Правила проведения переговоров

2. Проведение переговоров

Переговоры следует  проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей  стороны должны занять место в  комнате переговоров до прихода  туда представителей другой стороны.

Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая  и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень  хорошо знают друг друга или встречаются  впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками. Положив  карточки перед собой в то порядке, в котором сидят партнеры по переговорам, легко вести беседу, обращаться друг к другу по имени и при всём этом хорошо представляя себе уровень  полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости  занимают места лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановки рассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи - по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговорах анонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожное беспокойство, не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности беседы зависят  от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах  с обеих сторон могут принимать  участия несколько человек, как  правило, беседа должна вестись между  руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим  проблемам, но в большинстве случаев  всю тяжесть беседы по всему кругу  обсуждаемых проблем ведущий  должен брать на себя.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым  можно договориться сравнительно легко  и без особых затрат времени, и  только после этого переходить к  ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика  ведения переговоров проверенная  временем:

-доходчиво объясните  свое предложение;

-не обещайте ничего  невозможного;

-учитесь отклонять  не выполнимые требования;

-записывайте все,  с чем вы соглашаетесь и  что вы обещаете;

-не верьте причине  отказа, если она убедительно  не обоснована;

-не идите на  прямую конфронтацию;

-трудные вопросы  обсуждайте в самом конце.

Метод принципиальных переговоров.

Этот метод предполагает стремление найти взаимную выгоду везде, где это возможно, а там, где  интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который бал  бы обоснован каким-то справедливыми  нормами независимо от воли каждой из сторон. Он включает в себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайте  участников и предмет переговоров.  Если не прямо, то косвенно  участники переговоров должны  прийти к пониманию того, что  им необходимо работать бок  о бок и разбираться с проблемой,  а не друг с другом.

2. Интересы. Сосредоточьтесь  на интересах, не на позициях. Цель переговоров состоит не  в отсутствии высказанных позиций,  а в удовлетворении подспудных  интересов. Принятая на переговорах  позиция часто скрывает то, чего  вы в действительности хотите, и мешает достижению ваших  истинных интересов.

3. Варианты. Прежде  чем решить, что делать, выделите  круг возможностей. Успеху переговоров  часто мешают дефицит времени и стремления отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания широкого круга возможных решений, которые учитывали бы общие интересы и творчески примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайте  на том, чтобы результат основывался  на какой-то объективной норме.  Когда интересам участника переговоров  что-либо прямо противопоставляет,  он может достичь благоприятного  результата, просто проявив упрямство.  Однако можно противостоять такому  нажиму, настаивая на том, что  неуступчивость не является достаточным  аргументом и что соглашение  должно отображать какие-то справедливые  нормы, а не зависеть от «железно»  воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемые  всеми договаривающимися сторонами, играют роль фундамента, на котором  строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и пр.

Эти четыре элемента принципиальных переговоров могут  учитываться вами, как только вы начнете обдумывать переговоры и  вплоть до момента, когда соглашение уже принимается, либо вы решаете  отказаться от дальнейших усилий. Этот период можно разделить на три отдельные стадии:

- анализ (сбор информации, осмысление ее, постановка диагноза  ситуации);

- планирование (составление  плана действий, последовательности  высказывания предложений, аргументов, контрдоводов);

- дискуссия.

14. Подготовка и проведение  деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода  беседы

Эффективное ведение беседы чрезвычайно  тяжелое дело. Известно, что специальная  методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального результата, а в  остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести деловую беседу, в  частности у юриста, менеджера  является пробелом в их профессиональной подготовки и экономически обходится  намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное поведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

Задачи первой фазы беседы.

-установление контакта  с собеседником;

-создание приятной атмосферы  для беседы;

-привлечение внимания  к предмету собеседования;

-пробуждения интереса  к беседе;

-перехват инициативы (в случае  необходимости).

Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически  продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части  беседы заключается в решении  следующих задач:

1.Сбор специальной информации  по проблемам, запросам и пожеланиям  собеседника и его фирмы.

2.Выявление мотивов и  целей собеседника.

3.Передача запланированной  информации.

4.Формирование основ для  аргументации или предварительная  проверка правильности отдельных  узловых пунктов аргументации  и создание в случае необходимости  новых «точек опоры» в сознании  собеседника.

5.Анализ и проверка  позиции собеседника.

6.По возможности предварительное  определение конечных результатов  беседы.

Аргументирование. Следующая фаза деловой беседы - аргументирование. В этой фазе формируется предварительное  мнение, занимается определенная позиция  по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.

Принятие решения и завершение беседы. Основные задачи, решаемые в  конце беседы, следующие:

1.Достижение основной, или  в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной), цели.

2.Обеспечение благоприятной  атмосферы в конце беседы, независимо  от наличия или отсутствия  взаимопонимания.

3.Стимулирование собеседника  к выполнению намеченных действий.

4.Поддержание (в случае необходимости)  в дальнейшем контактов с собеседниками  и их коллегами.

5.Составление развернутого резюме  беседы, понятного для её участников, с четко выделенным основным  выводом.

Завершающую часть беседы можно начать, например, с таких  фраз: «давайте подведем итоги…», «мы  подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие  выводы…» Окончание беседы, как  и её начало, требует особого внимания. Конец обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить, какие из них - более мягкие или более жесткие по форме - произнести.