Контроль как функция управления. Виды контроля

     Организационные системы с обратной связью. Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на описанный выше термостат. И те и другие системы влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. «Выходом» таких систем являются товары или услуги. Но есть одно очень важное отличие. Система термостат -- обогреватель -- это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент -- руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

     Все системы с обратной связью

1. Имеют  цели

2. Используют  внешние ресурсы

3. Преобразуют  внешние ресурсы для внутреннего  использования

4. Следят  за значительными отклонениями  от намеченных целей

5. Корректируют  эти отклонения для того, чтобы  обеспечить достижение целей

     Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы -- это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое, что мы обсуждали ранее. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако, как мы с вами уже поняли, хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури «Основы менеджмента», стр.282-284

     Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля.

1. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации в процессе достижения ее конечных целей. Он ведется не только за количественными (например, уровнем производительности труда), но и за качественными показателями: внедрением и использованием достижений НТР, новых методов работы, технологий и пр.

2.Оперативный  контроль, на практике сливающийся с оперативным управлением, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Его объектами являются:

• движение изделий в рамках технологического процесса;
• соблюдение норм и нормативов расхода ресурсов; загрузка оборудования; организация труда, соблюдение его графиков; наличие запасов незавершенного производства и готовой продукции;
• уровень текущих затрат денежных средств.

     Такой контроль проводится буквально одновременно с выполнением основной работы. В.Р.Веснин «Менеджмент», стр.114-116

Заключительный (итоговый) контроль.

     При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих  работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

     Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующегося по вопросам управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

     В следующем разделе, где процесс  контроля будет рассмотрен подробно, мы увидим, что контроль не только позволяет  выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури «Основы менеджмента», стр.282-283

     Контроль  также делится на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и по мере необходимости вносят корректировки в свою деятельность.

     Смысл внешнего контроля основывается на том  непреложном факте, что сотрудники, по крайней мере формально, лучше  выполняют свои обязанности, если знают, что за ними осуществляется контроль. Психологи считают, что одна из наиболее очевидных причин для этого состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с этим поощрения или наказания, продвижение по службе или понижение. Наличие контроля означает, что руководство придает большое значение этой сфере, и поэтому целесообразно проявить усердие, чтобы выделиться на фоне остальных или прославиться, т.е. причина -- честолюбие.

     Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств. Во-первых, необходимо предусмотреть защиту от обмана. С  этой целью необходимо наличие четких нормативов работы. Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными. И в-третьих, по итогам внешнего контроля должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.Для обеспечения этих условий необходимо, чтобы система внешнего контроля была тотальной. Однако это требует больших материальных и трудовых затрат, что становится непосильно даже для крупных организаций. В.Р. Веснин «Менеджмент», сир.118-120

Заключение

     В данной работе мы изучили сущность контроля, задачи, виды и процесс контроля.

     Вспомним  основные моменты данной работы.

     Контроль - это процесс измерения и оценки фактической траектории развития организации  и сопоставление ее с плановой траекторией, позволяющей достичь  цели.

     Результаты  контроля используются при принятии оперативных решений до полного завершения процесса. При этом, во-первых, определяется фактическое состояние организации и сопоставляется с плановым. Во-вторых, оценивается отклонение от намеченного пути, в том числе по времени, включая отставание либо опережение развития по сравнению с плановой траекторией. Например, цель организации - удвоение в течении двух лет объема продаж товара А. Плановой траекторией предусмотрен рост объема продаж за первый год на 40%, а фактически он вырос на 60%. Причиной такого позитивного отклонения может быть новый сегмент потребителей товара, не учтенный в ходе маркетингового исследования. Результаты контроля позволяют скорректировать первоначальную цель в направлении увеличения объема продаж либо сокращения срока для достижения ранее поставленной цели.

     Основными видами контроля являются предварительный, текущий и заключительный.

     Предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной  структуры. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

     Механические  системы с обратной связью, как  правило, замкнуты, работают в автоматическом режиме (например, холодильник). Организационные системы являются открытыми. Здесь отклонения возникают под воздействием внешней среды или управляющей подсистемы. Организационные системы бывают жесткими и адаптивными. Последние способны ослабить неблагоприятные изменения либо использовать благоприятные возможности.

     При заключительном контроле обратная связь  используется после выполнения работ, то есть передается информация о конечном результате.

     Информация, полученная в ходе заключительного  контроля используется в будущих  периодах - при повторении сходной ситуации и решаемых задач. При изменении ситуации, решении новых задач также необходимо учитывать уже накопленный опыт. Указанная информация должна быть учтена в организации мотивации исполнителей.

     Эффективность контроля может быть определена как отношение эффекта (результата) контроля к затратам на его проведение. Общие затраты включают расходы на измерение, сравнение фактических данных с базовыми и реакцию на выявленные отклонения. Поэтому тотальный контроль, особенно при устаревшем оборудовании, низкой культуре труда, слабой его мотивации будет иметь низкую эффективность. Например, при широкой номенклатуре используемых сырья и материалов затраты на входной контроль очень высоки. Поэтому проводится в основном выборочный контроль качества сырья, материалов и полуфабрикатов. Количественные параметры контролируются на основе текущего учета, инвентаризации.

     Полученная  на этой фазе информация должна быть доведена до ее потребителей. Ими могут быть руководители, сами работники, аналитические  службы, собрания акционеров, налоговые органы, система статистического учета. 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. Учебно-методический  комплекс «Основы менеджмента»/Казань: ИСГЗ, 2006 год - 127с.

2. Беляев  В.И. «Практика менеджмента»/М.:КНОРУС, 2005 год - 164 с.

3. Мескон  М. ,Хедоури Ф., Альберт М., «Основы менеджмента»; 3-е издание; пер. с англ../М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008 год - 672 с.

4. Семенов  А.К., Набоков В.И. «Основы менеджмента»/М:Дашков  и ко, 2009 год, 576 стр.

5. Веснин  В.Р. «Менеджмент»/М.: Изд-во «Проспект», 2007 год - 174 с.

6. Дорофеев  В.Д, Шмелева А.Н.,Шестопал Н.Д.  «Менеджмент»/М.: Изд-во ИНФРА-М, 2008год  - 439 с.

7. Вершигора  Е.Е. «Менеджмент»/М.: ИНФРА-М, 2008год, 288 стр.

8. Томилов  В.В. «Менеджмент»/М.: Юрайт- изд., 2003 год

9. Журнал  «Консультант» [Электронный ресурс], Статья на тему Бизнес и финансы «Управление и менеджмент»/ режим доступа: http://art.thelib.ru

10. Легенчук  Г.Г. «Основы менеджмента» [Электронный  ресурс]/xBook, версия II-2.1b. SCO, 2007 год

11. Котлер  Ф., Келлер К.Л. «Маркетинг.Менеджмент=Marketing.Management»; пер. с англ. Под ред. Л.А.Волковой, Ю.Н.Катуревского. - 12-е изд./СПб:Питер, 2007 год, 816 стр.

12. Орлов  А.И. «Учебник по менеджменту»/М:Изумруд, 2003 год, 298 стр.

13. Королев  В.И. «Основы менеджмента»/М.:Магистр, 2008 год, 624 стр.

14. Балашов  А.П. «Основы менеджмента»/М:Вузовский  учебник, 2009 год, 288 стр.

15. Вересов  Н.Н. «Работа менеджера над  собой»[Электронный ресурс]/ Библиотека  учебной и научной литературы/ режим доступа http://www.I-U.ru