Организация документооборота на предприятии

    спецификой  данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также  составлять в делах постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

    На  обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

    С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись  составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания  экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

    На  дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу  составляются отдельные описи.

    Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

    В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.