Координация в организации

Координация.

Центральной функцией, обеспечивающей бесперебойность  и непрерывность процесса управления, является координация.

Одно  из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Соответственно  главная задача координации — это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

Эти связи чаще всего называются коммуникациями.

Есть  разные виды коммуникаций, приведем наиболее распространенные формы их использования:

• типовая процедура подготовки документов, координирующих управленческую деятельность;

• проведение собраний, совещаний, интервьюирование, анкетирование и прочие возможности обсуждения проблем;

• установление неформальных связей.

Координация действий менеджеров происходит при  подготовке документов — планов, приказов, отчетов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др.).

Обычно  один из сотрудников — назовем  его исполнителем — готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними замечаниями соглашается, против других высказывает возражения.

Затем собирают так называемое «согласительное  совещание», на которое приглашают всех тех, с чьим мнением исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс и возражения снимаются.

Окончательное решение по проекту документа  с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или совет директоров, т. е. высшая инстанция в данной организации.

Огромную  важность для обеспечения эффективной  организации имеет организация  потоков информации. Она должна быть достаточной, но не излишней.

Проблемы  обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к информационному обмену в орг-ции. Когда руководитель производства передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации - от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации.  

Совершенно  необходимо для координации управленческих процессов в организации проведение регулярных совещаний и собраний для работников и руководителей функциональных подразделений.

Здесь происходит полезный обмен мнениями, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый может высказать  свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его  самостоятельно, не учитывая мнения своих  коллег.  

Это достаточно большой труд — уметь  подготовить и провести совещание, чтобы в короткие сроки и наиболее конструктивно уметь добиться принятия полезных для работы организации  решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог начальника и т. д. Это - наука и искусство, которыми должен владеть менеджер.

Важны и такие способности управленца, как умение отстаивать свою позицию  и убеждать в своей точке зрения, при этом уметь идти на компромиссы, потому что для блага дела это  иногда полезно. Искусство компромисса, а также возможности использования своей профессиональной интуиции — одни из самых сложных, но и необходимых для менеджера качеств.

Условия рыночного механизма хозяйствования обусловливают рост самостоятельности  и ответственности руководителей  и исполнителей всех уровней. В связи с чем происходит увеличение влияния и так называемых неформальных связей, обеспечивающих возможность горизонтальной координации управленческих работ, выполняемых на одном уровне организационной структуры управления.

Используя все формы коммуникативных связей, устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование действий руководителей и всех стадий процесса управления, представленных рассматриваемыми функциями.

Для более эффективной управленческой работы по созданию и поддержанию  заинтересованности персонала в  достижении целей. организации необходимо предусмотреть в процессе управления выполнение такой функции, как мотивация (побуждение к действию).