Другой  обязанностью руководителя является решение  организационных проблем: обеспечение  соблюдения регламента, порядку и дисциплины среди присутствующих (недопущение хождения, разговоров и т.п.), ведение протокола.

     Наконец, третья обязанность состоит в  активизации аудитории и организации  дискуссии. Для этого ему необходимо внимательно слушать выступающих, наблюдать за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя свой «ключ» к каждому из собравшихся. Так, спорщиков и всезнаек следует отдавать «на растерзание» аудитории, не позволять заниматься критиканством негативистам, напоминать о регламенте словоохотливым, укреплять уверенность застенчивых, адресовать присутствующим вопросы любопытных, тормошить «сонь», блокировать попытки крупных «шишек» навязать собравшимся свое мнение, применяя так называемую тактику «да, но...», то есть, соглашаясь, одновременно делать такие оговорки, при которых это мнение теряет смысл.

     Итоги совещания оцениваются количеством  качеством выработанных на нем управленческих решений, и если таковых не последовало, то оно называется бесполезным. Именно в эти решения превращаются «заготовки», сделанные перед началом мероприятия – различного рода справки, диаграммы, графики.

     В последнее время в западных фирмах получили распространение так называемые «проблемные совещания», где происходит совместный поиск решения тех или иных важных проблем в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством. Обычно такие совещания проходят в три этапа.

     На  первом этапе сотрудники (как правило  одного уровня) встречаются с высшими  руководителями и высказывают им все «наболевшие» проблемы, накопившиеся за истекший год.

     На  втором – руководители, базируясь  на полученной информации, ищут возможные  пути решения поставленных проблем.

     На  третьем этапе созывается общее  собрание, на котором разработанные  на предыдущем этапе варианты всесторонне обсуждаются и принимаются наиболее подходящие, в соответствии с которыми все должны действовать. 
 

      3 Особенность обмена письменной информацией

     Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы путем издания  и распространения различного рада документов – приказов, инструкций, служебных записок и т.п.

     Положительными  свойствами такой информации являются:

   - закрепленность на материальных официальная

     - лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнить и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.

     Поэтому к составлению документов необходимо подходить весьма тщательно, и в  первую очередь с точки зрения их цели. В качестве таковой могут  выступать: информирование сотрудников, оказание на них необходимого управленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы, контроль за ее результатами, отчет о сделанном за определенный период, сообщения о каких-либо событиях и т.п.

     В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

     Другим  требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отработанные и классифицированные по тому или иному принципу факты; Обоснованные суждения; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.

     Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не должен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы. Спорных вопросов в документах обычно стараются не затрагивать, или в крайнем случае давать их, как и разъяснения в приложении.

     Еще одно требование к документом – определенность в отношении получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предупреждение, сопротивление и т.п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи.

     Содержание  документа излагается понятным, лаконичным языком, исключающим двойственное толкование его смысла, по определенной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируются  причины появления документа, делаются выводы и рекомендации (нужно иметь ввиду, что это – не одно и тоже!). Наконец, в заключение приводятся необходимые обоснования ее решения.

     Помещение на первое место в тексте документа  самой важной информации позволяет  заинтересовать адресата, получить у него необходимую поддержку, да и вообще помочь ему сразу же принять решение о том, как с данным документом поступить: поддержать или нет; заниматься им или отправить в архив; работать над ним самостоятельно или передать другим (подчиненным, коллегам из других подразделений по принадлежности).

     Информация  помещенная в документе, состоит  из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее  время стандартами предусмотрен 31 реквизит ; часть реквизитов является обязательными, и на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится, например, текст, название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование автора (организации или физического лица) и т.п.

     Несмотря  на лавинообразный рост объема письменной информации, что не в последнюю очередь связано с бюрократизацией управления, решающую роль в процессе управления, особенного оперативного, играет обмен устной информацией, он бывает односторонним и многосторонним и осуществляется в процессе различного рода собраний, совещаний и бесед, носящих как официальный, так и неофициальный характер.

     Заключение 

     Информация  сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально - экономического, технического, технологического развития любой организации, она является как бы катализатором научно - технического прогресса. Известное изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

     Правильность  действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший  объем информации ему необходим  для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого менеджера, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д. тем выше будет производительность его управленческого труда.

     Но, к сожалению, менеджеры иногда не в полной мере используют доступную  информацию, несмотря на приписываемую  ей первостепенную роль в процессе управления, т. к. работники управленческой сферы иногда оказываются завороженными обилием информации и статистических данных. Информация будет бесполезной до тех пор, пока, менеджер не знает как ее осмыслить, оценить и как действовать на ее основе. Поэтому очень важно, чтобы менеджер получал относительно систематизированную информацию, которая бы помогала в совершенствовании его управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

1 Калиберда Е.Г. Связи с общественностью: вводный курс: учебное пособие. –2-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2004. – 144 с.

2 Большаков А.С. Менеджмент: учебное пособие.- СПб, изд. ЗАО "ПИтер", 2000. - 342 с.

3 Граждан В. Д. Теория управления: учебное пособие.- М.: Гардараки, 2005. - 416 с.

4 Гудушаури Г.В. Управление современным предприятием - М.: Тандем, 2003. - 332 с.

5 Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии.- М. ГАУ, 2002.- 324 с.