Контроль как функция управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Пермский  институт (филиал) РГТЭУ 
 

Кафедра Менеджмента 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине

«Менеджмент»

на тему «Контроль как функция управления» 
 
 

Работу  выполнил:

Оценка___________________

Подпись__________________

«____» _____________2011 г. 
 
 

Пермь 2011

 

Оглавление 

Введение            3

1. Сущность контроля          4

2. Задачи, принципы и функции контроля      6

3. Виды контроля           8

4. Эффективность контроля и управление по отклонениям           11

Заключение                  14

Список используемой литературы               16

 

Введение 

     Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу. Поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни.

     Процесс управления - своего рода бесконечный  процесс. Планы не всегда выполняются, люди не принимают делегированные им полномочия, права и обязанности, руководство не всегда может и умеет мотивировать должным образом сотрудников на выполнение целей организации, меняются условия окружающей среды и т.д. Но каким образом руководство может определить, достигла ли своих целей организация, как оно может обнаружить ошибки и успех. Все это достигается с помощью контроля. Самые благие намерения руководителя могут повиснуть в воздухе, если не будет наложен действенный контроль за эффективностью результатов в работе. Объекты контроля, интервалы времени и даты контроля за ходом выполнения планов менеджер определяет на стадии их формирования.

     Контроль - это процесс, при помощи которого руководитель определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке.

 

      Сущность и задачи контроля 

     Контроль  представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

     Вследствие  такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций  управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

     В процессе контроля есть три четко  различимых этапа:

- выработка стандартов и критериев,

- сопоставление с ними реальных результатов,

- принятие необходимых корректирующих действий.

     На  каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Первый  этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

     На  втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

     Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения. Первая - ничего не предпринимать, в случае если результаты соответствуют стандартам. В этой ситуации продолжается процедура контроля. Вторая - устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Корректировка отклонений осуществляется путем усовершенствования функций управления и даже технологических процессов, в ряде случаев может меняться структура организации. Менеджер должен избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, а в долгосрочном - влекут за собой большие затраты. Третья - пересмотр стандартов. Если стандарты оказались нереальными, их необходимо пересмотреть. Часто случается в жизни, что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов, если они составлены чересчур оптимистично. 
 
 
 
 
 

Задачи, принципы и функции контроля 

     Во-первых, контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции.

     Во-вторых, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию.

     Выделяют  две основные функции контроля:

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций;

- поддержание  успеха.

     Первая  из этих функций призвана выявить  проблемы и дать возможность скорректировать  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

     Вторая  из названных функций состоит  в активной поддержке того, что  является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

     Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

     Цель  контроля - предотвращение ошибок.

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, к которым можно отнести:

• охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;
• непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);
• привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;
• наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;
• увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;
• гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;
• своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;
• ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;
• экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);
• индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);
• максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально- психологического климата;
• соответствие характеру контролируемого процесса;
• регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

 

Виды  контроля 

        Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе.

        Управленческая  система проверяется на соответствие существующей структуре организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы.

        Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседовании, экзаменов. 

        В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван, также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства.

        Третье направление  предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок.

        Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации  и является ее бюджет или смета, позволяющие  проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели.