Теоритические основи формирования системи менеджмента на предприятие

1. Системный подход к менеджменту

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство. Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке — системного подхода.

Общая теория систем создает  теоретический фундамент, на котором  базируется системный подход. Несмотря на то, что некоторые ученые скептически относятся к возможностям системного подхода и даже относят теорию систем к числу несостоявшихся наук, не внесших каких-либо методологических и конструктивных методов в анализ сложных систем более убедительны аргументы С. Бира, Р. Акоффа, Дж. Ван Гига, П. Друкера, Г. Саймона и других представителей системной концепции, занимающихся разработкой проблем прикладной общей теории систем, в частности, в менеджменте. Еще в 1970-е годы Дж. Ван Гиг составил список основных проблем, имеющих важное значение при реализации системного подхода в эпоху формирования новой управленческой парадигмы. В их числе: соотнесение теории и действия на ее основе; этические аспекты проектирования и реализации систем; соотнесение постепенных улучшений и принципиальных нововведений; оптимизация и субоптимизация. Значительно позже (1999 г.) Р. Акофф обращает внимание на то, что эпоха систем диалектически возникает из машинной эпохи и пока находится в стадии формулирования.Ее большая часть пока еще лежит в будущем и рождается в результате нового видения мира, новой задачи и нового метода.

  Следующий вывод из работ этих выдающихся ученых предлагает менеджменту понимать различия между аналитическим и синтетическим управлением декларируя в исследованиях и практических действиях следование системному подходу. В настоящее время системный подход применяется в теории практике менеджмента и, если оценивать по ряду формальным признакам,

проблемы его практического  использования решены. Однако фактическое  состояние дел с применением  системного подхода в менеджменте  значительно отличается от кажущегося.

Обозначенные проблемы использования  системного подхода, заметный разрыв между теорией и практикой менеджмента усугубляется проблемами терминологическими, когда для обозначения одного и того же объекта используются различные термины, а один и тот же термин относится к разным понятиям. Особенно наглядно это стало проявляться с возникновением современных концепций, для идентификации которых используются понятия «система бережливого производства», «система сбалансированных показателей», «система менеджмента качества» и т.д. Многочисленные работы с рекомендациями по внедрению этих «систем» как бы абстрагируются от предприятия как системы в целом и только в редких случаях предлагают стратегический анализ, предшествующий внедрению и позволяющий понять место и роль этой «системы» в ее системном окружении»

Системный подход - это подход, при  котором любая система (объект) рассматривается  как совокупность взаимосвязанных  элементов (компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней  средой, обратную связь. Это наиболее сложный подход к менеджменту. Системный подход строится на основных свойствам системы:

1. Целостность - не элементы  составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем  разделении элементы системы.  Первичность целого - основной постулат  теории систем.

Целостность систем включает в себя три основных аспекта:

В целостной системе отдельные  части функционируют совместно, составляя в совокупности процесс  функционирования системы как целого.

Совокупное функционирование разнородных взаимосвязанных компонентов  порождает качественно новые  функциональные свойства целого, не имеющего аналогов в свойствах его компонентов. Это означает принципиальную несводимость свойств системы к сумме свойств  составляющих ее компонентов и невыводимость свойств целостной системы из свойств компонентов. Другими словами, целостной системе присуща неаддитивность.

Третий аспект свойства целостности  систем заключается в единстве многообразия форм, аспектов деятельности, организационных  структур и т.п. в материальной и  духовной жизни общества как целого.

2. Второе свойство систем - взаимозависимости и взаимодействия  системы и внешней среды. Система  формирует и проявляет свои  свойства только в процессе  взаимодействия с внешней средой. Система реагирует на воздействие  внешней среды, развивается под  этим воздействием, но при этом  сохраняет качественную определенность  и свойства, обеспечивающие относительную  устойчивость и адаптивность  функционирования системы. Без  взаимодействия с внешней средой  фирма как открытая система  не может функционировать. Вместе  с тем, чем меньше возмущений  во внешней среде, тем устойчивее  будет функционировать фирма.  Задача менеджера заключается  в прогнозировании ситуаций и  принятии мер по адаптации  параметров системы к факторам  внешней среды. 

3. Структурность -  совокупность  компонентов системы и их связей, определяющих внутреннее строение  и организацию объекта как  целостной системы. При исследовании  системы структура выступает  как способ описания ее организации.  При исследовании и проектировании  системы проводится ее декомпозиция  на компоненты, устанавливаются  их функции и связи. Оптимальная  структура системы должна иметь  минимальное количество компонентов,  но, вместе с тем, они в полной  мере должны выполнять заданные  функции. Структура должна быть  мобильной, т.е. легко приспосабливаемой  (адаптивной) к изменяющимся требованиям  и целям. Эволюция структуры  системы по содержанию в пространстве  и во времени отражает процесс  ее развития.

4. Иерархичность –   каждый компонент системы может  рассматриваться как система  (подсистема) более широкой глобальной  системы. Например, фирма является подсистемой системы более высокого уровня - корпорации, компании, траста, объединения, отрасли, региона и т.д. В свою очередь последняя является подсистемой более крупного объединения, региона или страны в целом. Страна является подсистемой глобальной системы - мирового сообщества. Если рассматривать отдел (цех) как систему, то для него глобальной системой будет фирма, а подсистемами отдела будут бюро (группы). Технологическое оборудование, находящееся в цехе, является технической системой и одновременно компонентом более широкой для нее социально - экономической системы - цеха. Это свойство систем обязательно следует учитывать при изучении эффективности функционирования любых подразделений фирмы и фирмы в целом. Свойство иерархичности систем проявляется также при струк и декомпозиции целей фирмы, показателей товаров, функций менеджмента и т.д.

5. Непрерывность функционирования  и эволюции.

Система существует, пока функционирует. Все процессы в любой системе (социально - экономической, технической, биологической и т.д.) непрерывны и взаимообусловлены. Функционирование компонентов определяет характер функционирования системы как целого, и наоборот. Одновременно система должна быть способной  к обучению и развитию.

Источниками эволюции социально-экономических  систем являются: 

-противоречия в различных  сферах деятельности;

-конкуренция; 

-многообразие форм и  методов функционирования;

-диалектика развития  и борьба противоположностей  и др.

Каждая фирма, если она  хочет успешно конкурировать  на рынке, должна изучать параметры  перечисленных источников и учитывать  их в своей работе. Фирмы, которые  не анализируют и не прогнозируют внешние и внутренние источники саморазвития, терпят банкротство. Например, в промышленно развитых странах ежегодно терпят банкротство около 10% фирм.

6. Целенаправленность, означающее  обязательность построения дерева  целей социально - экономических  систем, дерева показателей эффективности  технических систем и др.  Например, глобальным критерием функционирования  фирмы на нулевом уровне дерева  целей может быть максимизация  прибыли при условии соблюдения  законодательных актов, социально  - экологических норм и нормативов. Далее с применением методов  анализа и синтеза, ранжирования  и оптимизации осуществляется  декомпозиция целей фирмы до 4-5 уровня.

7. Стремление систем к  состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию  параметров системы к изменяющимся  параметрам внешней среды, к  конкретным ситуациям путем обеспечения  высокого уровня организованности  системы менеджмента в динамике. К показателям организованности  системы менеджмента относят  коэффициент пропорциональности (отношение  минимального значения анализируемой  совокупности параметра к максимальному  значению) основных управляемых  параметров системы, коэффициенты  непрерывности, параллельности, автоматичности, ритмичности частичных процессов,  а также управленческих и производственных  процессов. 

8. Альтернативность путей  функционирования и развития.  В зависимости от конкретных  параметров ситуаций, возникающих  при оперативном управлении (налоговая  система, таможенные тарифы, конкурентоспособность  конкурентов, инфраструктура рынка,  надежность поставщиков и т.п.), могут быть несколько альтернативных  путей достижения конкретной  цели. Отдельные наиболее непредсказуемые  фрагменты, например, программы,  плана, сетевой модели в связи  с высокой неопределенностью  ситуации рекомендуется разрабатывать  по нескольким альтернативным  путям. Альтернативность путей  функционирования и развития  систем может носить объективный  либо субъективный характер. Например, альтернативность развития биологических  систем в большей мере носит  объективный характер. Развитие  биологических систем во многом  определяется генетикой и факторами  внешней среды. Развитие технических  систем определяется субъективными  факторами, а их функционирование - надежностью систем. Альтернативность  путей функционирования и развития  социально - экономических систем  определяется как объективными, так и субъективными факторами. 

9. Наследственность, характеризует  закономерность передачи доминантных  и рецессивных признаков на  отдельных этапах развития от  старого поколения системы к  новому. Выделение доминантных признаков  системы позволяет повысить обоснованность  направлений ее развития. Доминантные  и рецессивные признаки по сути являются объективными. Субъективность процесса управления этими признаками должна проявляться в их исследовании, выделении доминантных признаков системы и инвестировании новаций по их развитию. Эта трудная комплексная задача. Поэтому в настоящее время изучением наследственности социально - экономических систем занимаются недостаточно. Результаты исследования наследственности биологических систем в практику внедряются очень медленно.

10. Приоритет качества. Практика  показывает, что выживают те биологические,  технические, социально - экономические  системы, которые из всех факторов  функционирования и развития  отдают приоритет качеству: качеству  экосистемы, качеству товаров и  услуг, качеству инфраструктуры, качеству жизни и т.д. Цена  потребителя, себестоимость товара, затраты времени и других ресурсов  у ведущих фирм ("Сони", "Мерседес", "Электролюкс", "Интел" и др.) находятся на втором плане.Срыв сроков (конечно, незначительный) и перерасход ресурсов быстро позабудут, а качество передается по наследству. Будет качество, будет и прибыль. Качество нужно обеспечивать начиная с первых компонентов производственных циклов и низших уровней дерева целей.

11. Приоритет интересов  системы более широкого (глобального)  уровня перед интересами ее  компонентов. Отдельный работник  средней и крупной социально  - экономической системы не может ставить свои интересы выше интересов (целей) системы. В малой системе могут быть исключения.

12. Надежность. Надежность  системы (фирмы) характеризуется: 

-бесперебойностью функционирования  системы при выходе из строя  одной из ее компонент;

-сохраняемостью проектных значений параметров системы в течение запланированного периода;

-устойчивостью финансового  состояния фирмы; 

-перспективностью экономической,  технической, социальной политики, обоснованностью миссии фирмы.

Для повышения эффективности системы менеджмента следует повышать ее надежность.

Значение системного подхода  заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений,он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля. Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

-менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

-руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим,не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

-подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является

системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование,планирование, организацию, руководство, контроль.Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированномухарактеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,использование более совершенных систем планирования и контроля.