Характеристика организации как системы

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 
 
 
 

КОНТрольная РАБОТА 

Дисциплина «Менеджмент» 

На тему:

«Характеристика организации как системы» 
 

     Выполнила       

     Студентка       

     Специальность      

     № зач. книжки      

     Преподаватель       
 

Брянск

2010г.

    Под организацией процесс приведения в  систему группы разрозненных элементов (людей, объектов и проч.), превращения их в единое целое. Термином «организация» характеризуется и состояние упорядоченности этих элементов, их взаимосвязь, взаимное расположение в рамках такого целого¹.

    По  К. Болдуингу: "система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

    - поведение каждого элемента влияет на поведение целого;

    - поведение элементов и их взаимодействие  на целое взаимозависимы;

    - если существуют подгруппы элементов,  то каждая из них влияет  на поведение целого и ни  одна из них не оказывает  такого влияния независимо".

    Из  этого следует, что «система» представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей. По этому поводу Р. Акофф отмечает, что "когда система расчленена, она теряет свои сущностные свойства".

    Основными системными принципами являются:

    1. Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

    2. Структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

    3. Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

    4. Иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

    5. Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

    Система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

    1. Концептуальная, если она рассматривается как модель системы управления.

    2. Эмпирическая, если рассматривается конкретная организация.

    3. Искусственная, поскольку она создана и используется людьми.

    4. «Человеко-машинная» («человеко-компьютерная»), поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система.

    5. Замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации - только внутренней или связанной с окружающей средой.

    6. Временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

    Термин  «система» наиболее часто употребляется в значении интегральной системы. Меньшие системы в рамках такой организации называются подсистемами, а их составляющие - элементами или компонентами.

    Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых  может быть описана как некоторая  система, однако в ней возможно выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уровне иерархии организации. Компоненты системы обладают определенными свойствами или характеристиками.

    Организация представляет собой систему, предназначенную  для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью  решения проблем и осуществления операций. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

    В соответствии с теорией систем к  ключевым понятиям организации можно  отнести следующие.

1. Любая организация как система должна рассматриваться как целое.
2. Организации, как системы, могут быть как открытые, так и закрытые. Закрытая организация не учитывает в своей деятельности, изменения во внешней окружающей среде. И, в силу этого, она, как правило, существует неопределенный период времени. Открытая же организация обязательно учитывает изменения окружающей среды и поэтому существует в течение более продолжительного времени.
3. Любая организация имеет свои границы, которые отделяют ее от внешней среды и других организаций.
4. Используя обратную связь от внешней среды, организация способна достичь динамического равновесия, когда организация достигает стабильного положения.
5. Любая организация является субсистемой, с одной стороны, как часть своей отрасли промышленности, с другой стороны в ее состав входят такие субсистемы, как департаменты, подразделения, группы, личности.
6. Открытые организации имеют тенденцию к большей специализации.

    Кроме того, организации подразделяют на формальные и неформальные.

    Формальные  организации, как правило, создаются по распоряжению вышестоящих органов управления и регистрируются в госкомитетах, налоговой инспекции и других органах.

    Неформальные  организации возникают стихийно и, как правило, нигде не регистрируются. Зачастую, в любой формальной организации присутствует одна или несколько неформальных организаций (групп), которые могут позитивно, нейтрально относиться к целям организации или ее менеджеру.

    Следующим критерием деления организаций  служит принцип создания и регистрации.

    В основе существования любой организации  лежит разделение труда между  ее работниками, которое может быть горизонтальным и вертикальным.

    Горизонтальным  называют разделение всей работы на составляющие компоненты, т. е. разделение всего большого объема на многочисленные специализированные задания, которые выполняются теми или иными подразделениями организации и их сотрудниками.

    Вертикальным разделением труда называют работу по координации труда специализированных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

    В результате горизонтального и вертикального  разделения труда любая организация может быть представлена в виде пирамиды.

    Организация является объектом управления со стороны  управляющей системы (управленческого  персонала). При создании организации  определяются ее основные параметры: цели, виды и масштабы деятельности, формы  собственности, размер и виды организации; осуществляется также деятельность по обеспечении организации всеми необходимыми финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами: подбор и наем персонала, закупка сырья, материалов, оборудования, его установка, аренда, строительство или покупка производственных помещений и т.д.

    Функционирование  организации как объекта управления предполагает реализацию всех управленческих функций в процессе принятия как  долгосрочных, так и краткосрочных  управленческих решений; оно связано с подготовкой и проведением различного рода изменений технического структурного и поведенческого характера.

    Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

    • детерминированность элементов  системы;

    • динамичность системы;

    • наличие в системе управляющего параметра;

    • наличие в системе контролирующего  параметра;

    • наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

    Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

    В системах управления детерминированность  проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

    Вторым  требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

    Любые воздействия среды оказывают  возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

    С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

    Под управляющим параметром в системе  управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

    При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

    Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

    Следующим, четвертым требованием, предъявленным  к системам управления, следует назвать  наличие в ней контролирующего  параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.