Организация как функция менеджмента

Организация - это процесс создания структуры  предприятия, которая дает возможность  людям эффективно работать вместе для  достижения его целей.

Имеется два основных аспекта  организационного процесса:

1. как организация предпринимательской деятельности;

2. как организация управления в предпринимательской деятельности.

Организация предпринимательской деятельности включает в себя:

• формирование предпринимательской идеи;
• ТЭО создания предприятия и составление его бизнес-плана;
• выбор организационно-правовой формы;
• регистрация предприятия и др.

Организация управления основывается на ряде принципов:

1. делегирование;

2. ответственность;

3. полномочия.

1. Делегирование

Делегирование - означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Сегодня руководитель уже не в состоянии  единолично решать все возникающие  управленческие проблемы, даже непосредственно  входящие в круг его служебных  обязанностей, поскольку их слишком  много, они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и время ограничены. В связи с этим руководителю приходится расширять свои полномочия и распределять их между подчиненными, что дает возможность освободиться от второстепенных дел и приблизить принятие решений к месту их реализации. При этом руководитель сохраняет за собой выработку стратегии, контроль и общее управление.

Сущность  управления заключается в умении "добиваться выполнения работы другими".

Цели  делегирования:

• разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текучки и создать наилучшие условия для решения стратегических задач;
• повысить дееспособность нижестоящих звеньев;
• активизировать "человеческий фактор", увеличить вовлеченность и заинтересованность работников.

Процесс делегирования полномочий включает следующие этапы:

• поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
• предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

2. Полномочия

Полномочия – это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять действия в интересах организации. Пределы полномочий в общем случае сужаются сверху вниз.

Полномочия  делегируются должности, а не персонально  лицу, которое занимает эту должность  в данный момент. Это отражается в старой военной поговорке:"Честь  отдается мундиру, а не человеку". Если работник меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Предпосылки делегирования полномочий:

• благоприятный морально-психологический климат в коллективе, взаимное доверие между руководителем и подчиненными;
• обладание последними требуемой квалификацией, знаниями, опытом, желанием принять участие в управлении и добровольно взять на себя ответственность за порученное дело;
• возможность своевременно вознаградить.

Ни при  каких обстоятельствах не делегируется:

• выработка общей политики организации или подразделения;
• принятие решений в условиях нехватки времени, критической ситуации или повышенного риска;
• общее руководство;
• рассмотрение конфиденциальных вопросов, а также связанных с поощрением и наказанием.

Поскольку способность людей реализовывать  полномочия не может быть однозначно определена заранее, делегирование  связано с риском. Однако он оправдан, так как делегирование полномочий приносит немалые выгоды. Для организации они связаны с приближением принятия решений к месту их реализации, а, следовательно, с повышением качества, гибкости, оперативности работы. Руководителей делегирование полномочий освобождает от текущих дел, позволяет более рационально распределить нагрузку среди подчиненных и заняться решением наиболее сложных проблем, выявить кандидатов на продвижение. Подчиненным делегирование позволяет максимально продуктивно использовать и продемонстрировать свои способности, знания, опыт; проявить инициативу и самостоятельность; создать стартовую площадку для продвижения по службе; повысить квалификацию; получить большее удовлетворение от работы; экономить время в связи с отсутствием ожидания указаний.

Однако, несмотря на это и руководители, и подчиненные часто сопротивляются делегированию полномочий.

Нежелание руководителей делегировать полномочия может быть обусловлено:

• некомпетентностью, боязнью потерять власть, престиж, прослыть бездельниками;
• копированием стиля высшего руководства;
• непониманием важности делегирования;
• загруженностью текущей работой и отсутствием времени для выбора исполнителя, постановки задачи, контроля ее выполнения;
• неспособностью рисковать, недоверием подчиненным, боязнью ответственности за их возможные ошибки;
• нежеланием расставаться с любимым делом;
• боязнью конфликтов с исполнителями по поводу возложения на них  дополнительных обязанностей.

Подчинённые уклоняются от принятия полномочий вследствие:

• нежелания самостоятельно работать;
• нехватки знаний, отсутствия веры в себя;
• страха ответственности за ошибки;
• боязни оказаться умнее руководителя, недоверия к нему;
• перегрузки другими обязанностями;
• отсутствия реальной возможности и что-то сделать;
• формального отношения со стороны руководителей.

Виды  управленческих полномочий:

• распорядительные (общие, линейные, функциональные);
• рекомендательные;
• представительские (координационные, контрольно-отчетные);
• согласительные (предостерегающие, блокирующие).

1.Распорядительные полномочия предполагают, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются.

2.Рекомендательные полномочия подразумевают предоставление (при необходимости)  советов, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. Такими полномочиями обладают, например, консультанты.

3.Представительские полномочия предусматривают выполнение по поручению руководства следующих функций:

• обеспечение согласованного взаимодействие субъектов на низовых уровнях управления (координационные полномочия). Обычно ими располагают различного рода комитеты и комиссии;
• проверка в установленных рамках деятельности субъектов, получение от них необходимой информации (контрольно-отчетные полномочия). Подобные полномочия могут быть возложены на специальные подразделения (например, контрольно-ревизионное), а также на функциональные службы (например, бухгалтерию).

4.Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатели в соответствии с законом обязаны выразить свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных или координационных полномочий. К ним относятся:

• предостерегающие полномочия. Ими располагает, например, юридическая служба, сотрудники которой проверяют соответствие таких решений действующим правовым нормам, указывают на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагают их исправить. В противном случае они не ставят своей визы под документом. В то же время руководители могут игнорировать мнение юристов, беря на себя всю полноту ответственности за возможные последствия;
• блокирующие (параллельные) полномочия. Ими обладает главный бухгалтер, без чьего согласия, оформляемого подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, не является законным и не может исполняться.

3. Ответственность

Ответственность - означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Управленческие  полномочия неотделимы от ответственности - необходимости отдавать отчет за принятые решения, активные действия и  их последствия.

Ответственность не может быть делегирована.

Объем ответственности – одна из причин высоких должностных окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными организациями. Различают два вида ответственности:

• общую;
• функциональную.

- Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель организует подбор кадров, отдает распоряжения и т. п.

- Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и является уделом исполнителя.

Если  полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного  произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу активной деятельности из-за боязни негативных последствий для себя. Поэтому  соответствие полномочий и ответственности  в каждом звене управленческой структуры  является одним из важнейших условий  ее нормального функционирования.