вместо 25 воспринято 3. Первое искажение может быть зарегистрировано синтаксическим фильтром, только если группа с кодом 1417 вообще не существует на факультете, а второе искажение синтаксический фильтр не заметит. Такие искажения должен обнаруживать семантический фильтр. Он проверяет соответствие контролируемого сообщения с уже имеющейся информацией. Если в нашем примере установлено, что количество студентов в группе должно превышать 20 человек, а для группы 1415 она составляет 3 человека, то после исправления первой ошибки семантический фильтр обнаружит вторую ошибку. Существенные для семантического фильтра взаимосвязи устанавливаются также предметными науками, например бухгалтерским учетом, экономической статистикой и др.
3. Прагматический фильтр устанавливает степень ценности информации для потребителя. Элементы прагматической оценки обычно охватывают полноту информации (исчерпывающее отражение явления), ее своевременность, компактность (возможна меньшая длина сообщения), употребимость (число потенциальных потребителей) и доступность.