Написание е-mail

Правила написания эффективного e-mail:

Обращаемся на «Вы»

Часто встречаю мнение, что  на «Вы» уже обращаться не стоит. Я  согласен, когда дело касается дружеской  переписки, однако, когда дело касается делового общения – то называем собеседника только на Вы. Это покажет  Ваше уважительное отношение к человеку, настроит его на серьезный лад.

Психологи говорят, что оказанное  уважение к человеку всегда возвращается, т.е. если мы обратимся к человеку на Вы и покажем его значимость для нас, то как минимум тем самым сообщим ему, что наши намерения серьезны и настроим его на деловой лад (в последнее время постоянно обсуждается, что не стоит обращаться к равному по статусу на Вы, однако, если вы задались вопросом как правильно написать е-mail, то давайте придерживаться старых правил — ко всем на Вы — это же не сложно, правда?)

И еще одно замечание насчет написания Вы с заглавной буквы  – запомните, «Вы» — мы пишем, когда  обращаемся к одному человеку, «вы» — когда обращаемся к группе людей.

 

Правило двух строк.

Данное правило гласит – постарайтесь в первых двух строках  объяснить основную тему письма. Тем  самым вы достигаете двух целей:

1. Вы позволяете человеку  быстро понять тематику письма  и настроиться на нее. Как  вариант – человек может по  первым двум строкам понять, интересна  ли ему эта тематика и ответить  сразу, а не потерять время  на прочтение всего письма  и подумав, что он потратил на это достаточно времени – переместить Ваше письмо в спам.

2. Первыми строками вы  заинтересовываете  читателя  вашего письма и заставляете  его прочитать его до конца.

 

 

 

 

Цените чужое время.

Задавая при написании e-mail вопрос или предлагая услуги, вы тем самым тратите время человека. Покажите ему, что вы цените это, например, фразой «Заранее благодарен за уделенное мне время»

 

Благодарите получателя письма.

Выражение признательности  за прочтение Вашего письма или ответ  на Ваш вопрос – та мелочь, которая  позволяет расположить к себе собеседника.

Не поленитесь, напишите благодарность за внимание в конце  письма.

Также благодарностью вы даете  понять собеседнику, что обратились именно к нему, так как заранее  знаете, что он может Вам помочь.

Тем самым, человек польщен  тем, что его мнение цениться и  с большой вероятностью, даже если не знает ответа на вопрос, будет  его искать.

 

Обязательно заполняйте тему письма.

Тема письма должна содержать  краткий и понятный текст, описывающий  его суть. Тем самым Ваш собеседник может определить тематику письма еще  до его открытия. Это позволит минимизировать шанс удаления Вашего письма или отправления  его в спам.

Указывайте в письме, откуда у Вас реквизиты или адрес  почты собеседника, расскажите, как  Вы смогли на него выйти.

 

Пишите письма людям, которые  могут Вам помочь.

Т.е. не стоит писать письмо главному инженеру о предложениях по закупке, когда заранее известно, что решение принимает директор. Пишите сразу последнему. Если письмо не входит в компетенцию специалиста, то оно скорее всего останется без ответа.

Исключение могут быть письма, в которых вы просите порекомендовать  Вам нужного специалиста.

 

Краткость – сестра таланта.

В письме пишите только основную суть идеи, вопроса или предложения. Во-первых, большое письмо требует  большего времени для прочтения, во-вторых – лишняя информация ухудшает восприятие основной идеи.

Если есть необходимость  донести дополнительную информацию – разместите ее в приложении и сообщите об этом в письме.

 

Не извиняйтесь все  время!

Главной ошибкой  большинства  писем является то, что уже с  первых строк мы начинаем извиняться – «Простите за беспокойство», «Я знаю, что вы заняты, но можно ли мне  спросить» и т.д.

Извиняясь с самого начала, вы показываете свою зависимость  от собеседника и на подсознательном  уровне говорите ему, что не уважаете себя. Поэтому меньше извиняйтесь, показывайте, что цените себя и свою компанию, но тем не менее благодарны за помощь собеседника и ценим его как специалиста..

Например, начинаем письмо со строк – «Здравствуйте, Вы известны как профессионал в области N и  поэтому мы УВЕРЕНЫ, что вы сможете….»

 

Соблюдайте пунктуацию и  грамматику при написании e-mail.

Могу сказать, что если письмо начинается со слова «ИзвЕните», «прАстите», то с вероятностью в 80% я дальше читать не буду. Как мне кажется, другие солидарны с моим мнением – множество банальных грамматических ошибок в письме воспринимаются как неуважение. Ход мыслей обычно примерно такой – «Если человек не захотел тратить время на проверку своего текста, то зачем мне его читать и тратить свое?».

Не задавайте в e-mail вопросы, на которые можно получить ответы из открытых источников.

Тут стоит понимать, что  вопрос, на который сразу можно  найти ответ в Яндексе или  Google, может вызвать негативную реакцию и на вопрос ответ дан не будет. Поэтому если вы заранее спрашиваете об известных вещах, то покажите, что искали ответ на свой вопрос и вам, например, нужно уточнение – «Я искал информацию в Yandex, но ….»

Соблюдение данных правил при написании e-mail позволит Вам всегда получать ответ на свое письмо.