Концепции и принципы контроля

1.3. Концепции и принципы контроля.

1.3.1. Принятая концепция контроля.

Принятая концепция контроля, как  основополагающая «точка зрения» на степень целесообразности определенной системы контроля, формируется на базе трех основных составляющих .

• Взгляды руководства компании на персонал

• Характер взаимоотношений сотрудников  в зависимости от структурного построения компании

• Уровень квалификации основного  персонала

Взгляды руководства компании на персонал определяются тем, какой из стилей и  методов руководства (теории X, Y, Z) менеджеры высшего звена считают наиболее эффективными по отношению к персоналу компании.

Так, если персонал невысокой квалификации и компания, которая только начинает свою деятеьность на рынке, делает ставку на теорию «Х», то и система контроля создается как формальная, жестко репрессивная и непрерывно тотальная для всех уровней менеджеров и особенно в отношении исполнителей. В этом случае контроль осуществляется на основании специально разработанных норм и правил. В подобных случаях стиль управления предпочитается авторитарный, а взаимоотношения с исполнителями тяготеют к эксплуататорско-повелительным или благожелательно-повелительным. В подобных случаях считается, что менеджеры нижнего звена должны постоянно и лично контролировать работу всех своих подчиненных.

В тех случаях, когда предпочтение отдается теории «Y», контроль, как правило, основывается на принципе «не мешать работать подчиненным» с соответствующими методами и подходами.

В силу того, что существо теории «Z»  составляют взаимоотношения по принципу «доверие, такт, близость», главный упор в системе контроля делается на делегирование полномочий в соответствии с 2описанием рабочих мест» для всех сотрудников компании и на принципы самоконтроля.

Характер взаимоотношений сотрудников в зависимости от структурного построения компании определяется типом отношений «структуры» организации с персоналом: механистические, социально-технические, системные или «политические». Исследователями в теории организации систем доказано, что конвейерное производство «вынуждает» руководителей опираться на механистические взаимоотношения, в случае высокоинтеллектуального труда менеджеры руководствуются «политическими» взаимоотношениями. В последнем случае от менеджеров требуется умение договориться с сотрудниками на условиях взаимопонимания.

Уровень квалификации персонала как  фактор влияния на концепцию контроля проще всего показать на примере  «матрицы квалификации» менеджеров и исполнителей.

В тех случаях, когда квалификация исполнителей и их непосредственного начальника низкая, менеджеры более высокго уровня вынуждены брать руководство на себя.

В тех случаях, когда квалификация менеджера-руководителя группы высокая, а исполнителей низкая, то самому руководителю группы приходится опираться на методы авторитаризма как при руководстве, так и при контроле.

Если группой высококвалифицированных  исполнителей прихдится руководить менеджеру низкой квалификации, то руководство и контроль вновь  берет на себя непосредственный руководитель.

И только в тех случаях, когда и менеджер и его подчиненные имеют высокую квалификацию, данной группе целесообразно делегировать полномочия и стремиться организовать систему самоконтроля.

1.3.2. Основные принципы, используемые  при осуществлении контроля.

Принципы контроля формулируются и используются, исходя из условия, что сотрудники компании как менеджеры, так и исполнители со временем должны становиться все более квалифицированными. Но до тех пор, пока их квалификация еще не достигла требуемого уровня, контроль должен быть достаточно жестким и опираться на авторитарные составляющие в процессе руководства. Делегирование полномочий становится эффективным только при наличии подготовленного высококвалифицированного персонала.

Очевидно, что концепция контроля и основные принципы должны видоизменяться по мере повышения квалификации персонала.

Наиболее распространенным методом  контроля на всех иерархических уровнях  работы менеджеров является метод контроля путем инспекций.

В таких случаях для каждой конкретной деятельности формируется и описывается  или не описывается некоторая  модель процесса и результатов определенной работы. Контролер в процссе контроля сравнивает результаты реальной деятельности с теми параметрами, которые определены в модели. По результатам сравнения он считает спорным все то, что, по его мнению, не соответствует желаемым результатам.

При достижении уровня квалификации, когда становится возможным делегирование  полномочий, контроль принято осуществлять методом в исключительных случаях.

При делегировании полномочий сотрудникам, им предоставляется возможность  в полной мере показать, на что они  способны, а у контролера исчезает необходимость постоянного и  длительного контроля за работой  подчиненных, что позволяет больше времени уделять другим функциям менеджеров.

Опыт целого ряда наиболее успешных компаний показывает, что замена жесткого контроля на самоконтроль благотворно  влияет на результативность работы за счет сокращения расхода основных ресурсных  показателей в работе менеджеров и специальных служб.

Независимо от методов контроля применение контролирующих действий опирается  на определенные, проверенные практикой  менеджмента, различные принципы контроля, к числу которых принято относить следующие:

• Направленность в будущее, то есть те, которые со временем не изменятся на противоположные и имеют определенную цель

• Ориентацию на определенные результаты

• Внимание ключевым элементам

• Своевременность, простоту и гибкость

• Опору на международные стандарты или жесткие стимулирующие правила и условия

• Экономическую целесообразность и возможности компании.

Все вышеуказанные принципы контроля и получаемые результаты должны обеспечивать получение ответов на следующие  четыре основных вопроса:

• Что контролировать?

• В каких точках целесообразно  осуществлять контроль?

• В какое время и с какой  периодичностью следует осуществлять контрольные функции?

• Кто должен обеспечивать требуемый  контроль?

Опытом менеджмента доказано, что  тотальный контроль при всей своей  трудоемкости и высокой стоимости не может обеспечить необходимый уровень результативности.

Поэтому и появился принцип внимания к ключевым элементам, которые и  призваны обеспечить достижение желаемых результатов. Какие же элементы в  деятельности организации являются ключевыми?

К их числу, прежде всего, относят начало и конец деятельности и каждой конкретной работы, а также некоторую  совокупность узловых точек.

В конечном итоге, на основании избранных  принципов и наиболее целесообразной концепции создается необходимая для эффективного функционирования определенная система контроля, способная обеспечивать своевременный сбор, обработку и хранение информации о состоянии и характере функционирования объектов контроля. Система контроля, как и все другие системы функциональной деятельности организации, должна действовать и совершенствоваться в плановом порядке, то есть согласно современной терминологии, она должна работать в интерактивном режиме.